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わかりやすい議事録の書き方とコツ｜要点まとめにはメモが大事

掲載日：2020年9月4日更新日：2024年2月21日

＃使い方・方法

議事録は書き方の要点を押さえておくと、綺麗に分かりやすくまとめられます。議事録作成に役立つ簡潔なメモの取り方を紹介しますのでぜひ参考にしてください。あわせて議事録管理の手間を減らす便利なツールも紹介します。

会議と会議にひもづく議案や議事録をかんたん管理「SPIRAL®」

議事録の目的を知っておこう
わかりやすい議事録の書き方とコツ
会議終了後のコツ
議事録の書き方で注意すべき点
素早く綺麗な議事録を完成させるコツ
議事録はメモが命！メモの取り方ポイント
議事録の例文
議事録作成に役立つおすすめツール
まとめ

議事録の目的を知っておこう

議事録を作成する目的を知っていますか？分かりやすい議事録を作成するために、まずは議事録の目的を知ることが大切です。

決定事項と今後すべきことを記載する

目的としてまず挙げられるのは、『決定事項と今後すべきことを記録』する、ということです。

会議で何が決まったのか、という内容は、議事録の中で最も大切な点と言えます。そのため、はっきりと分かりやすい記載が必要です。

決定を受け、今後するべきことも、議事録に欠かせません。具体的にどのような行動をするのか、項目ごとに分けToDoリストのように分かりやすく記載します。

正確な情報を共有する

会議に誰が参加し、どのような内容について議論し、何が決定されたかを記録することも議事録の役割です。正しい情報を共有し、解釈のズレがないか確認する意味も込めて、記録が必要と言えるでしょう。

正確な記録ができていれば、会議に参加できなかった人にも、会議の内容を共有しやすくなります。

また、議事録はスピーディーさも大切な書類です。一般的に会議が終了してから24時間以内に発信します。そのため、作成に慣れていないうちは、完璧に作り上げることよも、締め切り通りに仕上げることを目指しましょう。

議事録の種類

議事録の目的は様々ですが、口頭だと認識が食い違っていたり、勘違いが起こる可能性があります。
社外の人との会議では特に、後から言った言わなかったで揉めてしまうことを防ぐために議事録をつけて共有しておくことが大切です。また、会議で決定したことや重要事項などを、出席していなかった関係者を含め全員に情報共有しやすくなります。

発言者を明確にする

誰の発言か分かりやすく記録することも、議事録の目的です。『誰が』言ったのか、という点は、責任の所在を明らかにすることでもあります。

その点が明確に記録されていれば、後々、言った・言わないという水掛け論に発展するのを避けやすくなるのです。

特に、クライアントや社外の方も出席する会議では、発言者が誰かによって今後の方向性が変わる可能性もあります。間違いがないよう、発言者をはっきり記載しましょう。

わかりやすい議事録の書き方とコツ

ビジネス文書は簡潔で分かりやすいことが好まれます。議事録の作成でもそれは同じです。ポイントを押さえて議事録を作成することで、誰が見ても分かりやすく仕上がります。

議事録の前に事前準備をしよう

まずはその会議が行われる目的を明確にしておきましょう。
そしてどのような議論が行われるのかを事前にイメージし、参加者や過去の議事録にも目を通しておきましょう。このような事前準備により、要点を抑えた議事録を作成することができるでしょう。

議事録に記載する項目例

決まった型に当てはめて作成すると、誰でも分かりやすく見栄えのよい議事録を作成できます。そのためには、必須項目を押さえることが大切です。下記の一覧を漏れなく盛り込めば、間違いありません。

日時
場所
出席者
決定事項
会議内容
次回会議日程
所見（必要に応じて）

議事録は、会議内容を共有するための資料であると同時に、裁判の証拠資料にもなります。そのため、日時・場所・出席者は欠かせない情報です。

決定事項は、具体的な数字や方法などを用いて、分かりやすく記載します。その内容を踏まえ、補足するのが、会議内容です。

所見は、必須ではありません。場合によってはない方が適切ということもあるため、必要に応じて記載します。

今までの議事録を参考にする

スピーディーさが求められる議事録の作成では、過去の議事録を参考にするとよいでしょう。保存されている議事録の形式や内容をお手本にすることで、一から考えて作成するという手間を省けます。

また、同じ議事録でも、会社によって記録されている内容の細かさはさまざまです。一言ずつ内容がまとめられていればよいという会社があれば、会議の詳細な流れまで分かるように記載するという会社もあります。

過去の議事録を確認すると、どのくらい詳細に記載すればよいかが一目で分かるでしょう。

配布資料があればコピーして添付する

会議中に配布された資料がある場合には、議事録にコピーして添付し、議事録に配布資料の項目を作成します。資料が複数ある場合は『添付資料1』というようにナンバリングすると分かりやすくなります。

議事録内では『予算案について※添付資料2 グラフ1を参照』というように記載しておくと、欠席していた人でも会議の内容を理解しやすく親切です。

会議終了後のコツ

会議が終了したら、メモをもとに議事録を作成して出席者へ共有します。情報の「整理」と「要約力」、まとめる際の「正確性」と「スピード」が重要になります。

メモ情報の取捨選択

慣れるまでは、会議中の会話を一言一句逃さないようにメモをとっていることが多いと思いますので、情報量は膨大です。

まずは、会議内容のメモから情報を整理することから始めましょう。決定事項、次回までの課題、話題になった内容から要点をピックアップします。

会議の議題に対するアンサーとなる内容は、特に重要です。議題から少し外れた話題であっても、補足事項として入れておいた方が良い内容があればチェックしておきましょう。

似たような内容のものは、まとめておきます。メモから議事録に記載する要点をピックアップしたら、それをもとに議事録を組み立てていきます。

共有する前に上司に確認依頼

議事録が仕上がったら、上司や先輩、プロジェクトの責任者などに確認を依頼しましょう。

社外の出席者へ共有するときは、特に確認が必要です。内容に漏れがないか、誤字脱字や出席者の名前にミスが無いかを複数人の視点で確認しておくことが大切です。

24時間以内に出席者へ共有

議事録は、できるだけ迅速にまとめて出席者に共有することが望ましいです。

会社独自の規定がなければ、「24時間以内」を心がけると良いでしょう。出席者からしても、記憶が鮮明なうちに議事録を確認することで効率的に情報の整理ができます。

議事録の書き方で注意すべき点

会議内容の項目では、ポイントとなる発言内容を記載します。この際、どのような点に注意して記載するとよいのでしょうか？

要点を捉えてまとめる

議事録では発言をそのまま記載することはしません。発言の要旨をまとめて、決定事項だけを書くのです。例えば、下記のように記載します。

月間売上の推移は順調。今月の微減は季節的なもので一時的（係長）
プロモーションの予算上限は〇〇円（部長）
工場の生産能力は月間10トン（工場長）

また、必ずしも全ての発言をシナリオのように記録しなければいけないものではありません。会議のキーとなる発言のみを簡潔に書きます。

補足説明を付け加える

要点に対しての補足説明は、要点に付随するかたちでまとめましょう。あくまで補足説明なので、要点が目立つよう配置やフォントサイズに注意すると見やすくなります。

敬称はいる？いらない？

発言を記載するときには、必ず誰が発言したかを分かるようにします。社内の人のみで開催した会議の場合、敬称は付けなくても構いません。ただし、議事録の分かりやすい箇所に『（敬称略）』と書きます。

敬称略を付け忘れてしまうと、単なる呼び捨てです。失礼にあたりますので、注意しましょう。

また、社外の人も参加する会議の議事録では、基本的に敬称略は使用しません。社外の人はお客様であり、お客様の敬称を省略するのは失礼にあたるため、敬称を付けて記載します。

読みやすく整える

会社であらかじめ構成やテンプレートが用意されている場合は良いのですが、ゼロから自作しないといけない場合も多いと思います。
書き方のコツをおさえて、スムーズに議事録が作成できるように一般的なポイントをご紹介いたします。

基本的に議事録が何枚もあると読み手も疲れてしまいますので、極力1枚にまとめるのが理想です。

パッと見て読みやすい議事録にするためのポイントを以下にまとめました。
・議題に沿って流れを作る
・話題が変わる箇所で改行し、行間を開けて適度に空白を作る
・文章は1文50字程度にまとめて、簡潔な文章を心がける。

文章を作る際に気を付けたいのが、「主語が適切に入っているか」ということです。必要な主語が抜けていると読み手が混乱してしまいます。「この」「その」などの指示語を使っている時は、誤った理解を与える可能性があるので要注意です。大まかな配置が出来上がったら、「会議で決定したこと」「今後の課題」などの要点が目立つように、色を付けたりフォントを太字にするなどアレンジを加えると、読み手により大事な部分が伝わります。

議事録の送付後に間違いに気がついたときはどうする？

議事録を作成することに慣れていなかったり、スピードを意識して余裕がなくなってしまっているときなどは、ミスも起こりやすいです。
出席者へ共有した後にミスが発覚した場合、以下の点に留意し対処するようにしましょう。

・役所への提出が必要な議事録の場合
　訂正前と訂正後の内容が分かるようにします。
　訂正箇所に二重線を引き、訂正印を推します。余白部分に「〇字抹消、〇字加筆」と記載します。

・社内での会議議事録の場合
　修正前の議事録と間違えないために「修正版」とわかりやすく見出しをつけて再送付しましょう。

素早く綺麗な議事録を完成させるコツ

24時間以内の発信が基本とされている議事録は、綺麗に作ることと同時に素早く作ることが求められます。両方を満たして作成するためには、どのようなポイントがあるのでしょうか？

議事録は迅速に作成する必要がある

スピーディーに議事録を作成するコツは『メモ』をすることです。ICレコーダーに録音した音声をもとに作成すると、文字起こしの手間が必要となり、作成までに時間がかかります。

そのため、ICレコーダーは聞き漏らした部分をピンポイントで確認する程度にとどめておき、メモから作成するのを基本にするのです。

できるだけスムーズに作成できるよう、会議中はできるだけ多くの発言をメモするのも大切です。

5W1Hを意識しよう

メモを取るときには5W1Hを確実に聞き取ると、議事録を作成するときに迷わずにまとめられます。5W1Hは、誰が（Who）・いつ（When）・何を（What）・なぜ（Why）・どこで（Where）・どのように（How）のことです。

例えば『工場の生産性を改善するために〇〇を実施する（担当者：△△、□月□日までに〇〇へ結果報告）』と記載します。5W1Hの中から必要な項目を入れて記載することで、文章の書き方に悩みません。

加えて、単価・総額・重量など、具体的な数字をプラスすると、さらに分かりやすくなります。

「だ・である」調ですっきりと

簡潔に分かりやすく記載することが重視される議事録は常体の『だ・である調』ですっきりと仕上げます。

敬体のです・ます調では、文章が長くなりやすく、全体の文字量が増えてしまいがちです。議事録全体がすっきりした印象になるように、短い文字数で記載できる点でも、だ・である調が向いています。

また、だ・である調で書くと決めたら、です・ます調が混ざらないように注意が必要です。

PREP法を使う

PREP法とは、

Point:要点（結論、主張）
Reason:理由（結論に）
Example:（具体例）
Point:(結論)

の頭文字をとったもので、読み手に負担がかかりにくく、理解されやすい説明の仕方です。

PREP法がわかりやすい理由

PREP法を使用する主なメリットは、読み手の負担が減るからです。

何故読み手の負担が減るのかというと、最初に結論を述べることで、何を伝えたいのかが明確になります。
そして結論が明確になった上でその理由を説明することで、内容が頭に入ってきやすくなるからです。

逆に説明から入ってしまうと、読み手は何の説明なのかがわかりにくくなってしまい、その説明から何が言いたいのかを読み手自身で解釈しなければならなくなってしまい、読み手の負担を大きくしてしまいます。

議題に合ったフレームワークを使う

文章は、フレームワークを使うと素早く書きやすくなります。フレームワークとは、論理的な文章の書き方や思考法のことです。

「FOCEP」「空・雨・傘」「CREC」「ピラミッドストラクチャー」「ロジックツリー」などのフレームワークがあります。フレームワークは、それぞれ特徴があるため、議題に合ったタイプを選ぶのが重要です。

例えば、重要度別に発言を分類するにはFOCEPフレームワークが役立ちます。重要度の高いF（Fact：事実）・P（Plan：計画）、中程度のC（Cause：原因）・E（Evaluation：評価）、低いO（Opinion：意見）に分類するのです。

また、事実を認識して解釈し判断するには、「空・雨・傘」フレームワークを使用します。「空が曇っている」という事実認識、「雨が降りそうだ」という推測、「傘を持っていこう」といった判断を導きます。事実をもとに判断するという思考を意識するものです。

議事録はメモが命！メモの取り方ポイント

早く質の高い議事録を作成するには、メモの質を高めることが大切です。的確に要点を押さえてメモを取ることで、会議中の重要な発言を逃さず記録できます。

重要な数字、単語は外さない

分かりやすい議事録の作成では、重要な数字や単語を逃さないことが大切です。予算・日時・人数などの数字や、会議の要となる単語は忘れずにメモをします。

発言の際、数字や単語を間違えることもあるものです。メモをしておくと、前後の発言を確認して正しい数字に訂正できます。

記号を駆使する

発言のペースによりますが、会議中の発言を全て文字でメモするのは難しいものです。スピードが追い付かず、重要な数字や単語をメモしきれないこともあります。そこで活用できるのが『記号』です。

因果関係は→、疑問は？、決定事項は☆、というように自分なりのルールを決めて記号を使用することで、メモを取るスピードを速められます。

記号が特に役立つのは、重要な発言のメモを取るときです。重要な発言は情報が満載で、そのまま文字にすると、間に合わない可能性があります。

そこで記号を活用すると、メモのスピードアップと、重要な情報を漏れなく記録することを、両立しやすくなるのです。

ツールを活用する

ICレコーダーやソフト・アプリなどのツールを活用してメモの代用にするのもよい方法です。ただし、100％ツールに頼ると、会議の内容が頭に入りにくくなり、議事録の作成が遅くなる可能性があります。

そのため、ツールを使用するときには、メモをメインとして聞き逃した部分や確認したい部分だけ使うという方法がよいでしょう。特に、重要な発言は、繰り返し聞いて確認ができると、正しく記載できます。

ツールには、さまざまな種類があるため、自分に向いているものを選ぶことが大切です。使い勝手のよいツールなら、作業効率アップが期待できます。

また、ツールを持ち込むときには、事前に持ち込みの可否を確認しておくと確実です。

議事録の例文

ここまで議事録のわかりやすい書き方について解説してきましたが、以下に実際の議事録の良い例と悪い例を解説していきます。

議事録の書き方良い例

■作成日：2022年6月7日（火）
■会議名：新商品●●の販売計画
■日時：2022年6月7日（火）9時〜11時
■場所：A会議室
■出席者：A部長、B次長、C、D、E
■議題：新商品●●のマーケティング戦略について
■参考資料：資料A
■決定事項：
　　　①販売後1ヶ月間はリスティング広告を利用した商品宣伝を実施
　　　②自社サイトのブログ記事のオウンドメディアを展開し、新規顧客獲得する
■内容（決定に至った経緯などの詳細を記載）
■次回会議予定

議事録の書き方悪い例

会議議事録
2022.6.7 9時から
参加者：A部長、B次長、C、D、E
内容：
C「今回は新商品の販売に伴って、そのマーケティング戦略についてはなしたいと思います。」
D「それでは自社サイトのブログ機能を利用したコンテンツマーケティングが良いのではないでしょうか？」
B次長「コンテンツマーケティングだと、効果がでるまで時間がかかるのではないか？」
E「それでは、最初はリスティング広告をするのはどうでしょうか？」
B次長「それなら、即効性のある効果が期待できるな」
A部長「では、最初の1ヶ月間はリスティング広告を利用しながら、コンテンツマーケティングも並行して行おう。」
決定事項：最初の1ヶ月はリスティング広告を利用しながら、コンテンツマーケティングも並行して行う。

２つの例を見ると、前者の方が結論から先に書いてあり、みやすいことがわかります。
これは極端な例ですが、要点をまとめて、結論から書くことの重要さがわかると思います。