電子稟議システムとは｜導入のメリット、選定ポイントを解説

近年、働き方改革が進み、電子稟議システムを導入する企業が増加傾向にあります。今回は電子稟議システム導入することで得られるメリットや、導入手順、導入時の注意点について解説します。まだ紙で申請を進めている場合は、ぜひシステム化の検討をしてみてはいかがでしょうか。

電子稟議システム（ワークフローシステム）とは

電子稟議システム（ワークフローシステム）とは「業務上の流れを電子化したシステム」のことを表します。このシステムは「社内稟議システム」とも呼ばれ、働き方改革の流れから導入する企業は増加傾向です。業務手続きを電子化することで、これまで人の手で行っていた単純作業の自動化につながります。つまり、電子稟議システムは、申請や稟議などの各種手続きの業務負荷を減らす、画期的な仕組みといってよいでしょう。

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電子稟議システム導入のメリット

電子稟議システムを導入することで、どのようなメリットが生じるのでしょうか。ここでは、電子稟議システムを導入によるメリットを4つ紹介します。

申請や確認における業務量の削減が見込める

電子稟議システムを導入することで、申請作業や確認作業などの単純作業が省かれ、業務の効率化につながります。従来の業務フローでは申請書を提出するだけでも、申請書の印刷や管理部門への提出など、無数の仕事が発生していました。こういった業務上の無駄を省略し、重要度が高い仕事に集中できる環境を整えることにつながります。

働き方改革を推進できる

近年、リモートワークなど新たな働き方が注目を集めています。場所に縛られない働き方をする上でも、電子稟議システムは力を発揮します。電子稟議システム上では電子データで仕事が進むため、紙媒体を用いることはありません。そのため、紙の資料に判子を押すためだけに出社するなどの場所に縛られた働き方から解放されます。

内部統制の強化につながる

電子稟議システムを導入することで、申請や承認のフローを見える化できます。これにより、紙の書類では管理しきれない部分を省き、曖昧さをなくすことにつながります。具体的には、口頭でのやりとりで契約を結んだり、許可なしで物品を購入したりすることがなどがあるでしょう。このような管理しきれない取引は、電子稟議システムを導入することで不可能になります。それに加えて、承認の権限を持っている人がオフィスにいないときに、代理で捺印するような杜撰な管理体制を改善することにもつながります。職場の風通しを良くする点においても、電子稟議システムは大きな役割を果たすでしょう。

意思決定のスピードが上がる

電子稟議システムを導入することで、承認工程の流れるスピードが改善され、意思決定が速くなることにつながります。紙で作成された文書を用いて社内でやり取りをしていると、事業所間での郵送や作業の抜け漏れによる手戻りなど、多大な時間を要します。一方、電子稟議システムはクリック一つで申請や承認の意思を示せるのに加え、ステータスを逐一確認することも可能です。これにより、承認者に確認を促すことが可能になるため、無駄な待ち時間を省けます。

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電子稟議システム導入のデメリット

電子稟議システムを導入する際に生じる可能性のあるデメリットを紹介します。ここで挙げる2つのデメリットの例は、気をつけるべきポイントを押さえることで克服が可能です。克服するためのポイントについても詳しく解説します。

操作が難しくシステムが浸透しない可能性がある

紙でのワークフローに慣れている人は、電子稟議システムの導入に抵抗感を覚える可能性があります。基本的な仕事の流れは同じであっても、そのやり方が変わることは、大きな環境の変化を伴います。システムの導入によって業務効率が落ちてしまうようでは、元も子もありません。そのような事態に陥らないために、最近の電子稟議システムは直感的でわかりやすい操作感になるよう設計されています。

さらに、分からないことがあれば、電話やチャットによるサポートを受けられる場合もあります。導入初期に社員教育が必要になる可能性はあるものの、今後の業務効率を考慮すると、導入すべきだといえるでしょう。

既存システムとの連携が難しい場合がある

既存のシステムとの連携できるかどうかは、電子稟議システム導入の大きなハードルになります。新しく導入したシステムと既存のシステムのデータ連携を人の手で行っていては、業務効率化は図れません。さらにいえば、ミスが頻発する可能性さえあります。そのため、電子稟議システムを導入する際は、既存のシステムと連携可能かどうかを確認しておくべきでしょう。連携可能であることを確認した上で、業務上必要な機能を備えた電子稟議システムを比較検討することが大切です。

電子稟議システムの3つの選定ポイント

ここでは、電子稟議システムを選定する際に着目すべき3つのポイントについて解説します。一言に電子稟議システムと言っても、求める機能によってその使い勝手の良さは変わってきます。どういった点に留意して選定すべきか、詳しく見ていきましょう。

申請書の書式を引き継ぐかどうか

従来の申請書の書式を大幅に変更することは、混乱を招く原因になります。電子稟議システムを導入することで、従来の書式が大幅に変更されてしまっては、業務効率を上げるどころか無駄な時間がかかることにつながりかねません。

電子稟議システムには、申請フォーマットを作成する機能があります。その機能を用いて、従来の申請書の書式と近いひな形を作成、保存できるシステムを選定すべきです。申請書の項目を臨機応変にカスタマイズできるものや、Excelの書式をそのまま利用できるシステムもあります。用途に応じて選ぶようにしましょう。

適用範囲をどこまでにするか

電子稟議システムを用いてどの範囲まで対応するかについても、検討しておく必要があります。申請フローの中にもたくさんの種類が存在します。経費精算システムや、勤怠管理システム、日報を共有するシステムなど、業務範囲によって求められる機能はさまざまです。既存の業務システムとの守備範囲も考慮した上で、新たな電子稟議システムの対応範囲を明確にしておきましょう。

承認フローに柔軟性はあるか

企業規模が大きくなればなるほど、承認フローが複雑化していく傾向にあります。直線的に申請から承認に流れるような単純なものばかりではありません。承認一つとっても「引上承認」や「代行承認」などのように、アクションに多様性があります。このような承認フローで業務が進行している部署は、複雑化したフローに対応できる機能がある電子稟議システムを選ぶようにしましょう。

電子稟議システムの3つの導入手順

電子稟議システムを導入する際の手順を3つに分けて紹介します。効率的にシステム導入を進めていくためにも、手順を把握して置くことは重要です。今回は特に重要な3ステップを解説します。

手順1.システム化したい申請書のピックアップ

システム化したい申請業務を選定し、対応する申請書をピックアップします。該当する申請書が複数ある場合は、優先順位をつけて順次対応していくようにしましょう。突如として、慣れないシステムに変わってしまうと社内全体が混乱する可能性があります。小さく始めて、徐々に電子稟議システム内で対応できる申請業務を拡大していく方法は、混乱を最小限に抑えるために有効です。

手順2.適用範囲の決定

申請書のピックアップが終わったら、システム化する申請書の利用範囲を明確にします。全社員的に用いるものなのか、一部の権限を持つ人のみで対応する物なのかを検討しておくことが大切です。これによりシステムのユーザー数や利用する部門などを把握できます。適切な範囲に対して、必要なシステムを利用できるようにすることで、働きやすい職場環境を整えることにつながります。

手順3.既存システムとの連携を検討

電子稟議システム導入する上で障壁になりやすいのが、既存システムとの連携作業です。既存の業務システムと新たな電子稟議システム間のデータ連係がとれないと、無駄な業務の発生につながります。システム同士を連携することで、電子管理できる業務フローの全体像が拡大されます。これこそが、働き方改革をする上で目指すべき姿です。データ連携を円滑に進めるために、専門知識を持つシステム部門との話し合いの元、新システムの導入を進めていきましょう。

電子稟議システム導入時に気をつけること

電子稟議システム導入時に注意すべきポイントについて紹介します。電子稟議システムを導入することは、今までの仕事の進め方や書類のフォーマットなどを見直すよい機会です。システムの便利さを活かしながらも、業務フローを改善していく目線も大切です。

業務フローの見直しを徹底する

電子稟議システムへとワークフローを移すときは、既存のワークフローを見直す絶好のタイミングになります。既存のワークフローを見直す中で、無駄な承認フローや混乱を招くような申請書の様式などは、システム移行のタイミングを機に一新することをおすすめします。システムによる自動化もさることながら、本質的な部分からのアプローチも、業務効率化に必要な視点になります。

使いやすいフォーマットを作成する

紙媒体のフォーマットも、電子化することで一工夫が必要になります。例えば、紙媒体のフォーマットでは、項目を羅列しておいて丸を打たせる様式だったとします。これをそのまま電子化してしまうと、非常に使いにくいものになるのは容易に想像できます。この場合は、選択肢をプルダウンで入力できるようにしておくのがよいでしょう。

このように、今まで紙で行っていた業務をデータ上の操作で行うようになるため、操作性が変わります。パソコン上で入力しやすくするためには、どういった様式がいいのかを考えながらフォーマットを作るようにしましょう。

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まとめ

電子稟議システムを導入することは、業務フローの大幅改善につながります。事業規模が大きく、申請や承認の回数が多いほど電子稟議システムの真価が発揮されます。メリットとデメリットのバランス考えた上で、導入を検討してみてはいかがでしょうか。