お客さまに発行したQRコードを読み取るだけで
受付処理が可能な「SPIRAL®シャリーン」を採用
まず、貴社の概要と、企画部のミッションや業務内容についてお聞かせください。
当社は、投資信託の運用と販売を主な事業とする企業です。日本で「投資運用」と言うと、資産家やお金持ちといった、いわばお金が余っている人や、一種のギャンブルとして一攫千金を夢見る人だけがするものと思われがちです。そんな中で当社では、日々真面目に働く一般生活者の方向けの投資運用サービスを行っています。すなわち、自分や家族の将来を真剣に考え、10年・20年という長期で地道に資産づくりをしていこうというお客さまのお手伝いをしている会社です。
社内組織は大きく分けて、企業を調査して投資先を決定する運用部門と、商品の販売・顧客管理を担う販売部門、そしてその他の企画・管理部門で構成されています。
私がいる企画部企画グループでは、ウェブサイトやレポート、その他企画を通じたお客さまとのコミュニケーション、対外的な情報発信や認知向上活動などの業務を担っています。その中の1つとして、どのようなチャネルでお客さまとコミュニケーションを取っていくかをテーマとしています。
今回、「SPIRAL®シャリーン」（以下、シャリーン）を使い開催した「運用報告会」もこうした取り組みの1つです。
以前からSPIRAL® をご利用いただいていましたが、これまでどのようなことに使われていたのですか？
SPIRAL® は2009年から利用を始め、主に「勉強会」の受付システムとして活用してきました。当社では全国のお客さまと直接お会いする機会としてかねてから、各地で積極的に「勉強会」を開催してきました。近年では、北海道から沖縄まですべての県で最低でも年に1回は開催しており、都内近郊では50〜60回は実施しています。年間トータルでは150〜200回程度になると思います。
当社は金融機関ですので、勉強会の申し込みをセキュアな環境で、しっかりと管理しなくてはなりません。既存のお客さまだけでなく、これからお客さまになる方も含め、申し込みを正しく受けて、情報も確実に管理する必要があるため、大手金融機関でも導入実績の多いSPIRAL® を採用したわけです。
この他、勉強会の告知などのまとまったメール配信においても、SPIRAL® を活用してきました。こうしたメール配信を安全に運用できることも当社にとって重要な要素です。
シャリーンを使った今回の「運用報告会」の受付はどのようなものだったのですか？
当社のホームページに掲載した「運用報告会」の受付フォームからお客さまにお申し込みいただくと、申し込み完了画面にQRコードが表示されます。それを印刷して当日お持ちいただき、受付のiPadで読み取ることで来場処理が完了するシステムです。また、QRコードは申し込み完了時に送信される確認メールにも添付しました。当日、受付でスマホの画面などにQRコードを表示していただくことでも、受付処理ができるようにしました。
この他、お申し込みいただいたお客さまがマイページを利用できるようにし、キャンセルや申し込み内容の変更などがWeb上で簡単に行えるようにしています。
初開催の大規模イベントをスムーズに運営し、 アンケートやデータ集計までこなすことができるシステムは？
「運用報告会」でのシャリーンの採用は、どのような経緯で決まったのですか？
今回の「運用報告会」は初めてのスタイルで開催するもので、これまでで一番大きなイベントです。とはいえ、その企画が正式に立ち上がったのが開催の4カ月ほど前。時間は限られていましたが、受付管理にQRコードを使ってスムーズに運営したいとの思いがありました。そう考えていた時に、「そういえば、SPIRAL® でできるのではないか？」と思い当たり、パイプドビッツの担当営業さんに問い合わせてみたところ、実現可能との回答をいただいたのです。
当初は、QRコードなどは使わず、申し込みをフォームで受けるだけのシンプルな運営方法も選択肢としてはありました。しかし、初めての試みということもあり、どういう属性の方がどのようなタイミングでご来場されているかを把握し、来年以降につなげたいという意向がありました。また、イベント終了直後、ご来場された方のみにアンケートメールを送り、回答を受ける仕組みがほしかったため、受付での来場ステータス管理は必須でした。そのような仕組みを安価に実現できるシステムがSPIRAL® のシャリーンだったわけです。
つまり、SPIRAL® やシャリーンありきで考えたのではなく、今までになかった規模の報告会を開催するに当たって、当社の希望をもとに最適なシステムを考えた結果がSPIRAL® であり、シャリーンだったということです。
他社のシステムは検討しましたか？そのうえで、シャリーンを導入いただいた決め手はなんでしたか？
他社のシステムも検討しました。しかし、端的に言えばコストが合いませんでした。他社から提案では、運営システム全般からバーコードリーダー、ノートPCなどの端末まで、オールインワンでお任せするかたちになるので、運営上は楽な反面、高額で予算的に見合うものではありませんでした。
一方、SPIRAL® の場合、iPadを必要台数分レンタルし、来場管理で必要となるシステム部分だけを構築・導入できたため、同様の仕組みを非常に低コストで実現できました。あくまで、通常業務で利用していたSPIRAL® の機能にシャリーンを載せるだけでよかったわけです。
具体的には、SPIRAL® でフォームを作ったり、一覧表単票を出したりといった作業は経験があったので、社内でできることは内製してしまうことで、結果として要件定義して外部に依頼するよりも、コストも時間も削減することができたと思います。
他社システムに比べコストが20分の1。
約2週間でシャリーンの受付システムを構築
コストと時間は狙い通り削減できましたか？
今回の「運用報告会」の運営面で一番重要なことは、お客さまにお配りしたQRコードを正確に読み取ってきちんとデータとして反映させることです。そのため、最も肝要なシャリーンの設定は、当社では行わず、パイプドビッツさんにお任せしました。
結果的に、対外的な金額だけで見ると、他社さんに全部お任せするのに比べ20分の1程度になりました。実際には、社内リソースを使っているのでその分の費用がかかっていますが、内製化したことでのメリットもありました。
システムを構築するにあたって、当社の希望する要件を他社さんに正確に伝え、修正しながら実現していくにはどうしても時間がかかってしまいます。そのため、必要最低限の設定作業のみをパイプドビッツさんにお願いすることは、コスト面だけでなく、作業を短時間で効率的に実現するためにも最善の選択だったのです。
企画から「運用報告会」開催まであまり時間がない中、システムの構築などで問題は出ませんでしたか？
企画が立ち上がってから「運用報告会」開催までは、わずか4カ月ほどしかありませんでした。しかも、招待人数も、会場の広さも、今まで経験のない規模です。これまでは大きくてもせいぜい1,000人規模だったものが、今回は3,000人を目標に設定していました。開催当日、多くのお客さまをいかにスムーズに受付し運営するかという課題を短時間で解決する必要がありました。
しかし、運営方法が決まり、先ほどお話した経緯でパイプドビッツさんに相談してからは、あっという間でした。見積もりとスケジュールを出してもらってから、シャリーンをテストできるようになるまでが約2週間。非常にスピーディーに対応いただけたと思っています。
システムを作る際、気をつけた点はどんなところですか？
今回のような規模のイベントは経験がなかったので、まずは円滑な運営をすることを1つの目標に設定しました。そのためにはまず、お客さまにQRコードを持って来ていただかなければ狙い通りの効果は得られません。QRコードをWebフォームの申し込み完了画面で出す、確認メールにも載せる、マイページでもQRコードが見られるなど、QRコードの存在を意識していただけるよう工夫しました。電話でお申し込みされた方にも、QRコードを印刷した紙を郵送しています。
とにかく、できるだけ多くの方にQRコードを持ってきていただくことにこだわりました。
QRコードの持参率は9割！ スムーズな受付業務を実現。
来場者の年代や地域、来場時間など、貴重なデータも収集
シャリーンは当日、期待通りに機能をしましたか？
当日は約1,500人の方が来場されましたが、QRコードの持参率は9割と非常に高く、シャリーンを使って効率よく受付業務を処理することができました。申し込み時に来場予定時間をお聞きしておいたので、ピーク時間の予想ができたことも、スムーズな運営の助けになりましたね。
また、報告会の一環として会場で行った特別講演でも、申し込み時にどの講演に参加したいかのご希望をお聞きしていたのですが、シャリーンでお客さまのQRコードを読み取るとすぐに、iPadの画面にご希望の講演名が色分けされて表示され、受付スタッフが即座に同色のチケットを手渡せるようにしました。これは、来場者名簿を使った従来の受付方法では実現できない、シャリーンを導入した大きな効果です。
受付を担当したスタッフからは、「受付方法が複数あり混乱が予想されたが、QRコード持参の方が多かったため、スムーズな受付を実現できた」と好評でした。また、iPad9台をずらっと並べた受付はちょっとした壮観で、ご来場者にもスマートな印象を与えられたかもしれません。
受付以外ではどのような効果を発揮しましたか？
イベント終了直後には、配信予約機能を使ってアンケートメールを送りました。その回答率が高かったことも大きな成果です。会の終了直後に送れたのがよかったのでしょう。また、アンケートのコメントも内容が濃く、非常に有意義なご意見をいだだけました。
また、ご来場の記録が取れたのも大きな成果です。申し込みに対して実際にどれくらいの方が来られたのか。その年代や地域、来場時間などのデータを取ることができました。とりわけ、予めお聞きしておいた来場予定時間と、実来場時間の差異など、次回の開催にも大いに役立つデータが得られました。
最後に、弊社の業務クオリティや対応スピードなどはいかがでしたか？
先ほども触れましたが、非常に対応スピードが早い印象を受けました。スケジュールや見積もりもすぐに出していただいて、すばらしかったと思います。
また、今回はシャリーン以外については自分たちで設定しましたが、やはり分からないことも多かったので、サポートの方にも丁寧に対応いただいて大変助かりました。
