Webイベント（ウェビナー）オンライン受付管理の記事
ARTICLE初めてのウェビナー開催マニュアル｜必要な準備物と考え方
ウェビナーの成功には、事前準備が重要になります。初めてウェビナーを行う担当者向けに、企画を立てる際のポイントから配信当日の準備までを段階的に解説していきます。参加者が満足できるウェビナーに仕上げるためのポイントについて学びましょう。
ウェビナーとは？
ウェビナーとは、オンラインで行われるセミナーのことです。都心に人口が集中している日本では、これまで海外と比べるとウェビナーが開催される頻度はそこまで高くはありませんでした。
しかし、2019年から2020年にかけて急激に拡大した新型コロナウイルスの影響によって直接人同士が会うのを避けるようになると、ウェビナーを開催する企業が急速に増え始めました。そこで、ウェビナーにはオフラインセミナーにはない良さがあることに気付く人が増え、ウェビナーの需要は高まっています。
ウェビナーのメリット
それでは、オフラインセミナーにはないウェビナーの良さとはなんでしょうか？ウェビナーを開催する上で、まずはウェビナーの特性を知っておきましょう。
ウェビナーはコストパフォーマンが良い？
ウェビナーの長所として、コストパフォーマンスの良さが挙げられます。その理由は、ウェビナーはオフラインのイベントとは異なり「会場を用意する必要がない」という点が挙げられるでしょう。
オフラインイベントであれば、規模に合わせた会場のレンタル、設営のためのスタッフの配置、撮影機材の準備や紙媒体の資料の準備など、さまざまなコストがかかってしまいます。
一方のウェビナーでは会場はインターネット上なので、レンタルや設置の必要もなく、スタッフも必要ありません。どれだけの規模のイベントであっても、設営費や会場を借りる費用が一切掛からないので、非常にコストパフォーマンスが良いのです。
インタラクティブなイベントができる
オフラインセミナーの場合、人数が多くなってくると一方的な講義や講話などになりがちです。
しかしウェビナーの場合はチャット機能などによって、参加者一人一人が講師に質問や意見がその場でできるので、インタラクティブ（双方向）なコミュニケーションが取りやすいという利点があります。
その場で参加者の課題や疑問を解決しながら進行できるので、ウェビナーの内容に対する理解度・満足度をより高めることにつなげられるのです。
ウェビナー企画の考え方と集客方法
ウェビナーの成功ポイントの大半を占めるのは、企画・集客です。企画が魅力的でなければ参加者は集まりませんし、事前の集客をしっかり行えていなければ、当日ウェビナーのクオリティがどれだけ高くても参加者が少なければ成功とは言えません。
ウェビナーの初期の準備にしてもっとも重要な企画の考え方・集客方法について解説します。
目的を明確にする
「企業の知名度アップ」「紹介した商品の売上につなげる」「リピーターの獲得」「潜在顧客の情報入手」など、ウェビナーを開く目的は企業によってさまざまです。ウェビナーを何のために開催するのか、目的を決めておきましょう。
携わるスタッフが企画意図をきちんと理解できれば、どんな準備やプログラムが必要なのかがわかり、アイディアが出しやすくなったり、宣伝しやすくなったりします。
参加者にとってもウェビナーで何を得るのかが明確になるため理解を得やすくなり、参加率や満足度の向上が見込めるようになります。
時期、開催時間を検討する
時期やプログラムの時間についてもしっかり検討しましょう。開催時期や日程は集客率に関わってきます。
これらを決める上では、ターゲットとなる参加者を明確に設定しましょう。例えばサラリーマンをメインに参加を募るのであれば、平日の仕事がある昼間の時間は避けるべきですし、ウェビナーの時間が長すぎると参加が躊躇われます。
逆に在宅業の人をターゲットにするのなら、昼間の時間の方が参加がしやすくなる場合もあります。ターゲットとなる参加者のライフスタイルを想定しつつ、時期や日程、開催時間を決めていくことが集客につながるのです。
撮影場所を整備する
参加者を集めるための会場は必要ありませんが、ウェビナーを発信する場所の整備は必要です。登壇者の立ち位置やカメラの配置場所、ホワイトボードやモニターの位置関係などを考えた上で、事前に整備を行っておきましょう。
撮影場所が散らかっていたり、薄暗いといったマイナス面が目立つと、主催者への印象にも関わります。ウェビナーを見た参加者が、主催者を信頼できるような撮影場所を準備しましょう。
開催をお知らせして集客強化
企画や日程などが決まったら、開催を宣伝して集客を強化しましょう。自社のサイトだけではなく、SNSやイベントサイトを積極的に活用することも検討します。
宣伝から開催までの期間があまりに短いと、十分に参加者に認知されずに集まらないことが想定されます。基本的には1カ月以上前を目処に、イベントの規模や集客対象を見定めた上で、十分にイベントが認知される宣伝期間を設けましょう。
ウェビナー運営費用
ウェビナーを開催するに当たって、どの程度費用をかかるのかも検証しましょう。定期的に開催することを想定するのなら、赤字にならないように費用を抑えることも必要になります。
カメラやマイクなど機材代
まずは、配信のために使うカメラやマイク、モニターやPCなどの機材代です。配信のクオリティをあげようと思った場合は、特にカメラやマイクはある程度品質を担保する必要が出てきます。
ウェビナーではモニターから見える映像が、参加者に伝える情報量の大部分を占めます。映像が荒かったり頻繁に処理落ちすると、重要な文字や音声を聞き逃してしまうこともあり得ます。
Webカメラなども、テレワークの普及などに合わせて新しいものが続々と発売されているので、安価で高性能なものも入手しやすいです。ウェビナー成功のためにも機材にはこだわりましょう。
ツールの利用料金
ウェビナーを開催するに当たって、Zoomなどのツールを利用するのが一般的です。ツールには参加者と相互コミュニケーションが取れる機能やアンケート機能などがあり、ウェビナーを運営する上で役立ちます。
ツールは無料のものもありますが、規模が大きく、高機能を求めるのであれば、1回のウェビナーで数万円かかることもあります。
ウェビナーの規模や必要な機能に合わせて、的確なツールとプランを選ぶことが重要です。ツールの料金については要相談な事業者も多いので、ウェビナーの開催日よりも前もって利用の準備をしておく必要があります。
集客にかかる費用
ウェビナーを開催するに当たって、広告費や人件費などの集客にかかる費用も考慮しなければなりません。
広告費に関しては、主にLPや申し込みフォームなどのWebサイト制作、GoogleやYahooなどのWeb広告への出稿費が挙げられます。また、セミナー集客ポータルサイトへの出稿という方法もあります。しかし掲載数が多いポータルサイトの場合、自社の情報が埋もれてしまう可能性もあるため注意が必要です。
人件費に関しては、個別のメール配信やメルマガ配信、直接的なお電話などが挙げられます。また、自社で運用しているSNSがあれば、SNSを利用した配信も可能です。
これらの集客方法の中で、どれが自社に最適な集客方法か、費用も考慮しつつ見極めることが重要です。
ウェビナー運営体制と運用方法
ここまでは機材や内容について述べてきましたが、ここでは、人員配置について触れていきましょう。ウェビナーを成功させるためには、スタッフを的確に配置し、リソースが足りない場合は代替案を考える必要があります。
登壇者、運営スタッフの担当を配置する
登壇者と運営スタッフを適宜配置します。登壇者が社内の人に依頼するのであれば問題ありませんが、外部の方に講演をしてもらう場合は事前に立ち位置やツールの使い方などを伝えておく必要があります。当日はサポート役のスタッフをつけておくと良いでしょう。
また、ウェビナーでは想定している映像と参加者が見ている映像が異なるといったトラブルも発生し得ます。映像が止まってしまう可能性もゼロではありません。こうした参加者側にいないと気付けないトラブルに対応するために、参加者側にもスタッフを配置しましょう。
リソース不足の場合は開催支援を受ける
準備や本番の運営に人手が足りない場合、外部サービスを利用するのは有効です。ウェビナー代行サービスや人員を派遣してくれるサービスを活用しましょう。
ウェビナーツールによっては、サポートスタッフを当日貸し出してくれる事業者もあります。進行上のトラブルや運営に対するアドバイスがもらえることもあるため、サポートが受けられるかどうかも、ツール選定の基準の一つにすることをおすすめします。
ウェビナー開催成功のコツ
特にリアルタイム配信を行う場合、ネット環境やスタッフ同士の連携などで予期せぬトラブルに見舞われることがあります。そうしたトラブルを防ぐためにどのようなことをしておくべきか、ポイントを見ていきましょう。
入念にテストを行う
本番と同じ環境を用意してテストを行いましょう。特に確認したいのは機材やツールの操作方法、ネット接続の確認です。ネット接続に問題があると配信自体が不可能になってしまうことがあるので、接続状況は必ず確認しましょう。
アンケート機能がきちんと実施されるか、リンク先の接続に間違いはないかなど、進行以外の部分の確認も行っておきます。ウェビナーはスタッフ間の連携も難しく、イレギュラーな事態が起こった場合に即座に対処できないケースも多いので、細部に至るまでチェックが必要です。
チェック項目を作成してミスを防止
見落としがないようにチェックリストも作成しましょう。そして、誰がどの項目を担当するのかを決定します。いくつかの異なる環境を用意して複数人のスタッフに同じ項目をチェックさせると、より漏れを防ぐことが可能です。
チェックリストは、1回の使用で終わらせずに、ウェビナーごとに反省して項目を増減させ、アップグレードしていくことでよりミスを少なくすることも大切です。
まとめ
ウェビナーの開催では、事前の準備から開催後のアフターフォローまでやるべきことがたくさんあります。今回は企画から当日の準備までにスポットを当てて紹介しました。
目的の明確化や開催時期・日程の決定をターゲットに合わせてしっかりと行った上で、余裕を持った集客を行いましょう。ツールや機材の選定も、成功には欠かせません。
ウェビナーはトラブルがあった場合に対応がしにくいというデメリットがありますので、事前の機材チェックやツールの使い方については入念に確認しましょう。ウェビナーの目的を達成するためには、万全な準備で臨むことがなによりも大切です。
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