旧システムではセキュリティへの不安、メール送信の手間、改修が困難などさまざまな問題を抱えていた
まず、渋谷様の業務内容を教えてください。
私の業務は、研究助成事業である倉田奨励金にまつわる管理業務全般です。募集から申請受付、選考委員会の運営や研究報告の取りまとめまで、倉田奨励金に関する一連の業務をほぼ一人で担当しています。
以前の奨励金申請システムにおける課題をお聞かせください。
倉田奨励金の申請管理に、以前はサーバーを借りて独自に構築した申請システムを利用していました。このシステムはWeb申請フォーム、フォームから送られてきた申請内容を確認するデータベース、自動返信メールという3つの機能のみのシンプルな構成です。この申請システムには、大きく3つの課題がありました。
1つ目は、セキュリティに関する懸念です。このシステムは、申請者の情報を管理するにあたってセキュリティが十分担保されているとは言えないものでした。システム構築当時から問題視はしていたものの、コストの観点からも対応が難しく、マイページやログイン機能の実装を見送っていました。申請フォームについても一般公開はせず、希望者の方へURLを個別にメールで伝える形で対応していました。
2つ目は、申請者に対するメール送信にかかる手間です。システムには自動返信メールの機能がありましたが、グループ会社のセキュリティポリシー上の問題でGmailのアドレスに対してはエラーが発生し、送信できなかったのです。そのため、申請者のアドレスがGmailだった場合、個別にご連絡する必要がありました。年間数十件ほど手動での返信作業が発生しており、特に応募が集中する締め切り一カ月前は多くの作業負担がかかっていました。
3つ目は、システムの改修が気軽にできなかったことです。例えば当時、不採択となった方も含め結果通知はすべて書面でおこなっていたのですが、これを電子的に通知したいと思い、システムの改修を検討するも簡単ではなく…。専門的な知識が無いと触れないようなシステムで、たとえ軽微な改修であったとしても都度構築元の担当者に依頼する必要があり、そのたびに工数と費用がかかってしまう状況だったのです。
扱いやすく、拡張性の高いSPIRAL®︎を選定。応募受付からマイページ上で本申請までできる申請管理システムを構築
SPIRAL®︎を知ったきっかけ、また導入の決め手を教えてください。
以前のシステムを導入した当時、何社からかお見積りをいただいたのですが、そのうちの一社がスパイラル社でした。当時は独自で開発することになったわけですが、その後もスパイラル社の営業担当の方からは定期的に情報提供のご連絡をいただいていました。今回、改めて申請システムを見直すにあたって再度ご相談させていただいた流れです。
費用、機能、扱いやすさなど総合的にみて、SPIRAL®︎を選定するに至りました。
私は直接システムを操作する立場なので、扱いやすいプラットフォームであるかどうかは重要でした。専門的な知識がなくても、直感的に使いこなせるUIは高く評価しています。また、倉田奨励金だけでなく、同じ財団内の研究開発表彰である「日立財団アジアイノベーションアワード」に関するシステム構築も考えていたので、こちらのシステム要件も満たせるかどうか、プラットフォームの柔軟性・拡張性についても重視して選定しました。
SPIRAL®︎で構築した「倉田奨励金申請管理システム」は、どのようなシステムでしょうか。
申請者から応募を受け付けて、マイページ上で申請書や推薦書、参考論文などのファイルを添付して申請ができるシステムです。
助成部門は2種類あり、その中の分野も枝分かれしていて全体で4つのカテゴリがあるのですが、それぞれの分野ごとに特有の受付番号が自動的に発番されるようになっており、非常にわかりやすく管理できるようになっています。また、不採択となった方だけを抽出し、別途データベースを作成してメール配信することで、これまで書面でおこなっていた結果通知を一括メール送信で完結できるようにしました。
一連の問題を解決し、セキュアで効率的な管理業務へ刷新。ランニングコストは半分以下に
SPIRAL®︎を導入して、どのような効果がありましたか？
旧システムで抱えていた課題はすべて解決できました。
SPIRAL®︎という強固なセキュリティ環境下で、申請者の情報を安全に扱えるようになりました。マイページやパスワードの管理も標準機能として提供されているので、特に心配なく運用ができるようになったことは大きな変化です。
また、Gmailへのメール送信もSPIRAL®︎から問題なくできるため、個別の連絡対応が不要になりました。これまで郵送でおこなっていた落選者への結果通知もメールで完結できるようになったことで、封入作業や郵送費が削減できています。これらの作業削減によって生まれた時間を他の業務に充てられるようになったことも大きなメリットですね。
システムの改修も事務局内で対応できるようになりました。SPIRAL®︎は、少しこだわったものを作ろうとするとHTMLなどの専門的な知識が必要になることがありますが、基本的なベースの部分はノーコードでわかりやすく、扱いやすい仕組みです。また、サポートが非常に手厚いので、わからないことはすぐに画面共有しながら親切に教えていただけます。おかげで運用当初からノウハウも蓄積し、自分で対応できる範囲も増えました。今ではこの申請システム以外にも、アンケートフォームを作ったりメール配信をしたりと、他用途でも活用しています。
さらに、システム運用にかかるコストを大幅にカットできたことも嬉しい効果です。初年度は当然、システム構築費として初期費用がかかりましたが、次年度以降は発生しませんし、サーバー利用料、保守費用、システム改修費用、書類の印刷費や郵送費などが不要となり、長期的なコスト削減を見込んでいます。年間のランニングコストは、以前と比べて半分以下になっています。
今後の展望をお聞かせください。
今回初めて、SPIRAL®︎のシステムで一連の業務をおこなったことで、追加すべき設定や改善すべき点などが洗い出されてきたので、システムのブラッシュアップをしてさらに便利にしていきたいです。また、「日立財団アジアイノベーションアワード」でも、SPIRAL®︎を活用した申請管理システムを構築中です。まだ運用開始前ですが、倉田奨励金システムのノウハウを活かしてスムーズに開発を進めています。
スパイラル社の方々による心強いサポートのもと、もっとSPIRAL®︎を活用して財団業務全体のさらなる効率化を図っていきたいですね。
