RoHS指令不使用証明書をはじめとする環境書類をExcelで作成・管理していたため、環境担当者が単純作業や資料探しに追われていた
SPIRAL® 導入前の課題を教えてください。
当社は半導体の製造や電子応用機器の開発を行うメーカーです。製品に含まれる化学物質の調査結果をまとめた環境書類をお客様向けに提供していますが、この環境書類の作成・管理に課題を抱えていました。当社で取り扱う環境書類とは、RoHS指令不使用証明書、ICP、chemSHERPAといったものです。これらをExcelで作成・管理していたため、非効率な業務が多数発生していました。
例えば、RoHS指令不使用証明書は、Excelで作成し、紙に出力した後、ハンコを押印してPDF化や郵送するという発行フローでした。RoHS指令不使用証明書は、同一製品であってもお客様ごとに発行する証明書のため、別のお客様から発行依頼をいただくたびに、証明書の社名部分と適合する製品品番を書き換え、紙出力、押印、郵送という単純作業を繰り返さなければなりませんでした。
ICPやchemSHERPAなどの環境書類は製品ごとに発行するものですが、当社には1,200を超える製品があるため、お客様からの調査・発行依頼がひっきりなしに寄せられます。どの製品のどの環境書類がすでに作成されたかを把握できるデータベースがなかったため、環境担当者は調査依頼を受けるたびに、社内文書管理システムや社内サーバー内のExcelファイルを検索し、該当書類が存在するかを調べる必要がありました。更に、ICPやchemSHERPAは顧客によっては年一回の最新化、加えてたびたび行われる環境規制の更新により、定期的に最新バージョンの書類を作成する必要があります。そのたびに、前回作成した書類を改めて製品品番を頼りに情報検索し、最新バージョンに更新して回答する、という作業を繰り返していたところ、該当する製品品番の書類がたくさん検出されるようになり、どれが最新のものなのか判別が難しい状況になりました。Excelのファイル名にある程度意味を持たせていたものの、その中身までは判別できないので、ファイルを開いて確認する必要があります。結果、Excelを開いては閉じるの繰り返し作業も増えていき、回答を繰り返す度に作業が増えてしまう悪循環となっていました。
このように、環境担当者が本来の調査業務ではなく、単純な事務作業や資料探しに忙殺されていたため、新規の環境書類作成については納期まで3カ月程度いただく必要がありました。かつては300件の調査依頼が滞留していたこともあり、早急な業務改善が必要でした。
SPIRAL® の検討から導入までの経緯を教えてください。
SPIRAL® 導入のきっかけは、パイプドビッツがリリースした「RoHS指令適合証明書自動発行システム」の存在を知ったことです。証明書発行の申請をWebフォームから行える、電子印鑑によりハンコ押印が不要になる、その場ですぐに証明書をPDF発行できるなど、RoHS指令適合証明書に関する当社の課題が解決できると期待して、すぐに問い合わせをしました。
システムのベースになっているSPIRAL® については、すべての仕事の基本である「インプット」と「アウトプット」をとてもシンプルに、かつ、柔軟性高く行える開発ツールという印象を持ちました。SPIRAL® があれば、RoHS指令適合証明書だけでなく、その他の環境書類の作成・発行・管理も効率化できそうだとすぐにイメージすることができました。
SPIRAL® 導入の決め手を教えてください。
データベースシステムやワークフローシステムなど他の製品も検討しましたが、一般的なシステムは特定の業務処理に用途が限定されてしまいます。一方、SPIRAL® は部品の組み合わせによってあらゆる用途のシステムを自分たちで構築できる柔軟性があり、その点を評価しました。
費用面についても、一般的なシステムは導入初期費用のほかに、年間メンテナンス費用やカスタマイズ費用などが発生します。SPIRAL® は保持するデータ量に対してのみ費用が発生する形で、そのデータ量もユーザー側で調整することができます。ほぼすべての面においてユーザーに選択権があるというビジネスモデルにも魅力を感じました。
環境書類の作成依頼・発行・検索・管理を効率化する
データベース＆システムをSPIRAL® で構築
SPIRAL® で開発したシステムについて教えてください。
「RoHS指令適合証明書自動発行システム」と「環境書類作成依頼/社内共有システム」を開発しました。
「RoHS指令適合証明書自動発行システム」は、パイプドビッツが開発したものをそのまま利用しています。営業担当者がWebフォームから製品の証明書発行を依頼すると、システムがデータベースを検索し、すでに調査結果があるものは社印付きの証明書PDFをすぐに出力することができます。
「環境書類作成依頼/社内共有システム」は、当社で独自に開発したものです。営業担当者はマイページより、各製品のICP、chemSHERPAなどの調査依頼を行います。環境担当者は依頼を受けて調査を行い、完成した環境書類をシステムにアップロードします。営業担当者はこれらの書類をシステムからダウンロードしてお客様に提出します。過去に行った調査はすべてデータベースに記録されており、自由に検索・閲覧が可能です。過去に作られた環境書類もここからダウンロードすることができます。
環境書類作成のリードタイムが3カ月→2週間に短縮するなど
劇的な業務効率化が実現！
「感動した」と営業担当から喜びの声も届く
「RoHS指令適合証明書自動発行システム」と「環境書類作成依頼/社内共有システム」の導入効果を教えてください。
システムの完成により、営業担当者が必要な書類を自分で探し、自分でダウンロードできるようになりました。他の営業担当者や顧客が依頼して作成された環境書類が共有化されることで、その書類を必要とする別の営業担当者が、自身で内容の確認～顧客への回答が容易にできるようになったことは、対応スピードの大幅アップにつながっています。これは、以前のExcel管理による業務ではあり得なかったことです。
また、「まずは自分で検索する」という行動が定着した結果、環境担当者に届く証明書発行依頼や調査依頼の件数は月平均150件ほどから50件程度に減りました。今後、データベースが充実すればするほど、依頼件数はさらに減少するものと期待しています。
環境担当者では、RoHS指令不使用証明書の発行の際に行っていたExcelの修正、印刷、ハンコ押印、郵送などの作業がすべて不要になりました。当社にとってこれはとても大きな業務改善です。環境書類についても、データベースが整備されたことで必要な情報、欲しい情報にすぐアクセスできるようになりました。各環境書類のバージョン管理も正確に行えるようになっています。
環境担当者が本来の調査業務に専念できるようになったことで、新規の環境書類作成のリードタイムは以前の3カ月から2週間程度へと劇的に短縮することができました。ピーク時には300件溜まっていた調査依頼も現在は平均15件程度に抑えられており、業務効率化が実現しています。環境担当者は、営業からの督促に追われることがなくなり、帰宅時間も早くなったので、精神的な負担が相当軽減されたのではないかと思います。
SPIRAL® 導入に関して、社内やお客様からどのような反応がありましたか。
システムをリリースした直後のことですが、ある営業担当からわざわざ電話がかかってきまして、「このシステムは画期的だよ！感動した！」という評価をもらいました。以前はお客様からRoHS指令不使用証明書の発行依頼をいただいても、「3日ほどお時間ください」と持ち帰り対応するしかなかったようです。今は商談中にシステムを立ち上げ、その場で証明書PDFを発行することができます。これはお客様にも大変喜ばれています。
SPIRAL® の導入にあたって社内で説明会を実施した際には、「Excelベースの調査依頼をシステム化によって改善できるの？」と不安な声もありました。しかし、劇的な改善効果が現れたことで社内の認識が大きく変わっています。今回の取り組みをきっかけに、データベースを軸にした効率的な業務のあり方をさらに推進していきたいと考えています。
今後の展望についてお聞かせください。
今回構築したシステムは社内用ですが、将来的にはサプライヤーなどの協力会社と共同で利用できるシステムを開発したいと思っています。製品の含有化学物質調査を行うには、協力会社から調達している部品の環境書類が必要になりますが、この書類作成についてもまだまだ非効率な作業が多くあります。今後はSPIRAL® を活用して、協力会社が直接システムにアクセスして環境書類をアップロードし、なおかつそれがデータベース化されるような仕組みの構築を考えています。これが実現すれば、お客様からの調査依頼に対する回答がさらにスピードアップし、さらなる顧客満足の向上に繋がっていくものと考えています。
