Webイベント（ウェビナー）オンライン受付管理の記事
ARTICLEオンライン商談を成功させるコツ｜画面越しに好印象に見せる方法
商談と言っても、オンラインと対面で直接に行う商談は別物です。好印象を与えるにはオンラインならではの成功のコツを押さえて臨むことが大切です。とは言え、必要以上に不安を感じることはありません。今回紹介するコツを参考に、オンライン商談を成功させましょう。
オンライン商談力は必要不可欠
働き方改革の浸透や新型コロナウイルスの拡大などにより、オンライン商談の重要性が高まっています。オンライン商談をスムーズに実施するノウハウや、オンラインのみで成約に結び付けるスキルは、ビジネスに欠かせないものになってきていると言っても過言ではないでしょう。
コロナや働き方改革で需要高まる
オンライン商談の機会が増えた理由は、主に下記の二つです。
- 新型コロナウイルスの影響による外出自粛
- 働き方改革
新型コロナウイルスが広まることで、仕事を取り囲む環境が様変わりしました。これまでのように、直接会うことが難しくなったのです。
感染リスクを抑えるために訪問を断られることや、在宅勤務のため訪問に対応できないお客様が増えていませんか？そのような状況の打開策として、オンライン商談が導入されているのです。
また、働き方改革も需要が高まった理由です。働き方改革では、生産性の向上を目指すために、テレワークを重要視しており、その方法としてオンライン商談が注目されていると言えます。
アポの段階からスキルが試される
スムーズにオンライン商談を進めるには、アポを取る段階から意識すべきことがあります。それは『素早く対応する』ことです。
お客様のアクションにスピーディーに応えることで、興味や関心が高い状態のまま対応でき、アポを取りやすくなります。
できるだけ簡単な言葉を使うこともポイントです。例えば、商談ではなく、パソコンで資料を見ながら説明をさせてほしい、と伝えます。
パソコンの使用に抵抗があるお客様には、オンライン商談のツールが簡単に使えるものであるとアピールするのも効果的です。
オンライン商談のメリット
オンライン商談力の重要性を述べてきましたが、やはりこれまでのオフライン商談と比較すると難易度が高いことが分かります。ですがオンライン商談自体には下記のようなメリットがあるため、やはり導入をすることが好ましいでしょう。
- 顧客先への移動コストが削減できる
- ペーパーレス化に繋がりコスト削減に繋がる
- 効率的な商談ができたり、成約率の向上が望める
今回は一つ一つの深堀りはしませんが、上記の3点だけでも積極的にオンライン商談を導入する理由となりうるものでしょう。
オンライン商談の難しさ・デメリット
対面での商談にはない難しさがオンライン商談にはあります。具体的にどのような難しさやデメリットがあるのでしょうか？
対面よりも集中力が落ちやすい
まず挙げられるのは、お客様が商談に集中しにくいという点です。オンライン商談中、お客様は他の作業ができます。検索や通話・メールチェックなどをしながら、話を聞いているということもあるのです。
加えて、オンラインでのやり取りは一方通行になりやすい傾向があります。お客様はただ聞いているだけの状況に、飽きてしまうこともあるでしょう。
その結果、最初から最後まで内容を聞いてもらえないことが多いのです。商談が長すぎる場合には、特に集中力が切れてしまいやすくなります。『30～40分間』を目安に、長くても1時間以内で設定しましょう。
事前に資料を送付し、商談当日は質疑応答をメインにするといった工夫も必要です。
きちんと伝わっているか不安になる
細かな表情やしぐさが伝わりにくいという点も、オンライン商談の難しさにつながっています。対面では伝わっていた表現でも、オンラインでは読み取りにくいことがあるのです。
例えば、小さなうなずきや小声での反応は、画面越しでは分かりにくくなってしまいます。
きちんと伝えるためには、対面のときよりもリアクションを大きくするのがポイントです。はっきり発音することや、間をしっかり取ることも意識しましょう。
オーバーかなと思えるくらいの表現を心掛けることで、商談の内容が伝わりやすくなります。お客様の話をきちんと聞いているということもアピールできるのです。
相手の温度感が分からない
画面越しのコミュニケーションは、お客様がどのくらい興味を持っているのか分かりにくいことも多くあります。温度感が分からないため、どのくらい積極的に話を進めてよいのか、迷うこともあるでしょう。
困ったときには、お客様に直接聞くのが有効です。「ご関心のほどはいかがでしょうか？」「ご不明点や不安な点はございますか？」など、質問をすることで、お客様の温度感をチェックしやすくなります。
質問はできるだけ小まめにするのがおすすめです。一つ説明する項目が終わるごとに、「ここまでで質問はありますか？」と問い掛けるとよいでしょう。
オンライン商談を成功させるコツ
スムーズな進行と成約のためには、商談前の準備が欠かせません。オンライン商談だからこそ必要な準備には、どのようなものがあるのでしょうか？
台本を用意する
まずは台本を用意しましょう。一言一句決める必要はありませんが、大まかな流れを決定します。同時に、お客様から聞かれる可能性のある質問を考えましょう。
いくつかのパターンを用意しておくと、オンライン商談のときに慌てずにすみます。成約率に影響する要素のため、入念な準備が必要です。
台本を作るのには時間が掛かりますが、一度作ると他の商談にも応用ができます。また、作った台本をストックしておくと、パターンに合わせて使いやすいでしょう。
通信環境を整える
アポを取ったのに「通信環境が悪く商談ができなかった」という事態は避けたいものです。そこで、通信環境を整えることもポイントと言えます。
商談ツールの不具合としてよくあるのが、映像は見えるけれど音声が聞こえないというトラブルです。
そこで、画面だけツールで共有しつつ音声は通話で対応することや、他のツールを用意しておくことなど、もしものときの準備をしておきます。
お客様にツールの使い方をアナウンスしておくこともポイントです。
特に、ツールを初めて使うお客様の場合、当日になってうまく設定できないという事態も予想されます。インストールや会員登録が必要なものは、手順を解説した資料を送付しておきましょう。
オンライン商談前日に確認の連絡をする
手軽に設定しやすいオンライン商談は、忘れられてしまうことや、リスケされてしまうことも多くあります。そのため、『前日のリマインドメールや電話確認』が大切です。
オンライン商談の日時や担当者と同時に、当日に必要なものや、商談の流れについても知らせておくとスムーズです。加えて、商談の資料を添付しておくと、資料を確認してもらいやすくなります。
メリハリのある商談を意識する
お客様から見ると単調な印象になりやすいオンライン商談では、メリハリが重要です。
大切なポイントを分かりやすく解説することや、信頼感を得るためのアイスブレイクを効果的に配置することで、成約に結びつきやすくなります。
自己紹介で警戒心や不信感を払拭
オンライン商談では名刺交換の時間がありません。そのため、まずは会社紹介や自己紹介を兼ねた『アイスブレイク』を入れましょう。お互いのことを知ることで、信頼を得やすくなります。
商談ツールの自己紹介欄には、趣味や仕事への取り組みについて一言記載しておくとよいでしょう。思わぬ共通点が見つかり、コミュニケーションを取りやすい雰囲気作りができることもあります。
背景にこだわる
アイスブレイクのきっかけとして、背景の工夫もできます。遊びのある背景をネタにしたり、会社のロゴやキャラクターを使った背景を話のきっかけにしたりできるのです。
ユニークな背景が向いていない商談の場合には、ライトを工夫して明るい印象を演出するのが向いています。ライトは100円ショップのもので十分です。明るくなり、表情が見やすくなります。
具体的に分かりやすく、結論から説明する
お客様の分かりやすさを重視するために、商談では『最初に結論』を説明します。できるだけ端的に説明することもポイントです。結論を伝えてから補足説明をすると、商談の内容が伝わりやすくなります。
「あのー」「えーと」などは、だらだらと間延びした印象につながる言葉です。使わないよう心掛けることで、商談のテンポがよくなります。
商談後のフォローは早めに
素早くフォローすることも、オンライン商談を成約に結び付けるためのポイントです。お客様が商談の内容を忘れないうちに、資料を添付したお礼のメールを送りましょう。
メール内では、次のステップを打診すると同時に、商談内で即答できなかった質問への回答も同時に行います。商談の内容を受けて、お客様が興味を持ちそうな話題をプラスするのもよい方法です。
お客様から返信がない場合には、1週間以内を目安にもう1度メールをします。
オンライン商談でも伝わる資料の作り方
細かな表情や雰囲気が伝わりにくいオンライン商談では、資料の伝わりやすさも大切なポイントです。コツを押さえて、お客様に伝わりやすい資料作りをしましょう。
文字は大きめに
伝わりやすい資料作りでは『一目見て分かる』ことを心掛けましょう。
そのため、文字のサイズは大きめにします。20ポイント以上がベストです。画面共有で資料を見てもらうときにも、大きめで作成しておくと見てもらいやすくなります。
ビジュアルで理解できるよう、文章を簡潔にすることもポイントです。重要な点を押さえつつ、説明不足にならないようにしましょう。理解しやすいよう、1スライドにつきメッセージは一つにします。
ストーリー性を持たせる
資料では、商材のメリットを説明することが多いのではないでしょうか。メリットの説明は、機能や便利な使い方を知ってもらい、成約につなげるという点で重要なポイントです。
しかし、それだけでは商材の魅力が十分に伝わらない可能性があります。そこで、『開発の経緯や思い』などのストーリーを資料に盛り込むのです。
例えば、英語教材を紹介するケースを紹介します。単に英語が得意になる教材です、という紹介では、競合する商材との違いが伝わりにくいかもしれません。
そこで、開発者のストーリーをプラスします。例えば、英語で赤点ばかりだった開発者が、TOEICスコア800点をクリアした勉強法を、体系的に整理しました、といった内容です。
まとめ
広がりを見せているオンライン商談ですが、対面ではない難しさがあります。伝わる資料作りや、メリハリのある商談といったコツを押さえることで、お客様に好印象を与えやすくなるでしょう。
お客様にうまく伝わっていないかも、という不安があるなら、身ぶり手ぶりをオーバーにすると効果的です。画面越しのコミュニケーションだからこそ、小まめにお客様の疑問を聞き取ることもポイントです。
今後も増えて行くと予想されるオンライン商談に、スムーズに対応できるよう、コツをつかみましょう。
また、ウェブナー告知から運営・分析まで全てをワンストップで効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のウェビナーオンライン受付管理「SPIRAL®」もおすすめです。プログラミング知識不要で簡単アンケート作成が可能で、問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
