郵送応募のみだった教育助成論文をWebでも受付し事務局の手間を削減したい
弊社にお問合せいただいた経緯は？
論文をWebで受け付けたいと考えシステムを探していた時に、「自分で作らなければならない」「費用はかけられない」「汎用性を出さなければならない」「サーバーは立てられない」といった問題がいくつかありました。その点について検討していた時に、ソニーグループ企業でも利用経験のあるSPIRAL® はどうだろうかと思い、パイプドビッツのWebサイトからチャットで相談してみました。
実際にページを運用されているのは森蔭様と伺いましたが、SPIRAL® をどこで利用されていますか？
SPIRAL® は『小・中学校の教育実践論文受付』『幼稚園・保育所の保育実践論文受付』『フォトコンテストの受付』に利用しています。元々は先生が書かれたレポートを郵送で送っていただき事後処理や審査をしていましたが、今年度（2019年）からWeb上で管理できるようになりました。
3種類のフォームで利用されているということですね。
そうですね。他にはグループ内のキャンペーン等のクローズドな環境で利用しました。また、アンケートなどにも利用したことがあります。現在、財団では他サービスでメールフォームや問い合わせフォームなどを利用していますが、徐々にSPIRAL® へ移行していく予定でいます。フォームを作る担当が私しかいないので、手探りで順番に対応しています。
論文を郵送で受付されていた背景は？
10年前に一度Webで受付をしたことがありましたが、まだネットワークなどの環境が伴っておりませんでした。論文データは写真等も多く含まれるので、データ量が重く送信する時間がかかりました。また、当時はPDFがそこまで一般的ではなかったのか、学校でよく使われている一太郎のファイルのままで送付されることも多々ありました。ソフトウェアやOSなど環境依存の問題でデザインが崩れることが多く、送られたままのものを再現することが難しかったのです。大規模なシステムを入れることもできず、そういった背景から郵送で受付していました。
しかし現在はネットワーク環境が良く、だれでも簡単にPDFを作成できるので、レイアウトが崩れる心配もありません。一方で、郵送での受付は手作業で応募票を入力しなければならず事務局の手間も大きいですし、ミスも発生しやすくなります。論文本文も全ページスキャンしてPDFにする手間もかかります。さらに、入賞した論文はWeb上で公開するため、わざわざデータで送りなおしてもらっていました。Webで受付ができると、事務局も応募者の負担も減るのではと考えました。
業務に合わせてシステムをカスタマイズし、
担当者の作業効率を上げる受付システムを作成した
SPIRAL® を導入されて良かったと感じた点はありますか？
セキュリティも高くとても簡単に作れ、これまで利用していたシステムと比べて自分でカスタマイズできる部分が多いところです。一覧表でデータもダウンロードできますし、データはcsvに対応していませんでしたが、最近アップデートされて利用できるようになっていましたね（笑）それでも難しいところがいくつかありましたが、営業担当の方を含めていつもサポートいただき安心感がありました。スパイラルセミナーもありました。また、改善不具合掲示板もありチェックをしていましたが、まめにアップデートされていて安心しました。サポートの安心感と汎用性があり自分がやりたいことを組めるので外注しなくていいですね。
理想的な使い方をされていて嬉しいです。
DBとかシステムの知識はないので手探りではありますが、知識が無くても使えますよね。タグさえ分かれば作れるのでそこが大きいです。込み入ったことをしようと思うと、XMLを編集しなければなりませんが、それも解決できるのでありがたいです。外注するにもやりたいことを説明するのが難しく、それを自分の頭の中で考えながら組んでいけるので便利ですね。
導入時に苦労されたところ、こだわったところは？
郵送とWeb両方で応募を受け付けています。応募票は審査に使うので、郵送と同じ形式にしたいため、単表のデータを同様の形式で出力できるようにしました。データをcsvでダウンロードし、加工用のデータを出しつつ、郵送応募と同じ形式でデータをはきだせるようにしました。
フォームも単表も自由に作れるので、自分でできる人にはなんでもできて便利です。論文以外にもフォトコンテストにも利用したり……。SPIRAL® はマルチバイト対応なので便利ですね。以前のシステムは対応していなかったので自分で設定しなければならず大変でした。
事務局業務を3割削減しながら、
応募者の郵送の手間も省けた
SPIRAL®を導入して変わったことは？
応募票のデータを手入力したときの人的ミスや確認の手間がかなり減りました。事務局業務の3割ほどがカットできたと思います。それだけでなく、論文をWeb受付にしたことで応募者の負担が少しは軽減できたのではないかと思います。
事実、今年度の小・中学校からの論文応募は７０％がWebという結果になりました。アンケートをとったところ、Web応募に関して応募者の方からとてもよい反応がありました。「印刷して郵便局に持って行くより便利だ」「締め切りギリギリまで修正できる」などの声もいただき、導入してよかったと思っています。
ちなみに、現在SPIRAL®を利用したフォトコンテスト実施中です。未就学児の「科学する心（なぜ？なに？）」を保護者が撮影した写真を募集しています。ご興味がありましたらぜひこちらまで。
