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ARTICLE大企業でも非ITでも。あらゆる業種で活用できる業務効率化ツール10選
業務効率化が叫ばれ、便利なツールが数多く登場する昨今。便利だなと脇目に見つつ「IT企業はいいけどうちは違うかな」「なんかエンジニア向けで難しそう」と思っている人も多いのではないでしょうか？
たしかにIT系の企業であれば次々と試せますが、あまりIT化が進んでいない業種や企業の場合、導入する労力もかなりのもの。大企業であれば、セキュリティの観点から、簡単にツールを導入できないという方もいらっしゃるはず。 そこで、今回は非IT系でも、大企業でも導入しやすい有名サービスをピックアップし、ご紹介していきます。
目次
1.Slack
『Slack』はビジネス向けチャットコミュニケーションツール。 チャットを中心としたコミュニケーションツールで、世界100カ国で使われています。2017年11月に日本版をリリースしているため、日本語化対応や日本法人のサポートも可能。電車などのCMで目にしたことがある方もいらっしゃるかもしれません。
カスタマイズ性の高さや、ファイルなどを手軽に共有できる機能や外部サービスとの連携などが高評価を得ており、国内でも日経といった大企業の導入も進んでいます。通話機能、ビデオ会議機能も付いています。
無料プランもあるため、リモートワークの推進などで社内コミュニケーションのオンライン化を検討している方は、一度試してみてはいかがでしょうか。
2.ChatWork
『ChatWork』もSlackと同様のビジネス向けチャットコミュニケーションツール。 国産のサービスで、現在はKDDIと協業を行っており、セキュリティ面や社内監査上でスタートアップとの契約が難しい企業でもKDDI経由で導入が可能。
ChatWorkの特徴は、タスク管理機能を内蔵している点や、社外メンバーと仕事をする際に使いやすい設計になっているなどがあります。 ユニークなのは、導入先が「歯医者」や「弁護士事務所」「薬局」「税理士事務所」などのITに関係ないスモールビジネスが多いこと。非ITの方の導入ハードルが低いことを物語っています。こちらも無料プランがあるため、とりあえず試してみるというのでもよいでしょう。
チャットワーク（ChatWork） | ビジネスが加速するクラウド会議室
3.Microsoft Teams
『Microsoft Teams』はグループチャットソフトウェア。 Office 365のソリューションの一つとして導入されるので、大企業でOffice365を入れているところでは、PCに入っているというかたもいらっしゃるかも知れません。
基本的なチャット機能を内蔵、カレンダーとの連携も可能です。社内にチャット文化を根付かせたいけど、新しいツールを入れると大変、という方はまずTeamsから試してみるとよいかもしれません。
Microsoft Teams – グループ チャット ソフトウェア – Microsoft Office
4.Google Hangout
『Google Hangout』は統合メッセージサービス。 チャット機能と通話機能、ビデオ通話機能が内蔵されており、コミュニケーションの一元化が可能です。Googleアカウントを通しての利用なため、会社のメールをG Suiteで利用している企業はまずこちらを試していただきたいところ。 ビデオ通話での画面共有も可能なので、リアルに対面しているのとほぼ遜色ないコミュニケーションが可能です。
5.Skype
『Skype』はインターネット通話サービス。 こちらもhangoutと同様、チャット機能と通話機能、ビデオ通話機能が搭載されています。名の知れたサービスですが、2011年にMicrosoftに買収されており、Office 365を入れている企業であれば、相談して導入することも可能かもしれません。 基本機能や使いやすさはhangoutと同様なので、会社での導入しやすさから検討してみましょう。
6.Dropbox
『Dropbox』はクラウドストレージサービス。 オンライン上にデータを保管・共有・バックアップできます。同社は2014年に日本法人を設立しており、ビジネスプランも展開。クラウドストレージサービスではかなり名が知られているサービスなので、中小企業での導入も進んでいるそう。 社内外でのデータのやりとりが多い方にはメール添付よりもこちらの方が安心です。
7.Box
『Box』もDropbox同様のクラウドストレージサービス。 こちらも2014年に日本でのサービスを始めました。Boxが特徴的なのは、法人用途に最適な「細やかな権限設定が可能」という点にあります。
部署ごとや担当者がことで閲覧したり変更したりできるファイルを設定できるため、情報漏洩の危険性を防ぐ効果も。 KDDI、コニカミノルタ、セガ、トヨタなど大企業も次々と導入しており、その信頼性の高さが伺えます。
8.MFクラウド
『MFクラウド』はバックオフィス業務を効率化するクラウドサービス。 会計から給与管理、請求書管理、経費精算などバックオフィスの幅広い業務を効率化してくれます。
「MF会計」「MF給与管理」「MF経費」などサービスに分かれており、それらのデータの統合管理が可能。 中小企業での導入事例が多く、IT系ももちろんですが、飲食業や士業、製造業などでも活用されています。サポート体制も充実しているため、導入の相談からまずは行ってみるのもひとつの手です。
9.人事労務freee
『人事労務freee』はクラウド上で人事労務管理をできるソフトウェア。 MFクラウドと並べて語られる「クラウド会計ソフトfreee」が展開しているサービスで、月額1,980円から導入できます。
給与管理はもちろん、労務管理、勤怠管理、入退社手続き、年末調整などの業務が人事労務freee側で対応できるため、会計と同時に人事労務も効率化したいという方にはこちらがオススメ。 特に、労務管理専任のメンバーを設置しづらい中小規模の企業では効率化による効果が感じられやすいでしょう。
10.Trello
『Trello』はクラウドベースのタスク管理ツール。 カンバン形式でタスクを管理し、すべてのタスクが現在どのようなステータスなのかを一目でわかる形にしてくれます。
昨年日本導入を発表しており、2018年前半には日本語でのサポートの他、国内ツールとの連携も開始予定とのこと。 タスク管理ツールは非IT向けで使いやすいものが多くなく、Trelloは貴重なツール。今後の展開が期待されます。
まとめ
ビジネスシーンのあらゆる面に存在する無駄な作業。業務効率化ツールを通して、非ITでも効率化していかなければ、これからの人口減少社会を乗り切るのは難しくなってきます。 より効率的に仕事をするスタイルを目指して、あなたのビジネスにあったツールを使ってみてはいかがでしょうか。
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