Webイベント（ウェビナー）オンライン受付管理の記事
ARTICLEオンライン商談で名刺交換する方法｜メリット・デメリットも紹介
対面の商談ではアイスブレイクのきっかけにもなる名刺交換ですが、オンライン商談でも名刺交換ができるのはご存知ですか？オンライン名刺交換が可能なツールや方法について紹介しますので、 オンライン商談で活用してみてください。
オンライン商談のメリット
新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、リモートワークが推奨されるようになりました。それに伴い、商談も直接企業に訪問するという方法からオンライン商談にシフトする企業が増えています。
状況に応じてやむを得ずオンライン商談を取り入れた、という企業もあると思いますが、オンライン商談にはメリットもあります。
移動時間、商談にかかわるコストの削減
オンライン商談の大きなメリットとしては、訪問や商談場所のセッティングにかけていた時間を削減できるという点です。
取引先の会社への移動する必要がありませんし、相手の企業側もわざわざ資料をペーパーで用意したり、会議スペースを確保する準備が必要なくなります。
電車代やガソリン代などの交通費も削減できます。このような時間や経費の削減により、営業が効率化して1日の商談数を増やしたり、その他の業務にあてる時間が増やせるといった恩恵に結びつくのです。
商圏の拡大
訪問を基本とした商談では、遠方への営業は難しい側面がありましたが、オンライン商談はインターネットがつながる環境であればどこにいても商談ができます。
物理的な移動が必要ないので、商圏を拡大できるチャンスととらえることもできます。
オンライン商談のポイント
オンライン商談を行う場合には、オンラインならではの気を付けるべき点があります。どのようなポイントに注目すべきかを解説します。
事前準備が肝心
オンライン商談は相手の姿をカメラの映像越しにしか見ることができません。そのため、相手のちょっとした機微を察するなど、コミュニケーションは対面と比べると取りにくくなっています。
そのため、対面での商談以上に事前準備が重要になります。
アジェンダや資料を商談の数日前に送ることで、商談の方向性に対する共通の認識ができます。あらかじめ資料を確認してもらった上で、商談で質問に回答するというやり方を取るなど、コミュニケーションエラーを回避する準備をしましょう。
身だしなみを整える
オンライン商談は相手の会社に向かわなくてよいので、つい気が緩みがちになります。しかし、オンライン商談ではカメラに映る範囲の映像と音声のみで印象が決まってしまうので、服装や身だしなみが整っていないと、対面の商談以上に印象が悪くなってしまいます。
そのため、実はオンライン商談の方こそ、身だしなみを整えて臨まなければなりません。
服装などに気を付けるのはもちろんですが、背景に余計な物が映らないように、周辺の物の整理も行っておきましょう。
その他にも、音声が相手に鮮明に聞こえるかの確認や、自分の姿が暗くなりすぎないか、照明の明るさやカメラの明度を調整しましょう。
相手の熱量を確認する
オンライン商談は対面商談よりも相手の熱量が確認しにくくなります。
営業担当者が熱心にサービスで商品を説明していても、相手の反応がわかりにくい場合も多いでしょう。画面共有を行って資料の特定箇所をズームし、その部分に関する所感を求めるなど、営業担当が一方的に話すだけでなく、意識的に質問を投げかけ、理解度や興味度合いを確かめましょう。
オンライン商談での名刺交換の必要性
商談では、名刺交換は当たり前に行われてきました。しかし、オンライン商談の場合、名刺交換は物理的に不可能です。
そこで、名刺の交換というビジネスマナー自体を疑問視する声も上がり始めています。オンラインでも名刺の交換は必要なのでしょうか？
商談相手の情報や連絡先を確認する
オンラインツールを利用した対面では、相手の名前が表示されていない場合や、ツールに登録した別の名前が表示されていることがあります。
最初に自己紹介をしたものの、途中で相手の名前が表示されなくなることもあるでしょう。
また、商談において相手の部署や役職の確認は必要不可欠であり、名刺の交換がない場合には相手の情報を確認する上で不都合が生じます。
オンライン商談では、それまでやりとりをしていなかった参加者がいた場合に連絡先が分からず、商談後に連絡が取れないという問題も少なからず起こっています。
そこで連絡先を確認する意味でも、名刺交換の必要性を主張する声が少なからずあるのです。
アイスブレイクの手法として
アイスブレイクは緊張感をほぐすための手法です。共通の話題として天気を取り上げたしますが、名刺もアイスブレイクの一つとして使われます。例えば部署にはどんな役割があるのかを聞いて商談につなげたり、役職に関する権限を訪ねることもできます。ユニークな部署名であればどのような由来でその名前がついたのかと聞くこともできるでしょう。
相手との距離感は、商談を成功させる上でとても重要です。名刺交換がそのきっかけになっていたケースも少なからずあるでしょう。
オンライン名刺交換のメリット
オンライン名刺交換は、実際に対面して商談して行う紙の名刺交換と比べてどのような特徴があるのでしょうか。メリットとデメリットをそれぞれ紹介します。
まずはメリットから見ていきましょう。
紙よりも情報が多く掲載できる
名刺のサイズは一般的に91×55mmですので記載できる情報がかぎられますが、オンラインの名刺の場合、部署、役職、名前など以外の情報も多く記載できます。
名刺に記載したURLから会社のホームページなどにその場で飛ぶこともできます。相手に渡す情報量が紙の名刺と比べると圧倒的に多くなります。
印刷コストがかからない
紙の名刺は印刷代がかかります。毎日名刺を配る営業担当者の名刺代にかかる費用は小さくはありません。加えて商談の場で「名刺を切らしてしまう」というリスクもあります。
オンライン名刺には、紙代や印刷費用はかかりませんし、名刺を切らしてしまうという心配もいりません。
カラー名刺は印刷コストが高くなりますが。オンラインであればその心配もなく、名刺自体のデザインも凝ることができます。
データ管理の自動化
紙の名刺はデータ化の手間や、そのまま保管する場合でも大量になると整理整頓に手間がかかります。
オンライン名刺は保管スペースや保管状態を気にする必要もありませんし、紛失もないので、データの管理がかなり楽になります。ツールによっては受け取った名刺を自動で整理してくれるものもあります。
加えて、MAツールなどの別のツールとデータを連動させて、データの情報をより有効的に活用することも可能になります。
オンライン名刺交換のデメリット
続いてはオンライン名刺ならではのデメリットについて解説します。オンラインならではのデメリットをあらかじめ把握し、問題を解決するためのアプローチや準備をしてから商談に臨みましょう。
システムに依存する面が多い
オンライン名刺は利用しているツールの影響を受けます。特にクラウド型のツールを使っている場合は顕著です。
仮にシステムが商談中にメンテナンス中であったり、サービスを終了してしまった場合は、名刺交換が不可能になります。
費用面についても考えなければなりません。システムを使う場合は月額費用や導入費・ライセンスの利用料が発生します。
頻繁に名刺を交換する機会があれば問題ありませんが、名刺交換の機会が少ない場合は、月額費用が印刷費や紙代のコストを上回ってしまうことも考えられるでしょう。
また、機能のアップデートや仕様変更も受け入れなければなりません。操作で不明な点や仕様変更があった場合の対処について事業者側に問い合わせるためにもツールを選ぶ際には、サポート体制がしっかりしているかどうかも考慮しましょう。
顧客管理との重複
顧客管理のデータベースが別にある場合、名刺のデータと顧客データを別々に持っていても、データが重複するだけになってしまうことがあります。
情報が重複していると、DMを送る際に同じメールを送信してしまったり、情報を更新する際に片方が更新されないといったリスクを抱えてしまいます。
名刺管理と顧客管理を連携できるシステムの導入や、どちらか片方のみで管理するなど、情報管理におけるルールを設けましょう。
オンラインでの名刺交換方法
オンライン名刺を交換する方法はいくつかあります。商談の場で素早く確実な交換を行うためにも、交換方法についてあらかじめ把握しておきましょう。
名刺管理ツールの交換機能を使う
名刺管理ツールに備わっている交換機能を使うという方法です。交換機能を用いた場合、QRコードやリンクの生成などを行ってくれます。それを相手に送信することで、名刺交換が行えます。
何を生成するかは、ツールによって異なります。複数の交換方法のあるツールを選ぶと、いずれかの方法で交換できなかったときに、別の方法で交換ができる可能性があるのでおすすめです。
商談が始まる前にあと1クリックで生成できるまでにステップを進めておくと、相手を待たせることなくスムーズに名刺交換が可能になります。
QRコードで交換する
QRコードを生成する機能は、多くの名刺管理ツールに備わっています。QRコードを発行したスマホなどをカメラにかざして、相手に読み取ってもらうという方法も有効でしょう。
あらかじめ画像のピントがあう距離を探しておく、画面を明るくしておくといった、QRコードを読み取りやすいよう配慮することも重要です。
Web会議ツールの画面共有機能を使うという方法もありますので、その場に合わせた方法を選択しましょう。
背景にQRコードを埋め込む
スマホでカメラにかざす方法はQRコードのピントが合わないといった問題や、QRコード発行に手間取ってしまい、相手を待たせてしまう可能性があります。
それを解消するためには、あらかじめ壁紙にQRコードを埋め込んでおくのも有効です。
バーチャル背景機能を用いて、壁紙にQRコードを埋め込んでおくと、QRコードを発行する操作自体が不要になるので、スムーズに名刺交換が行えるようになります。
URLで交換する
オンライン名刺やプロフィールのURLを発行できるツールもあります。チャットなどで相手にURLを送信し、リンクを踏んでもらうことで名刺交換は完了です。
URLは1度発行すれば基本的にリンクが変わることはないので、商談の前にあらかじめURLを作成しておくとよいでしょう。
まとめ
商談の場がオンラインに移行したことで、従来のビジネスマナーであった紙の名刺交換ができなくなりました。
そこでオンライン名刺交換に注目が集まっています。オンライン名刺交換は、紙や印刷費のコストがかからない、データ管理の自動化ができるなど、さまざまなメリットがあります。
名刺を交換する方法はQRコードやURLの発行により行われます。発行自体に手間取って相手を待たせることがないように、QRコードをはった壁紙を用意するなど、あらかじめ商談に向けて準備を整えておきましょう。
また、ウェブナー告知から運営・分析まで全てをワンストップで効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のウェビナーオンライン受付管理「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
