自社で作った1つのフォームで問い合わせを受付
情報の管理やセキュリティに不安
現在、SPIRAL® をどのようにお使いですか?
当社のホームページにある問い合わせフォームと問い合わせデータの管理にSPIRAL® を使っています。ホームページには現在、有料老人ホームやサービス付き高齢者向け住宅の資料請求の他、採用やIRなど、16フォームがあります。また、不定期に使用しているフォームも3つ程あり、これらはすべてSPIRAL® で構築されています。
問い合わせフォームからの情報はそれぞれのジャンルごとにDBが分かれており、問い合わせ受信時に通知メールが配信され、受け取った担当者がマルチアカウントを使用して必要なデータを取りに行く仕組みです。
SPIRAL® を導入する以前は、どのような運用を行なっていたのですか? その際、どのような課題がありましたか?
SPIRAL® を導入する以前は、問い合わせフォームは1つだけで運用していました。1つのフォームで問い合わせや資料請求などをすべてを受け、その内容が経営企画部にメールで送信されてくる仕組みです。その後、経営企画部で内容を確認し、担当の部署に振り分けるなど、手間がかかっていました。
ただ、これがSPIRAL® 導入の一番の理由ではありません。最大の理由はセキュリティへの不安です。このフォームは社内で内製していたものだったこともあり、以前から安全性に課題を抱えていました。そこで高いセキュリティ性能を持ったシステムに移行しようと、いろいろ探していた時にSPIRAL® を知り、他社システムと比較・検討をさせていただいたうえで導入に至りました。問い合わせ対応の利便性向上という部分もありましたが、とにかくセキュリティを強化させたかったというのが理由です。
問い合わせ内容ごとにDBを分けアクセス権限を付与
IPアドレス制限も付け強固なセキュリティ環境を構築
SPIRAL® 導入後、セキュリティ強化のため、運用方法も変更したようですが。
各フォームから来た問い合わせは担当部署用に設置されたDBに振り分けて保存されるのですが、それぞれのDBはマルチアカウントを付与された人しか見ることができません。また、IPアドレス制限もかけ、社外からDBにアクセスできないようにしました。フォームを作り直したことで問い合わせ件数も増え、その分、個人情報を扱う量も増えましたが、こうした状況に見合った高いセキュリティを確立することができました。
新しいフォームの運用を始めるまでにどのくらい時間がかかりましたか?
そもそも、セキュリティ強化が目的だったため作業は急ぎました。フォームの制作や設定は自社で行ったのですが、パイプドビッツさんの営業やユーザーズデスクに教えてもらいながら実質1カ月くらいで完成させています。全体のスケジュールを見ても、SPIRAL® の利用申し込みから新しいフォームが完成するまでは2カ月半くらいです。
自社で開発や設定を行うメリットは何でしょうか?
当社はかねてから、自社で開発などを行っていこうという文化がありました。今回も、社内に対応できる人材がいたので、SPIRAL® の設定やページの制作などを自社で行っています。やはり、社内でこうしたことができることで、スピード感もあり、情報の伝達も有利に働いています。社内の人間なので、1つのことを言えば大体を分かってもらえるという点もメリットですし、ミスも少なくできると思います。
安全性を高めたシステムで社員のセキュリティ意識も向上
DBの振り分けでレスポンスが早くなるという効果も
セキュリティが向上し安心してフォームを運営できるようになった以外の効果や成果はありましたか?
セキュリティ強化に向けてシステム構築の作業をしてきたことで、社内のセキュリティ意識が上がりました。これはSPIRAL® を導入しなければできなかったことだと思います。
また、DBを分けたことで、各担当者が自分のこととして対応できるようになったことも効果と言えるかもしれません。導入前は、1つのフォームに来た問い合わせを振り分けられていたので、どうしても受け身になっていました。しかし今では、担当者を明確にできるようになったので、担当者の意識が強化されたと感じています。
また、役割が明確になった結果、レスポンスも早くなりました。今まではワンクッション置いて対応していたものが、今は通知メールによって担当者がすぐにアクションを起こすことができます。これも効果の1つと言えます。
SPIRAL® をさらに活用していく予定などはありますか?
メール配信機能を活用しようと考えています。現在、取引先などへメールを一斉送信することがあるのですが、この業務は担当者が手作業で行っています。しかし、現状では手間がかかり、また誤送信のリスクもあるので、SPIRAL® のメール配信機能を使おうと考えています。一部ですが、すでにSPIRAL® によるメール配信を始めている部署もあります。また、投資家などにメールを送る機会があるので、今後はIRでもSPIRAL® を活用していこうと思います。
本日は、ありがとうございました。
