Webイベント（ウェビナー）オンライン受付管理の記事
ARTICLEウェビナーツールの機能とは？基本から応用、ツールの選び方も紹介
ウェビナーツールは多くの種類が普及していますが、どれも機能が多くどのツールを選べば良いか悩んでしまうこともあるのではないでしょうか。この記事では、そんなウェビナーの機能についてわかりやすく解説します。自社で新たにウェビナーの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
ウェビナーとは
ウェビナーとは、オンラインで行うセミナーのことです。
「Web」と「Seminar」を組み合わせた造語で、ウェブセミナーやオンラインセミナーと呼ばれることもあります。
ウェビナーは、新型コロナウイルスの拡大により「講演会」や「会社説明会」、「新商品発表会」などの場面で盛んに活用されるようになりました。
従来のセミナーとは異なり、ウェビナーはインターネットに接続できる環境があればどこにいても参加することができます。
また、主催者は会場の確保や設営といった準備の必要がなく、開催に関わる労力を抑えることができます。
このような特徴から、イベントをウェビナー中心で行う企業は増え続けています。
情勢や事情に合わせたフレキシブルな開催が可能であることから、今後も主催者、参加者双方のウェビナーに対する需要は高まっていくことが見込まれます。
ウェビナーとセミナーの違い
プロモーションやブランディングの手段の一つとして、セミナーを定期的に開催していた企業もあるでしょう。しかし、最近は人と直接会うのを避けるために、ウェビナーが主流になりつつあります。
ウェビナーとセミナーの違いは、直接会うかどうかだけではありません。ウェビナーの独自性について、まずは知っておきましょう。
ウェビナーは集客がしやすい
セミナーの場合、東京を会場にするのであれば、遠くても関東圏内からの参加者が主流でした。しかしウェビナーはインターネットにつながってさえいれば、世界中どこからでも参加できます。
加えてオンデマンド配信のウェビナーであれば、いつでも動画を見れるため、参加する時間を問いません。仕事が終わった深夜でも、仕事の休憩中でも好きな時間に参加できるのです。
会場の広さを考慮しなくていいので、参加者の上限を考える必要もありません。
こうした背景から、ウェビナーはセミナーと比べても集客がしやすいというメリットがあります。
会場設置や運営にかかる手間を省ける
セミナーであれば、会場をどこにするか、参加人数に合わせた会場の選定が必要になりますが、ウェビナーは会場を準備する必要がありません。そのため、会場のレンタル代、椅子や机などの準備などが必要もありません。
また、当日の受付や会場設営、資料配布、会場の後片付けなど、当日の運営の手間を省くことができるのも、ウェビナーのメリットです。
ウェビナーツールの機能
ここでは一般的なウェビナー向けツールの持つ機能を解説します。
「参加者の感想を集計したい」「参加状況を把握したい」「ディスカッションタイムを設けたい」など、ウェビナーに求める機能は状況や次第・条件次第で異なるのではないでしょうか。
ウェビナーツールの持つ機能を把握した上で円滑に開催できるように意識しましょう。
配信・録画機能
配信・録画は多くのウェビナーに搭載されている基本的な機能のひとつです。
ウェビナーにはライブ配信だけでなく、後からYouTubeなどの動画配信サービスやWebサイトで閲覧することのできるオンデマンド配信があります。
オンデマンド配信を行う場合には、録画機能を活用することで後からセミナーの様子を公開することができるようになります。
また、より見やすい動画へ編集してから掲載することも可能です。
当日参加できなかった方や、今後の社員教育などへ利用したい場合に便利な機能です。
画面共有
画面共有とは、主催者の持つ資料などを参加者へ共有することのできる機能です。
従来のセミナーでは、会場の広さによっては「会社紹介動画」や「プレゼン資料」などをプロジェクターやモニターで表示しても後方にいる方は見づらく感じる場合もありました。
「会場に合わせてスライド資料のフォントサイズを変更していた」「プロジェクターの調整が煩わしかった」という経験のある方もいるのではないでしょうか。
ウェビナーによる画面共有を行えば、参加者のデバイスの画面サイズに合わせて表示することができ、多少小さな文字サイズでも問題なく閲覧できることが大半です。
また、動画などに付随した音声も直接共有することができるため、音響設備の調整を行う必要もありません。
チャット・コメント機能
チャットやコメント機能はライブ配信では特に求められる機能です。ウェビナーはセミナーと違って、参加者の様子が見えにくいというデメリットがあります。
参加者がウェビナーの内容を理解できているかの確認、質問への回答に、チャット・コメント機能があると便利です。
大人数が参加しているウェビナーでは、挙手機能や喋っている人のアイコンが点滅するといった機能があると便利でしょう。
参加者の管理機能
多くのウェビナーツールには、参加者の予約状況や出欠を把握できる管理機能が搭載されています。
申し込みページなどの予約フォーマットに入力された参加者の情報から、「メールアドレス」「指名」「参加回」などの情報を管理することができます。
採用募集や顧客向けのウェビナーであれば、任意で「出身大学・学部」「卒業年度」「所属」「職種」「役職」などの情報も同時に収集することで、その後の志望者管理・顧客管理に繋がります。
また、中には予約フォーマットから自動で参加者の情報をリスト化し、フォローメールや参加者アンケートを配信することのできるツールも存在します。
ウェビナーを「採用募集」や「新規顧客獲得」などの目的で利用する場合は、開催後の参加者へのアフターケアも重要ですが、こうした機能を持つツールを活用することで効率の向上が見込めるでしょう。
音声翻訳機能
一般的なウェビナーツールでは入力された音声の翻訳を行うことができます。
開催者、参加者間で互いに理解できない言語を使う場合、従来のセミナーでは通訳者や言語のわかる外部の方を用意する必要がありました。
社外秘の情報を扱う場合はこうした外部の方を参加させることに抵抗を感じるという方も多いのではないでしょうか。
入力された言語をリアルタイムで翻訳し字幕で表示することで、異なる言語を使用している場合でも問題なく意思疎通を行うことができるようになります。
ただし、参加者の使用する言語によってはウェビナーツールで対応できない場合もあるため注意が必要です。
海外の方が参加される可能性がある場合は事前に使用言語の確認を行うと円滑に進めることができるでしょう。
決済機能
参加費が発生する有料セミナーの開催を検討されている方もいるでしょう。
特に、ウェビナー自体の収益化を検討している場合には決済手段を事前に用意する必要があります。
ウェビナーツールの中には、別のシステムを使わなくても参加費の決済機能を搭載したものが存在します。
PayPayなどの自動決済サービスや暗号資産を使った支払いを行う場合であれば、QRコードを画面上に表示させるだけで決済が完了できるため非常に便利です。
他のツールやSNSとの連携
応用になりますが、MAツールと連携して分析や営業を行ったり、オンライン決済アプリと連携して、参加費を事前決済してもらうなど、ウェビナーツールは他のツールと連携することができれば、より便利になります。
スマホを持っているのが当たり前の時代ですから、SNSからウェビナーの開催を知る人も多くいます。SNSと連携して、SNSから予約ができるようになると、参加率のアップにつながる可能性があります。
ウェビナーツールの選び方、比較ポイント
ウェビナーで使うツールを選ぶ際に、どのような基準で選べばよいのか、比較ポイントを解説します。
同時接続可能な人数
ウェビナーツールやプランによって、10人以下のツールもあれば、1万人以上が参加できるようなツールもあります。
ウェビナーの上限人数に関わってくるので、接続可能人数はツールを選ぶ上でチェックしておきましょう。
ただ人数が多ければよいというものではありません。人数の多いツールは、金額が高額であったり、接続数が多くなると処理が重くなるものもあります。開催するウェビナーの規模に最適な人数のツールであり、かつ重くならないツールを選びましょう。
配信のみか付随機能ありか
録画機能やアンケート機能のない、単純に配信のみを行うツールもあります。インストールや操作が簡単、導入に時間がかからないなどのメリットがあります。利用料金が安く、無料で利用できるツールも多くあります。
対して機能が豊富なツールは、機能を使いこなすために準備期間が必要であったり、利用料金が比較的高くなる傾向にあります。
しかし、アンケート機能やメールの自動送信などウェビナーの集客やマネジメントに便利な機能や、コメントや挙手機能、画面共有機能などのウェビナーの進行に便利な機能は、ウェビナーの質を高めることができます。
利用料金やウェビナーの進行を考えた上で、どんな機能が欲しいかを検討しましょう。
サポート体制は充実しているか
ツールによっては、メールでのみサポートを受け付けているところもあれば、電話やチャットでを受け付けているところなど、サポート体制はさまざまです。
サポートの範囲も広く、導入方法からウェビナーの運営方法までしっかりサポートしてくれるツールも存在します。
ウェビナーに実際参加してみて、当日の進行をサポートしてくれるツールであれば、当日の進行に安心感が増すでしょう。
ウェビナー開催の経験が浅い場合や、準備期間が足りない場合は、サポート体制が充実したウェビナーツールを選ぶことをおすすめします。
ウェビナーツールのおすすめ比較5選！自社にあったツールの選び方も解説
ウェビナー向けのおすすめツール4選
ウェビナー向けの機能が揃っていて、当日の進行やサポート、マネジメントをしっかり行うことができるウェビナーツールを4選紹介します。
最大1,000人まで可能「Zoom」
Zoomは世界的に見ても利用率が高いツールです。日本でも「Zoom飲み会」がトレンド入りしたこともあり、知っている方も多いのではないでしょうか。
ウェビナーの開催では参加者最大1,000名、視聴するだけなら1万名が利用できます。挙手機能やチャット機能、Microsoft Teamsとの連携やGoogleツールとの連携が可能です。
パスワード保護や待機室、出席者の保留といった機能もあり、セキュリティも万全です。ツール選定に迷ったら、ひとまずZoomから検討してみることをおすすめします。
簡単に始められる「FreshVoice Webinar」
ウェビナーで使うことを前提に開発されたツールです。最大の特徴は、アプリのインストールが必要ないという点でしょう。そのために、手軽にウェビナーを開催することができます。
最大50人に同時配信することができ、挙手機能と双方向通信によってコミュニケーションも円滑に行えます。
マルチデバイスにも対応していますし、サポートはリモートでも行って、問題解決を図ってくれます。ウェビナー初心者から上級者まで、使いやすいツールです。
多人数なら「Cisco Webex Events」
最大3,000人、ストリーミング配信なら4万人まで同時配信が可能です。大規模なウェビナーの開催にも対応できます。
機能も多彩です。画面共有やチャット機能などの基本機能から、Q&A、投票機能、クレジットカードのでの支払い機能などがあります。
また、見込み客のスコアリングや追跡など、ウェビナー後のフォローアップを効果的に行えるので、ウェビナーの効果を高めることができます。
ライブイベント機能を使う「Microsoft Teams」
Microsoft社が提供しているグループウェアです。最大1万人のライブイベントを開催することができます。
ExcelやWordなどのMicrosoftツールとの連携はもちろん、レコーディングや挙手機能、参加者リストのダウンロードなど多彩な機能があり、ウェビナー運営に役立ちます。
現在は英語のみですが、発言者の言葉が字幕で表示できるライブキャプション機能などもあり、他のツールにはない便利な機能も多くあります。Microsoftが提供しているだけあって、セキュリティの高さも魅力です。
普段から会社でMicrosoftのツールを利用しているのであれば、ウェビナーツールとして使ってみてもいよのではないでしょうか。
Office365を利用しているのであれば、有料プランの中にオプションとして含まれているものもあります。
まとめ
ウェビナーのニーズは高まっており、開催する企業は増えています。ツールを選ぶ際には、オンラインアプリの中でも、ウェビナー向きの機能があるかどうかを確認しましょう。
挙手機能やコメント機能など、進行を手助けしてくれる機能もあれば、アンケート機能などのウェビナー後のフォローアップをサポートしてくれる機能を含んだツールもあります。
自社のウェビナーのスタイルに合わせた最適なツールを選択しましょう。
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