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ARTICLEオンライン商談のメリット、デメリット。印象アップのコツも紹介
情勢に左右されず営業できる方法として、オンライン商談が広まっています。移動時間が必要ありませんので、営業効率アップを求める職場でも導入が進んでいます。メリット豊富なオンライン商談ですが、デメリットも理解した上で導入を検討しましょう。
目次
日本でも普及が進むオンライン商談
近年、オンライン商談は日本でも急速に普及が進んでいます。技術的な進歩に加え、働き方改革によるテレワークの広まりが、きな要因です。
また、新型コロナウイルスの影響もあり、非対面での営業活動が求められているという側面もあります。
オンライン商談とは？
オンライン商談とはWeb会議システムなどを通じて商談をする、非対面型の商談のことです。
このような、『非対面型』の商談であるオンライン商談を導入すると、営業職はどこにいても仕事ができるため、効率のよい営業が可能になります。
テレワークは、働き方改革を実現するための重要なポイントとして位置付けられており、政府も推進しています。
より効率的な働き方として、オンライン商談は今後ますます広まっていくことが予想されています。
アメリカでは以前から使われる営業手法
メールや電話などで営業をするインサイドセールスが生まれたアメリカでは、以前から非対面の商談が行われてきました。
国内でも時差があるアメリカでは、全てのお客様を訪問するのは物理的に困難です。移動だけで1日がかりということもあるため、極めて効率が悪くなってしまいます。
成果主義で評価する企業が多いことも相まって、非対面の商談が受け入れられやすい土壌があったのです。そのため、インターネットが発達すると、オンライン商談が浸透し始めました。
パソコン画面で資料を共有しながら会話ができるオンライン商談は、移動時間をなくしより多くの見込み客へアプローチができる効果的な営業手法と考えられているのです。
商談のオンライン化によるメリット
これまで対面で行っていた商談をオンラインにすると、どのようなよいことがあるのでしょうか？メリットを知り、オンライン化を検討する材料にしましょう。
状況に左右されず商談を実施できる
オンライン商談はインターネットにつながる環境さえあればどこでも実施できます。
時間の約束をしたら、あとはパソコンの前でスタンバイするだけの気軽さのため、訪問する場合よりもアポイントが取りやすくなる可能性もあります。
互いに社内の慣れた環境で商談ができ、集中して取り組めることも期待できるでしょう。
例えば、お問合せがあって、すぐに商談をしたいと言われた場合、訪問型の商談は移動時間を考慮したリ、日を改めてアポイントを取るといった必要がありました。オンライン商談なら、パソコンを開いてすぐに商談を開始できますので、興味度合いの高いうちにアプローチができます。
商圏が広がり多くの相手にアプローチできる
商圏に制限がなくなるのも、オンライン商談を導入するメリットです。訪問営業の場合、商圏は訪問できる範囲に限定されます。自社の扱う商材が売れる可能性があっても、遠方の見込み客には営業しにくいという状況でした。
しかし、オンライン商談は違います。インターネット上で商談ができますので、物理的な営業地域の制限がなくなります。
オンライン商談を導入するにはコストがかかります。しかし、訪問営業の移動コストや、商圏が制限されることによる損失を考慮すると、最小限のコストで最大限の成果を期待できる方法といえるのです。
人材育成の効率化が可能
『人材を育てる』という点でも、オンライン商談は役立ちます。商談内容を録画することで、優秀な営業担当者の商談を共有できるからです。
対面の商談は録画しにくく、同行できたとしても1名程に限られます。間近で先輩の勝ちパターンを見られる機会は、一部の人材に限定されていました。
一方、オンライン商談なら、録画した商談を見ながら、ロールプレイイングやディスカッションをして学べます。
『全員に学びの機会』があるため、人材育成が通常よりスピーディーにできる可能性があるのです。
商談のオンライン化によって得られる効果
効果的にオンライン商談を取り入れると、これまでの無駄を省けます。それでいて、成果を出しやすくなることが期待できるのです。
交通費、人件費を節約できる
まず挙げられるのが『コストカット』の効果です。訪問しないため、タクシー代・公共交通機関の運賃・飛行機代などの移動にかかる費用がなくなります。これは出張で訪問する際のホテル代も同様です。
また、移動時間が必要ないため、その分の時間を業務に充てられます。すると、1人あたりの業務効率が高まり、職場に必要な人数が最小限になるのです。結果的に、人件費の節約につながると考えられます。
生産性向上につながる
訪問営業をしている営業担当者は、1カ月間に約40時間以上を移動時間で消費しているといわれています。一方、オンライン商談を導入すると、移動時間がほとんどかかりません。
つまり、『毎月約40時間が新たに生まれる』のと、同じ効果が期待できるのです。もしもオンライン化できたのが全体の半数だったとしても、移動時間は約20時間減少します。
仮に減少した移動時間を約20時間と計算したとしても、1年間に換算すると、営業月が1カ月分増えたのと同じ位の時間を節約できるのです。
これだけの時間を捻出できれば、これまで忙しくて手が回っていなかった部分にも活動を広げられます。生産性をぐっと高められる可能性があるのです。
ビジネスチャンスを逃さない
ビジネスチャンスを素早くつかみ取りやすいのも、オンライン商談ならではの魅力といえます。
例えば、見込み客と電話で話しているときに、反応がよく成約に結び付きそうだと感じることがあるでしょう。そのようなとき、オンライン商談ならすぐに提案に移行できます。
インターネットを通して、詳しい資料やデモ動画の共有も可能です。そのため、見込み客の購買への熱が高まっている状態で、効果的な提案ができます。
場合によってはその場で成約が決まることもあるでしょう。受注までの時間を大幅に短くできます。
商談のオンライン化によるデメリット
たくさんのメリットや効果が見込めるオンライン商談ですが、デメリットもあります。日常的な使用の中で生じる可能性のあるデメリットを、あらかじめ想定することで、導入後の想定外を減らせるでしょう。
通信トラブルの可能性
インターネットを使用するオンライン商談は、通信回線の状況次第で実施できない可能性があります。回線が不安定なまま商談を続けても、音声や動画にタイムラグが生じてコミュニケーションがしにくいからです。
通信トラブルに左右されずにオンライン商談をするためには、事前の確認を徹底することが大切です。その上で、回線が不安定になった場合のプランも考えておくとよいでしょう。
例えば、チャット機能で資料を共有する・必要事項を説明する形式にする、といった対処法で乗り切れます。
環境を整備しなくてはならない
オンライン商談の導入準備というと、インターネット環境を整えることやツールの導入などがメインと考えているかもしれません。しかし、それだけではなく、周囲の環境も整える必要があります。
例えば、見込み客とアポイントが取れて商談が始まっても、オフィスが騒がしく会話が聞き取りにくい、といった環境では商談がしにくくなってしまいます。そのため、会議室を確保したり、静かに商談できるスペースが必要です。
専用のスペースが確保できない場合には、同じオフィスのメンバーと商談の時間を共有し、静かな環境づくりに協力してもらいましょう。
信頼関係の構築が難しい
1度も会ったことがない人を信頼するのは難しいものです。オンライン商談でも、最初のアプローチから成約まで、全てパソコン越しに行おうとすると、なかなか信頼してもらえないことがあります。
信頼関係をうまく獲得するためには、オンライン商談と訪問による商談をうまく使い分けることが大切です。例えば、初めてのアプローチで訪問し、信頼関係を築いてから、オンライン商談に移行していく、というように使い分けます。
始めから100％オンラインで行おうとせず、適宜使い分けることで、全体の効率アップに役立つのです。
オンライン商談の導入方法・始め方
メリット・デメリットを検討した結果、自社でオンライン商談を取り入れることに決まった場合、まずは何から始めればよいのでしょうか？
システムの導入を検討
まずは導入するシステムを選びましょう。オンライン商談はWeb会議ツールでもできます。ただし、会話も動画もインターネットによる通信が一般的な会議ツールでは、回線状況によって商談が途切れることもあるでしょう。
一方、オンライン商談ツールは、会話時は電話を使用し、共有する動画はインターネットと分けて利用する仕様のものが一般的です。そのため音声の質が安定しやすく、インターネット回線が不安定でも通話できるというメリットがあります。
また、先方にアプリのダウンロードをしてもらう必要がないシステムを選べば、オンライン商談に慣れていない人にも使いやすい仕組みになっています。
オンライン商談の条件を決める
どのようなケースでオンライン商談をするのか、条件を決めることも大切です。ツールを導入したとしても、営業担当者が積極的に使用しなければ、オンライン商談は根付きません。
そこで、オンライン商談を実施する条件を『初回のヒアリング』『移動時間が往復2時間以上』というように定めるのです。
条件は、できるだけ営業担当者の負担が少なくなるようなものにしましょう。短時間で効率的に仕事ができる環境づくりが導入の目的、ということが伝われば、オンライン商談が浸透しやすくなります。
商談先に提案する
商談は相手がいなければできません。そのため、自社で浸透させると同時に、商談先に『オンラインでのやり取りを提案』する必要があります。
提案のタイミングは、悪天候や締め切りの影響で訪問が難しい場合がぴったりです。そのようなタイミングでも、オンラインならすぐに対応できるという旨を伝え、徐々に切り替えていきます。
おすすめのオンライン商談システム
オンライン商談のシステムには、さまざまな種類があります。それぞれの特徴を知り、自社にぴったりのシステムを選ぶことが大切です。
B-Room
『B-Room』は、自社も商談相手も、ソフトやアプリをダウンロードすることなく使えるシステムです。そのため、最小限の手間で導入できます。
また、商談中の会話を自動でテキストにできる機能が使用可能です。議事録のスピーディーな作成に役立つ機能で、手間を省けます。
接続先の位置情報を取得することで、訪問していたらかかるはずだった交通費を計算する機能も便利です。削減できたコストを簡単に取りまとめでき、費用対効果が一目で分かります。
ベルフェイス
業界トップクラスを誇る導入実績がある『ベルフェイス』は、安心して使用できる商談ツールです。
音声は電話を使っており安定している点、商談相手は事前準備不要、デバイス・ブラウザ問わず利用できる点が魅力です。
また、事前にアップロードしたファイルを共有できる機能は、ワンタッチで使用可能です。お互いのマウスの位置が分かるため、まるで紙の資料を一緒に見ているような感覚で共有できます。
あるとうれしいトークのカンペ機能があるのもポイントです。カンペは営業担当者の画面にのみ表示されるため、内容を見られる心配はありません。
VCRM
『VCRM』の特徴は、最大4人まで同時通話ができる点です。商談ツールは1対1でやり取りするシステムが多いものの、複数人で通話できるため、担当者の1人が遠方にいる場合にも対応できます。
また、商談中の様子をパソコンに録画できるため、振り返りや課題の洗い出しが可能です。定期的に振り返ることで、商談を成約に導きやすくなります。
録画した映像は、自分自身の振り返りに使うほか、人材育成にも活用可能です。
オンライン商談で好印象を持ってもらうコツ
コミュニケーションの取り方を工夫することで、オンライン商談でも好印象を持ってもらうことができます。ポイントを見ていきましょう。
オンラインで名刺交換
対面の商談では、名刺交換がアイスブレイクとなり、スムーズに商談に入れることがあります。そこで、名刺交換機能のあるツールを使用して、オンライン商談でも名刺交換を取り入れてはいかがでしょうか。
会話の糸口を見つけるアイデアが、名刺交換から生まれるかもしれません。また、オンラインで交換した名刺は、商談後にも役立ちます。ツールによっては、名刺交換をした日付が記録されるため、次の連絡を取るタイミングの参考になるのです。
1度名刺交換をすると、部署異動や転職で名刺が変わると連絡がくるツールもあります。互いに名刺をアップデートしながら、その後も関係を築ける可能性があるのです。
あいづちは声に出す
オンライン商談では理解しているという意味で頷いても、その雰囲気が伝わりにくい場面があります。
そこで、『言葉で伝える』ことがポイントといえます。相づちは声に出した方がいいですし、沈黙していた場合は、なぜ沈黙していたのか理由を伝えることが必要です。
オンライン商談では、全てのコミュニケーションが言葉で行われるため、常に相手の機微を読み、ささいなことも意識的に言語化することで、好印象につながりやすくなります。
発言が自分ばかりにならないように
言葉で伝えることが大切なオンライン商談ですが、発言が自分にだけ偏らないように注意が必要です。商談相手がきちんと理解できているか、「ここまでで質問はありませんか？」と小まめに確認します。
積極的に相手に発言を求める声かけもしましょう。例えば「〇〇さんはどうですか？」と質問することで、発言しやすい状態をつくれます。
まとめ
オンライン商談は今後も広まることが予想されます。
どのような状況でも営業できるだけでなく、営業担当者の移動時間が削減でき、業務効率化も期待できます。全国のどこにいても営業できるため、商圏が一気に広がる可能性もあります。
オンラインん商談はまだ一般的とは言えず、お客様が抵抗感を感じることもあります。安心して商談に臨んでもらえるように、事前にシステムへのログイン方法を確認したり、資料やアジェンダを共有しておきましょう。
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