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～エピソード15～オンライン申請管理業務をStep UP！マイページ活用でセキュリティ強化と業務負担を大幅に削減しよう！

掲載日：2024年9月30日

＃顧客接点DX

私の名前は渦真木（うずまき）。港区にあるIT企業、スパイラル株式会社に勤める27歳の会社員だ。「顧客接点DX調査班」という、社内外を問わずDXに関するギモンに答えるというプロジェクトに参画しており、毎日、さまざまな業界のDXについて調査をしている。

2024年9月某日、朝8：30。
暑かった夏もようやく終わり。9月の連休は久しぶりに夏フェスに参加。朝の通勤ラッシュで一気に現実に引き戻されたが、すっかりと涼しくなった朝の風が心地よい。それにしても、受付が顔写真とQRコードを読み込ませるとリストバンドが渡される仕組みで、夏フェスも進化していたな～と思い出しつつ、会社に到着し、PCを開くと、ボスからの指令が届いていた。

班長

渦真木さんおはよう！なんか声ガラガラじゃない？風邪ひいたの？…あ、指令きてるわね。ふむふむ。今回の依頼はオンライン申請かぁ。当社でも相談が多いよね。

渦真木

そ、そうですね、急に涼しくなったもので。（フェスで騒ぎすぎたとは言えない。。）前回のペーパーレス化の話題でも取り上げていますが、行政手続きをはじめとしてどの業界でも申請のオンライン化は加速していますね。

※参考：「自治体DXの取り組みに関するダッシュボード」（D庁） PDL1.0 2024年9月30日利用

班長

オンライン申請の事例で多いのは金融や大学、団体・協会かな。急速に普及している様子だよね。では早速調査してきて！

オンライン申請管理業務の現状

渦真木

まずはオンライン申請管理業務の現状ですが、 “受付フォームを設置”しているだけ、“メールでの受付”に対応しているだけ、という場合も多いみたいです。

班長

確かに紙の受付ではないし、オンラインで申請を受け付けているからオンライン申請といえるのかしら？

渦真木

大規模な申請管理業務の場合だと、受付後の業務負担の重さもあり、その先の作業もシステム化しているものが多いのですが、小規模な申請管理業務の場合、担当者がフォームやメールで受け付けたものを、Excelで管理、さらにメールで返答しているものもまだあるようですね。

班長

小規模だと費用面とか考えるとそうなってしまうかもね。

渦真木

そうですよね。ただこのやり方だと、Excel転記の手間、ヒューマンエラー、セキュリティなどでの課題が残り、オンライン申請ではあるもののメリットが少ないと思います。今回はもう一歩進んだ「マイページを活用したオンライン申請」を調べてきましたので、ご紹介します！

マイページを活用したオンライン申請とは？

渦真木

マイページを活用したオンライン申請を簡単に図にまとめてみました。まず申請者が受付フォームから申請をするとマイページへのログインIDが発行されます。マイページにログインすると帳票のダウンロード、申請書類のアップロードなどの申請業務に加え、自分の申請のステータス確認や不備があった場合の確認・対応などもできるので、申請者にとっては分かりやすい、という点が一番のメリットになるのではないでしょうか。

班長

そうだね。申請者にとっては手間がかからず申請ができることが一番嬉しいよね。

渦真木

はい。次に管理者のメリットですが、まずは高セキュリティの環境でやり取りできる、というメリットがあります。申請情報は個人情報を含むケースが多いので高いセキュリティを求められますし、安全な環境で行いたいですよね。また申請者とのやり取りはマイページ上で一元化できるので、情報が分散してしまうことも起こりにくいかと思います。ステータス管理やリストを一覧で見ることもできますし、全体やステータス別でのお知らせも一括で配信できます。管理業務はかなり効率化すると思います。

班長

ふむふむ。そうだね。もし受付フォームやメールでの申請受付だけで、止まっている業務があったら、次のSTEPとしてぜひマイページを活用したシステム構築を検討してほしいな。

渦真木

ちょうど、とある財団様から営業担当が相談を受けたという奨学金申請の案件があるので、簡単に紹介しますね！

班長

ぜひ！

営業担当から聞いた奨学金申請管理のご相談

渦真木

具体的には、下記のようなご相談をいただきました。

班長

あー。これはなかなか煩雑になりそうな申請管理だね。

渦真木

そうですね。そのため問題点も多くあったようです。

班長

Excelへの打ち替え目視チェックはダブルチェックも必要だし時間がかかるよね。

渦真木

この相談内容に対し、当社側から提案した内容がこちらです。

班長

なるほど。やはりマイページを活用させて、申請を一元管理するというイメージかな。

渦真木

業務内容によって見られる情報や承認の作業の権限の振り分けなど、ワークフローの設定も柔軟におこなうこともポイントとなりそうですね。

螺旋

ゴホン。渦真木さん！今回のボスの指令は、最新事例を調査せよとのことですよ。もしまだのようでしたら私が紹介しましょう！

班長

あれ、いつもの「オホン」じゃなくて「ゴホン」なの？螺旋さんも風邪？二人とも大丈夫？

螺旋

ゴホン。風邪ではなく、連休中に夏フェスではしゃぎすぎまして、のどを痛めました。体調は全く問題ありません。

渦真木

！！（螺旋さんも夏フェス行ってたんだ！意外！インドア派だと思ってたのに）

班長

そうなのね、プライベートは自由だけど体調管理気を付けてね！じゃ事例の紹介をお願い。

螺旋

ゴホン、気を付けます。それでは私からは“研究助成・表彰事業の申請システムを刷新した公益財団法人日立財団様の事例”をご紹介いたしましょう。

公益財団法人日立財団様の事例

螺旋

日立財団様では、すでに研究助成金の受付事業においてはシステム化されていたのですが、“セキュリティの脆弱性に対する懸念”、“事務局から申請者への個別メール送信にかかる作業負担”、“改修におけるメンテナンス性の低さおよび都度発生するコスト”という３つの課題を感じられていました。

班長

そこで課題を解決するためにシステムのリニューアルを検討されたのだったよね。

螺旋

はい。マイページを活用した管理システムで、３つ改善できたそうです。1つ目は高セキュリティな環境で応募者の情報管理ができるようになったこと、2つ目は結果通知のメールも一括送信できるようになったこと、3つ目は事務局内でもシステムの改修ができるようになりコストダウンにつながったとのことです。

班長

日立財団様では“日立財団アジアイノベーションアワード”という表彰制度の管理も、同じ仕組みを活用して構築中とのこと。ノウハウを蓄積することで財団内の他業務に横展開することができるようになったとのことで、嬉しい事例だよね。

螺旋

そうですね。申請業務では小規模なものも多くありますよね。例えば1人で業務を担当している場合などもあって、業務負担は高いのに、システム化は費用対効果が合わないということで見送られているパターンも多いと聞きます。ですがローコード開発であれば、他のさまざまな業務に横展開をすることを視野に入れることで、費用対効果を高めることができます。よって小規模業務もシステム化することができるのではないかなと思いますね。その場合のポイントはやはり柔軟に改修できるプラットフォームを選定することかと思います！ゴホン！

班長

そうだね。申請受付業務って社内も含めると会社の中に思ったより多くあると思う！

螺旋

それと私が営業担当から聞いた情報を一つ補足いたします。ゴホンゴホン！

班長

何かしら？

螺旋

今まで紹介してきたマイページを活用したシステムでも、添付された申請書類の内容などはやはり目視でチェックが必要になりますよね。そこで、この目視チェックについて添付書類を含めた申請内容をAI（GeminiやGPTなど）でチェックができないか？という相談が最近あるそうです！全部AIに任せる、というのはまだ難しいかもしれませんが、入力フィールドの制御機能とこのAIチェックを組み合わせて、ある程度の入力漏れは検知できるのかなと思いました。

班長

そうね。AIを導入した申請管理ではさらなる業務効率化が目指せると思う！今回は日立財団様の奨励金のオンライン申請の事例だったけれど、このようなマイページを活用した申請管理システム、業界問わずさまざまな業界・用途で利用できるので、ぜひ活用してほしいな。２人とも今回もありがとう！あとでポイントをしっかりまとめて調査報告書を提出してね！