マンション管理業務を紙ベースで運営。非効率な業務フローだけでなく、個人情報漏洩リスクやテレワークに対応できないことにも課題を感じていた
現在の業務内容を教えてください。
私が所属するNTTデータNJKオリジナルソリューション事業部は、マンション管理会社向けのシステム開発を主力事業としています。マンション管理に特化したアプリケーション・システム開発を通じて、さらにより良いサービスを展開することをミッションとしています。
SPIRAL®︎導入前はどのような課題がありましたか？
マンション管理会社とマンションの所有者・居住者間における請求書、領収書、届出書などのやり取りが紙ベースであり、その書類をシステムに入力する手間がかかる点が最も大きな課題でした。ほかにも、申込書や請求書の印刷・郵送コストがかかる、手書き文字の読み間違いによりデータ入力ミスが発生する、といった問題も発生していました。
また、紙を扱っていると、書類の紛失による個人情報漏洩のリスクもあります。加えて、テレワークへの対応が困難という課題もあり、ペーパーレス化の必要性を感じていました。お客様からも各種手続きのシステム化を要望する声があり、システム開発は急務だったのです。
我々が展開する「FMS-マンション管理シリーズ」の各サービスは、今までクラシックASPやMagicという開発言語を用いて構築していたのですが、新規システムの開発を検討していた当時、社内の開発リソースが手一杯で、新たな開発に着手できる状態ではありませんでした。また、既存のシステムではマンションの居住者や関連会社など外部向けに拡張した連携サービスを展開することが難しかったこともあり、今回はより一般的な開発言語で、より早くシステム開発ができるサービスを探すことにしたのです。
SPIRAL®︎を使ってマンション居住者向けWebサービス「FMS-デリバリ」を短期間で構築。手続きのワンストップ化を実現し、居住者の利便性向上と管理会社の業務効率化を図る
SPIRAL®︎を導入した決め手を教えてください。
SPIRAL®を選定した理由は主に2つあります。
1つ目は、ローコードによる迅速な開発が可能な点です。専門的な知識がなくてもスピーディにシステム開発ができる点が大きな魅力でした。
2つ目は、マンション管理業界での導入実績があった点です。SPIRAL®︎は他のマンション管理会社でも同様のシステム構築の実績があり、業界特有のニーズに対応できる経験値を持っていたことが決め手となりました。
お客様からの要望に迅速に応えるため、サービスの選定基準のひとつとして開発スピードの早さは特に重視していました。他の選択肢として、パッケージ型システムとの連携も検討したのですが、既存サービス「FMS-組合会計」とも柔軟に連携してカスタマイズできる点や、費用対効果の面で、SPIRAL®が優位と判断しました。
SPIRAL®︎でどのようなシステムを開発しましたか？
SPIRAL®︎を基盤に、マンション所有者・居住者向けWebサービス「FMS-デリバリ」を開発しました。主な機能としては、マイページ機能、各種施設の予約、各種申請書類のオンライン提出、請求情報の確認、マンション関連情報の閲覧などがあります。
こうした外部向けのサービスを開発すること、またSPIRAL®を使った開発自体が初めてだったので、当初は思った動作にならず苦労したこともありましたが、お客様や社内から届くご意見を受けながらブラッシュアップを重ね、今ではねらいどおりのシステムの形になったと思います。
マンション管理業務のペーパーレス化と業務効率向上を実現。導入から1年で対象ユーザーの約60%が利用し、マンション管理業務のデジタル化を推進！
SPIRAL®︎を導入して、どのような効果がありましたか？
管理会社・居住者の方いずれに対しても、利便性の向上やイメージアップにはつながっているのではないかと感じています。これまで紙ベースでの対応が必要だった手続きが簡便になり、24時間いつでも申請可能になったことで、実際にオンラインでの申請が増えています。導入から約1年でマンション居住者の約60%が利用するまでとなりました。
業務効率の観点では、効果が出るまでまだ道半ばではありますが、ペーパーレス化推進によるデータ手入力作業削減、また紙の使用量と郵送コストの削減といった効果を見込んでいます。これまで不安に思っていた紙の紛失による情報漏洩リスクや、データ入力ミスによるトラブル発生リスクの防止にもつながっていると思います。
ほかに今後効果を発揮しそうな点は、Webシステムとしての外部連携のしやすさです。SPIRAL®︎を使用した「FMS-デリバリ」をベースとして、APIを通じて他のシステムとの連携が容易になりました。連携の容易さは、今後さらなる発展につながるのではないかと考えています。
今後、SPIRAL®︎を活用し、どのようにサービスを展開していきたいかお聞かせください。
SPIRAL®の今後の活用に関しては、複数の方向性を考えています。まずは「FMS-デリバリ」をまだ利用していない、残り40%のユーザーへのアプローチを強化するためにも、お客様からのフィードバックをもとに、機能拡張を通じて使いやすさと機能性の向上を図ります。「FMS-デリバリ」を業界標準のサービスとして確立することを目指して、サービスを汎用化していきたいですね。
また、 新領域への展開も検討中です。マンション管理以外の分野、例えば他の不動産関連サービスや一般的な顧客管理システムなど、SPIRAL®の柔軟性を活かし、幅広い分野で活用したいですね。ローコード開発の特性を活かして、他部門でも迅速なアプリケーション開発ができるよう、社内でのSPIRAL®活用範囲を拡大する計画もあります。
SPIRAL®︎の導入を検討している方へ、メッセージをお願いします。
専門知識がなくても始められるところは、SPIRAL®の大きな魅力です。大きな構想をもちつつ、まずは小さな範囲からトライしてみることをおすすめします。
