海外派遣プログラムの拡大で、その規模は以前の10倍に。
申込管理や参加者とのコミュニケーションに業務時間の半分を費やしていた
SPIRAL® 導入の背景をお聞かせください。
ICYEジャパンでは、約2年前、ちょうど新型コロナウイルスの感染拡大以前頃は、毎年参加者が40名くらいの規模で海外派遣プログラムを運営していました。当時の申込方法は、Word形式の申込用紙に必要項目を入力してもらい、メールに添付して送付、もしくは印刷して郵送する形。事務局の人数は少なく、予算も限られていることからデジタル化が進んでいなかったため、すべてのプログラム参加申し込みの情報を事務局長である又吉が直接手入力していました。
しかし、プログラムの拡大に伴い、一気に以前の10倍にあたる年間400名規模の海外派遣プログラムを実施することが決まり、事務局の管理体制を大きく見直してデジタル化する必要に迫られたのです。
プログラム参加申し込みのデータを手入力していた頃、どのような課題がありましたか。
経理以外の業務時間のおよそ半分を、申込用紙のデータ入力やプログラム参加者とのコミュニケーションに費やしていました。申込用紙には基本的な個人情報だけでなく、希望する派遣先の国、参加を希望する理由、現在の語学力など必要情報が多い分大変でした。ただ、特に時間がかかっていたのがプログラム参加者とのコミュニケーションです。
参加者の希望を派遣先の協力者の方に伝えたり、プログラム内容を調整する場合に、その参加者の情報を紙の資料やメールの履歴などから一つひとつ確認する必要があったのです。
プログラム拡大に伴って増加する申し込みを処理するには、事務局人数の拡充だけでなく、申込方法のデジタル化が必要不可欠であると考え、ツールの導入を検討することにしました。
SPIRAL® は長期的な投資になると判断。情報管理と連絡の業務ツールをSPIRAL® で構築したシステムに統一
SPIRAL® をお知りになったきっかけをお聞かせください。
私たち同様に海外へボランティアを派遣する団体から、ICYEジャパンへ転職してきたスタッフにSPIRAL® を紹介してもらいました。デジタル活用の知識や運用事例をアドバイスしてもらいながら、ツール選定を行っています。
ツール選定では、どのような要素を重視しましたか。
自分たちの業務やプログラムの内容にあわせて簡単にカスタマイズできること、また、わからないことがあってもサポートいただけることがポイントでした。
初期のシステム全体構築はパイプドビッツ社にお任せするとしても、運用開始後にプログラム内容の登録や修正対応は必ず発生しますし、その他画面の微修正なども頻発する可能性があったので、この辺りはできるだけ自分たちで対応したいと考えていました。ただ、我々はこういったシステムやITに詳しいわけではありません。そのため、比較的簡単に操作できること、システムの運用や操作についてサポートいただけることは重視していました。
予算も限られていましたが、プログラムの質を向上させていくこと、業務のパンクを防ぐことを考え、将来的に有益な投資であると判断してSPIRAL® の導入を決定しました。
システムの構築はどのように進捗しましたか。
私自身、プログラム参加者の申し込み管理にはどのようなシステムが必要になるのか、どんな機能があればいいのか、具体的なイメージが湧いていなかったので、パイプドビッツ社の担当の方とお打ち合わせさせていただく中で要件を整理していきました。
例えば、当時の業務フローの中で一番負担になっていた、参加者とのコミュニケーションについてご相談したところ、システム上でメッセージのやり取りができ、かつその履歴が確認できる機能をご提案くださり、搭載を決めました。
この要件整理をきっかけに、日頃の業務フローや社内の情報整理をしなければいけないことに改めて気づきました。「人」が対応すべきこと、逆に「システム」に任せたほうが良いこと。業務の内容に応じてどちらがいいのか、システムの導入を機に一つひとつ考えるようになったのは我々の中での大きな変化です。
SPIRAL® で構築したシステムについて教えてください。
今回は、プログラム参加者用と事務局用、それぞれのマイページを作成しました。特にユーザー側である参加者用のマイページはわかりやすくすることを心掛けており、申込フォームの内容は常に確認し、随時カスタマイズしています。
事務局側では、プログラム参加者の申込内容や、ビザの書類などをシステム内で管理できるようになっています。プログラム参加者へ連絡する際にすぐ過去の履歴を確認できるので、管理と連絡の業務ツールを統一できたことはとても高く評価しています。
申込管理業務にかかる時間が大幅に短縮。単純作業はシステムに任せることで、人にしかできない業務に集中できるように
SPIRAL® の導入でどのような成果が得られましたか。
この申請管理システムにより、派遣先の国・地域別や、申込手続きステータス別に参加者管理ができるようになりました。また、複数のスタッフが共通のシステムで管理することができるようになり、参加者の申し込み管理や日常的なコミュニケーション業務、報告書作成で役に立っています。
これらの業務にかかっていた時間は、おおよそ半分以下にまで削減できているのではないでしょうか。
また、以前は参加者から送られるメールや書類が埋もれてしまうミスが起きないよう、時間をかけて確認する必要がありましたが、今では申し込み時やマイページから連絡があった際に通知が飛ぶように設定しているため、対応漏れしているのではないかと心配することがなくなりました。加えて、プログラム参加者からの問い合わせに対する返信までの時間が、1/5ほどまでに短縮されています。
これらの結果、プログラム規模を拡大した現在でも、問題なく事務局運営ができており、今後のさらなる拡大にも対応できそうです。
SPIRAL® に対するご感想をお聞かせください。
私自身、コードやプログラミングはまったくわからなかったので正直不安ではありましたが、慣れてくると直感的に動かせるようになり、初心者でも問題ないと感じます。また、SPIRAL® 導入前後に入社した担当者からも、「使い勝手が大変良く、重宝している」との言葉も聞いています。
システム担当者としては特に、シンプルなWebフォームを作りたい場合は「設定デザイン」機能を利用し、運用後に質問項目を追加したい場合も「ソースデザイン」機能から自由に変更できる点が高評価です。顧客側の開発者や運営者の視点や気持ちをよく理解されているなと感じました。
今後の展望をお聞かせください。
SPIRAL® で構築したシステムは、構築後も改修を続けることで一緒に成長できます。新型コロナウイルスの感染拡大が少しずつ収まる中で、今後の規模拡大やプログラムの変更にあわせて、カスタマイズを続けていきたいですね。
事務局に余裕が出てきた頃には、プログラム参加者の満足度を向上させるためにより一層チャレンジングな取り組みにつなげていければと考えています。単純な業務はシステムによって効率化し、人間であるスタッフにしかできないきめ細やかな対応や、派遣地域に特化した専門的な対応などに時間を費やしてきたいです。
