年2回開催する展示会において、新型コロナウイルスの感染防止策の一環として来場者情報管理の改善が必要に。また、商談内容の共有や自社販売する機械の売上管理などもアナログで手間がかかり、ミスも起きていた。
新型コロナウイルス感染症（以下、コロナ）の感染拡大を機に展示会の来場管理のためにSPIRAL® を導入したとのことですが、以前の方法にはどのような課題があったのでしょうか。
稲森さん（以下、稲森）
弊社の展示会は完全招待制なので、以前から来場希望者には入場券をお渡ししています。以前の入場券は、展示会の概要を印刷所で刷ったカードに、来場予定者の店名や個人名を搭載したバーコードを自社のプリンターで印刷したもの。ただ、店名までしか情報を入力していないことも多く、この方法ではコロナ感染防止策として行政が求める来場者の名前や連絡先などの情報を管理することができなかったんです。そこで、何か入場の管理ができるシステムがないかと調べている時に、SPIRAL® を発見しました。相談したら、「就職セミナーの入場管理システムは作った経験がある」とのことでしたし、他社よりもシステムの制作費もデータ管理費も安かったのでお願いすることにしました。
展示会の準備や当日の運営で、他に困っていたことはありますか？
稲森
以前は、入場券の準備や管理にかなり手間がかかっていました。展示会の開催２カ月前から入場券の印刷用にスタッフが1人ついていましたし、展示会当日も入場券のバーコードを読み込むために、バックヤードにスタッフが１〜３人常駐している状態でした。
安尾さん（以下、安尾）
運営に関しては、商談メモの共有にも手間がかかっていました。SPIRAL® の導入前は、商談内容は4枚複写の紙に出展者が手書きしていたんです。4枚のうちお客様にお渡しする分、出展社の控え以外を回収していました。弊社の社員6人くらいで約250社分のブースを開催期間中2～3回回収に歩き回るなど、かなり手間でしたね。開催期間中で回収しきれてなかったものが後で郵送やメールで送られてきたりもしていました。メモは、トータルで1000枚弱。弊社の発注担当部署がそのメモを見ながら発注作業やサンプル手配をしていましたが、手書きなので作業が煩雑で、情報不足のこともあったようです。
それは大変でしたね。
稲森
また、展示会では弊社の営業担当も機械の販売をするのですが、その売上の集計も各自が電卓で計算していたんです。ミスは出るし、時間もかかり、営業活動に専念できないのでどうにかできないかと思っていました。
「SPIRAL® シャリーン」で来場者情報を読み取り、管理する「来場管理システム」を構築。さらに、商談メモを管理・共有できるシステムと、
機械の売上をスマホで管理できる機能も追加。
課題解決のために、SPIRAL® でどのようなシステムを構築しましたか？
稲森
SPIRAL® で来場予定者の情報を入れたデータベースを作り、それを元に二次元コードを入場券として発行。入場時にそれを「SPIRAL® シャリーン」で読み込むだけで受付ができるシステムを構築しました。二次元コードは弊社で発行して営業担当がお客さまにお渡ししていたのですが、名前と住所と連絡先まで入れないと発行できないシステムにしたので、必要な情報を確実に管理できるようになりました。
安尾
このデータベースと二次元コードを使えば、商談メモもデジタル化して便利にできるとのことだったので、機能を追加していただきました。お客様がブースに来たら、出展者が商談メモフォームを立ち上げて、入場に使った二次元コードを読み込む。そうすると、商談メモに来場者情報が反映されるようにしたんです。また、デジタル化したことで、商談メモを回収しなくても弊社と出展者がそれぞれオンラインで確認できるようになりました。これにより出展者が情報を記入する手間も減り、今までは1000件弱だったメモが約4000件まで増えました。その結果、後工程である発注担当部署の発注作業も楽になったと思います。
機械の売上管理はどうしましたか？
稲森
営業担当がスマホで単価と台数を入力するだけで集計できるシステムを作ってもらいました。登録された情報は全社分と拠点ごと、個人単位で自動集計され、社員はいつでも確認できるようにしました。かなり便利になったと思います。
来場者管理にかかる人員がほぼ不要に。展示会要員を約70%削減できた。
また、商談メモや機械売上管理のシステム化により、
展示会後の情報共有や発注作業なども簡潔に。
SPIRAL® を導入した結果、どのような成果がありましたか？
稲森
まず、入場券の印刷に掛かっていた人員が不要になりました。展示会当日も、入場券の読み込みや商談メモの回収の作業がなくなったので、稼働人数は以前の３分の１から４分の１程度になったと思います。発注担当部署や営業担当の展示会後の作業もかなり楽になったはずです。
今後、追加したい機能はありますか？ また、このシステムを使って、どのように事業を発展させていこうとお考えですか？
安尾
今、展示会の出展申込に使えるシステムを開発してもらっています。今までは、各ブースに必要な椅子やテーブルの数などは、エクセルの指示書に書き込んでメールで返信していただいていました。でも、約250社分もあってデータの量も膨大でしたし、修正も入るので集計が大変だったんです。でも今は、展示会に関するメールはシステムの中で送受信できるようにして、Web上のフォームに入力していただくと全社分が自動集計されるようにしてもらっています。この機能が出来上がったら、展示会の準備にかかる時間が削減されて、ブースの設計などにもっと注力できるのではないかと期待しています。完成が楽しみですね。
