Web申請受付とは｜基本的な説明から手順、メリットなどを解説

Web申請受付を取り入れている企業は近年増え続けています。しかし具体的な手順や享受できるメリットを深く理解していない方も多いですよね。そこで、今回はWeb申請受付に関する基礎から具体的な導入に至るまでに必要な知識を解説していきます。

Web申請受付とは

「Web申請」という言葉を最近よく耳にしませんか？一方で具体的な定義や利用例について、よくわからないという方も多いかもしれません。そこで以下詳細について解説していきます。

インターネットを用いる申し込み方法

従来、紙媒体などを使っていた事前の審査をWeb化・オンライン化して行う申請受付方法です。申請から届出などの手続きをいつでも、どこからでも実現できるようになりました。基本的にはWeb申請を利用することで、わざわざ移動したり、手書きで書き込むと言った作業がなくなり、スマートフォンや自宅のパソコンで完結します。ただ、書き込みなどが完了した電子文書に関しては、紙として印刷し、郵送にて対応するケースもあります。

Web申請受付が活用される用途

Web申請受付は、事業の補助金・助成金申請、奨学金申請・加入申込、受験検討者への認定資格申込、口座開設、契約更新　など様々な用途で活用されています。

Web申請受付の導入例

Web上での申請や電子申請を導入することで、メリットを享受できた企業は多く存在します。ここでは具体的な3社を解説していきます。

一般社団法人　日本血液製剤機構

1つ目に「一般社団法人　日本血液製剤機構」の例を紹介します。大学機関や研究機関を持つ病院では、研究を支援する制度として「公募制奨学寄附制度」が存在します。年間多数の応募がある一方で、個人情報は厳重に取り扱わなければならない必要があるため、事務的な負担が大きくなっていました。

そこでWeb上での申請を導入したそうです。公募の受付から合否の通知まで情報管理のフローを完全に自動化し、一括管理を行うことで、業務量を削減することに成功しました。結果的にセキュアな環境下で管理することが可能になり、公平性、確実性を両立したシステムの導入に成功しています。

学校法人　名城大学

2つ目に「学校法人　名城大学」の利用例を見ていきましょう。名城大学は1万5000名以上の学生を誇る文理融合型の総合大学で、約100年間の歴史があります。グローバル人材を育てていくために、多彩な留学制度を設けていることが特徴です。国際化計画を実践させてから、夏のプログラムへの応募が殺到するようになり、1回の募集で100名、ときには200名以上の応募があったそうです。手書きによる紙ベースの書類を手作業で処理していたので、1人のスタッフが丸3日費やし、作業をこなしていました。

また学生側の文字のミスや読み取れない箇所があるときには、直接電話で確認しなければならないことも多々ありました。そこでデータ化を不要にし、海外英語研修プログラムへの参加申し込み書をWeb上で入力できるようにしたのです。大学側もPDFで簡単に管理することができますし、学生自身も修正が必要な際はフォームが送れない仕様になったため、双方の負荷軽減を実現しました。またフォームデータをダウンロードするだけの作業に変わったので、処理に要する時間は10分程度へと短縮することができたそうです。

株式会社JTB 浜松支店

3つ目に「株式会社JTB 浜松支店」の例を紹介しましょう。浜松支店には約40名ほどの法人営業部隊がいました。JTBといえば一般には個人旅行のイメージが強いですが、法人営業部は行政の案件をメインとしており、行政の業務委託案件や海外視察の手伝いなどに従事していました。

2020年4月に、JTB浜松支店は静岡県浜松市から休業要請協力金の支給事業についての相談を受けました。市の要望は「困っている事業者に一日でも早く協力金を支給すること」で、そのために事業者の支援金の申請を迅速に行えるシステムを構築する必要がありました。

そこで電子申請を導入し、結果的にユーザーはどこでも申請可能となりました。また記入漏れなどの入力ミスを指摘できるようになり、結果的に2カ月間で約3,700件の申請に対応し、約20億円の支給まで増やすことができました。

Web申請受付を企業が導入するメリット

Web申請受付を導入することで、企業側が享受できるメリットはいくつも存在します。以下、メリットについて具体的に解説していきます。

大幅な時間短縮が可能

これまで手動で実施していたような、エクセルへの打ち込み作業や、郵送作業などをオンライン化することで、大幅な時間削減ができます。また、手動での情報入力などは入力ミスによる作業のやり直しやなども起こってしまう可能性があります。そういった追加の工数をも減らすことが可能となります。

属人的な作業を減らせる

Web申請受付を導入することで、手動業務が減り、あの業務はどうやれば良いのか？といった事象を減らせます。企業規模の大小かかわらず「その担当者でなければ対応できない」という問題は起きてしまいがちです。また属人化した作業は、仮に引き継ぎをする際にも工数が発生してしまいます。急に退職してしまうことや病気で長期的に入院してしまうことを考えた際に、リスクヘッジにもなります。

Web申請受付の導入手順

Web申請受付を導入する際に必要なステップが存在します。導入手順について解説していきます。

導入する目的を決める

どの業務を、どういった目的のためにオンライン化するべきかを事前に決定していきます。すべての業務をオンライン化することも可能かもしれませんが、組織全体で必要性を理解してもらえないと、いざ導入した際に社員にも浸透していかないリスクがあります。まずは導入目的を整理した後に、関係各所で合意を取っていくことが重要でしょう。

導入方法の検討

導入をする場合、主に「自社主導で導入を進める」または「ベンダーなどに協力を仰ぎ進める」という2つの方法があります。

社内である程度のノウハウや工数を確保できるようであれば自社主導が良いですが、多くの場合自社のみで導入することが難しいケースがあります。ベンダーともに進めるのであれば、課題および対策方法など幅広く相談に乗ってくれるため、導入までスムーズに進捗する可能性があります。

テスト運用後、本格的にリリースする

準備が整えば、本格的に始動していきましょう。導入後も不具合が発生したり、追加でオンライン化を検討する必要が出てくる可能性もあります。常に業務の効率化などを考えながら、よりスムーズな業務にできるよう改善をしていく必要があります。

Web申請受付で気をつけるべきこと

Web申請受付を行うことで、前に進むことも多くありますし、たくさんのメリットを得られます。しかしその裏側には気をつけるべきことも存在するので、以下のことを念頭に置きWeb申請受付の導入を行っていきましょう。

システムを入れたら終わりではないことを理解する

Web申請受付のシステムを導入したら、終了ですべてがうまくいくわけではありません。「予想通りにうまくWeb上のシステムが動いているか」や「それに対する費用対効果は上がっているのか」など確認し、適宜アップデートしていくべきです。また電子申請受付が今後複雑になっていけば、利用者の負担も増え、利便性や実用性から遠ざかっていくことも考えられます。いかにシンプルなサービスを追求するかも重要な柱になってくるでしょう。

早めに準備を進める必要がある

各種手続きのWeb化は、時代の流れとともに急速に進んでいます。利便化もそうですが、企業がより効率的に動けるよう、また無駄のない運営ができるように必要だからです。いち早くWeb化を取り入れて活用していくことが重要です。大手企業のみにかかわらず、創業して間もない会社も検討してください。自社での対応が難しい場合は専門家のサポートを受け、安全に進めていきましょう。

申請や応募受付の電子化・システム化ならWebフォーム作成システム「SPIRAL®」

当社のご提供する 「Webフォーム作成システムSPIRAL®」は、かんたん操作で自由自在にフォーム作成が行える定額制のWebフォーム作成システムです。 申請や応募の受付だけでなく、その後のステータス管理や応募者用マイページ作成など、受付から管理までをWebシステム化することができます。

受付フォームは画像やPDFなどのアップロードにも対応。拡張子指定や容量制限、入力制限もできるので、自社の要件にあったフォームを構築することができます。また、デザインはテンプレートからの選択の他、HTML、CSS、JavaScriptを利用してカスタマイズも可能です。

申請者用・管理者様にそれぞれマイページを作成し、ステータス管理や申請内容の情報変更をWeb上で行うこともできます。

書類申請、出願・公募受付、補助金・助成金申請、契約加入・更新受付、キャンペーン受付、問い合わせ受付など様々な業界・用途・シーンで延べ11,000社以上のご利用実績がございます。

サービスの詳細については「Webフォーム作成システムSPIRAL®」のページをご覧いただくか、サービス導入をご検討中の方はこちらからぜひお問い合わせください。

まとめ

今回はWeb申請について、具体例を交えて解説しました。Web申請を導入することによるメリットは豊富です。大幅な時間短縮が可能で集計や分析、属人化の排除ができるので、円滑な企業運営を実現できます。知識不要で万全のセキュリティSPIRAL®️であれば、スピーディーでフレキシブルなシステムなので、企業運営に役立つこと間違いなしです。一度導入を検討してみてはいかがでしょうか？