書類電子化システムとは？導入手順やメリット・デメリットについて解説

書類電子化システムとは、業務の短縮化や効率化を可能にする文書管理方式です。今回は、電子化システムの導入手順や費用、メリット・デメリットについて詳しく解説します。電子化システムは近年急速に導入が進んでいます。是非最後までお読みください。

電子化システムとは？

電子化システムとは、紙媒体の文書を電子データに変換し、管理していくシステムのことを指します。従来のやり方は、企画書や申請書などのさまざまな書類を紙で管理していました。こういった文書を電子データとして一括管理することを電子化システムといいます。

文書を電子化することで、管理がしやすくなることに加え、ペーパーレスでの業務運営にもつながります。つまり電子化システムは、環境面においてもメリットの大きい管理方法です。

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電子化システムのメリット

電子化システムのメリットを3点紹介します。近年、働き方改革の流れを受け、ペーパーレス化を取り入れる企業数は今後さらに増加するでしょう。紙媒体での文書管理をデータ上での管理に切り替えることで得られるメリットはさまざま挙げられます。その中でも特に代表的なメリットについて詳しく解説します。

書類紛失の回避

電子化システムで文書を管理することで、書類が紛失する可能性を最小限にとどめられます。紙媒体の資料では他の資料と紛れこんだりすることで、管理のしづらさが否めません。

また、万が一紛失し、情報漏洩してしまった場合、会社に対して多大な損失を出してしまうことにもつながります。このような懸念点は電子化システムによって克服されます。

電子化した場合も、情報漏洩のリスクはあるものの、アクセス制限をかけることでそのリスクは大幅に減らせます。またデータ破損に関しても、バックアップを取ることで紙媒体での管理よりも安全に管理することが可能です。

スペースの有効活用

紙媒体での情報の保管は、スペースをとってしまうデメリットがありました。日を追うごとに蓄積する資料を保管するために新しいキャビネットを増やし、オフィスを圧迫するような状況は珍しくありません。

文書を電子化することで、スペースの節約につながります。今まで文書の保管に使っていたスペースを、異なる目的に転用することで業務効率の改善につながります。

検索性の向上

文書を電子化することで、検索性が大幅に向上します。紙媒体の場合、文書が保管してあるところからファイルを取り出し、その中から目視で必要になる書類を見つけ出す手間がかかります。一方、電子化された文書の場合、その手間は省けます。

必要な書類や情報を検索にかけることで、一瞬にして該当する文書にアクセスできます。これは、電子化システム最大のメリットです。

また、タブレットやノートパソコンなどのデバイスを持っていれば、いつでもどこでも情報にアクセスできます。場所を選ばず情報を取り出せるのは、業務効率改善の大きな武器になるでしょう。

電子化システムのデメリット

電子化システムのデメリットについて解説します。業務効率改善に大きな効果をもたらす電子化システムですが、その導入にあたってはいくつかのハードルがあります。従来型の文書管理方法とは異なるため、慣れない点も出てくるでしょう。ここでは電子化システム導入によって、生じる可能性があるデメリットを2つ紹介します。

費用対効果が見合わない場合がある

電子化システムに切り替える際に、多額のコストがかかることが挙げられます。切り替え時に生じる業務には、電子化する対象となる書類を整理することや、電子化システムに切り替え依頼の手続きをすることが挙げられます。これらの業務にかなりの時間と労力が必要です。また、システム導入にかかる費用や、切り替えた直後に生じる混乱などを考慮すると大がかりな改革となるでしょう。どの程度のコストがかかるのかを事前に確認した上で余裕があるタイミングを見計らって行うとよいでしょう。

システムの不具合が起きるとデータが参照できない場合がある

システム上でトラブルが生じた場合、システム内に保存してあるデータを参照できなくなる可能性があります。必要なときに必要な情報にアクセスできなくなるのは、大きなデメリットです。

対策としては、システムとは別にバックアップを持っておくことが挙げられます。普段使用しているシステムとは切り離した領域に保存しておくことで、万が一システムに不具合が生じても、必要な情報へのアクセスは可能になります。また、システム導入の委託先に連絡し、復旧させるための対処法も聞いておくべきでしょう。

電子化システムの導入手順

電子化システムを導入する手順を5つのステップに分けて解説します。いずれのステップにおいても重要になるため、それぞれ詳しく紹介します。

電子化する文書の決定

電子化システム導入するにあたって、最初に手をつけるべきは、電子化する文書を決定することです。業務上の理由や取引先のとの規約などの理由で、電子文書化すべきでないものも存在します。

また、そもそもすでに使われていない文書で電子化するまでも無く、廃棄すべきものも存在します。そういった文書を最初に整理しておくことで、無駄な手間を省くことに加え、電子化された文書のデータ量を最適化することにもつながります。

管理体制の構築

文書管理を体系的に行うことで、情報を検索しやすい環境を整えることが可能です。体系的な管理体制の構築とは、具体的には、ファイル名の決め方やタグの付け方などのルールを決めておくことにあたります。

こういった決まりを最初に決めておくことで、検索性の高い文書管理体系ができあがるのです。

運用ルールの制定

電子化された文書は、適切な運用ルールに則って管理される必要があります。システム上の文書データは定期的な更新が必要になり、常に最新のデータにアクセスできる環境を整えておくことが求められます。

このようなデータのメンテナンス方法を社内でルール化しておきましょう。また、ひとつの電子化システムを複数の部門にわたって共有する場合は、部門間で役割分担を明確にしておく必要があります。メンテナンスに過不足が出ないよう、綿密に連携を取ることをおすすめします。

セキュリティレベルの設定

電子化された文書は、与えられた権限によってアクセスできる範囲に制限をかけることが可能です。例えば、アクセス権を管理者層やある特定の部署にのみ限定するように設定できます。

このように情報公開範囲を最初に規定しておくことで、情報の内部リークをはじめとする、機密情報の漏洩のリスクを最小限に抑えられます。データへのアクセス権を絞ることは、情報セキュリティ対策をする際に必要な考え方です。

外部システムとの連携

電子化システムの使いやすさを決定づける要素として、他のシステムとの連携がとれるかどうかが重要になります。既存の給与システムや精算システムなどとのデータのやりとりがスムーズになることで、業務効率は大幅に改善します。外部システムとの連携は積極的に行っていきましょう。

また、外部機器との接続も業務を円滑に進める上で重要です。取引先から、電子データを紙に印刷することや、FAXで送信することを求められる可能性があります。このような状況に備えて、プリンタやFAXなどの外部機器との連携を取っておきましょう。

電子化システムについて気をつけるべき3つのポイント

電子化システムを導入する上で気をつけるべきポイントについて解説します。ここで紹介するポイントをないがしろにすると、使い勝手の悪い電子化システムになりかねません。社員全員が使いやすいシステムにするためにも、ここで紹介するポイントには気をつけましょう。

スキャンの解像度が適切か確認する

文書を電子化する上でスキャン解像度は最も重要な要素です。スキャナの解像度を低く設定してしまうと、電子化された文書の字が荒すぎて読めなくなります。

スキャン解像度においては、高く設定しすぎるとデータ量が大きくなりすぎます。そのため、文字が読める程度の最低限の解像度に調整して、スキャンするようにしましょう。

また、スキャンをする際に原本がゆがんでいたり、凸凹があったりすると適切に文字や画像を読み込めなくなります。原本に折れ線や浮きがないか、確認しながらデータを取り込むようにしましょう。

使用するデバイスを確認する

どのデバイスで文書を閲覧するのかを把握しておくことは重要です。現代においては数多くの電子デバイスが浸透しているため、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンなどで閲覧されることが予想されます。

そのため、どのデバイスでも閲覧できるような汎用性の高いデータ形式で保存しておくのがおすすめです。汎用性の高いデータ形式の例としては「PDF」や「TIF」「JPG」などが挙げられます。

「PDF」は文字情報に適しており「TIF」や「JPG」は画像情報に適しています。それぞれのデータ形式の特徴に合わせて使い分けましょう。

検索性を上げる

検索をスムーズに行うための工夫も怠ってはなりません。検索性の向上は電子化システムの最大の強みになります。より検索しやすいシステムを構築するためにも、表記揺れには注意が必要です。

表記揺れとは、1つの意味に対して2つ以上の言葉で表現することがあげられます。「パソコン」と「PC」などがよい例でしょう。表記のしかたに統一性がないと、網羅的に情報を検索する際の妨げになります。

表記揺れをなくすためにも、タイトルを統一化することや言葉遣いのルールを決めておくことが必要になるでしょう。

電子化システムの費用

電子化システムはさまざまな企業が提供しているため、固定的な価格はありませんが、相場としては、パッケージ購入で30万円程度が一般的です。また、ユーザー課金制のサービスの場合1ユーザー300円～500円程度になります。

電子化システムと一言にいっても、オプションはさまざまあります。自部署に最適な機能を持つ電子化システムを比較検討することをおすすめします。

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まとめ

電子化システムを導入することで、オフィスのスペースを有効に使えるようになることに加え、業務効率の改善にもつながります。導入にあたっては、比較的大きなコストを要しますが、将来的な業務効率を考慮するとメリットの方が大きくなるでしょう。

ここで紹介した導入手順や気をつけるべきポイントなどを参考に、電子化システムの運用を始めてみてはいかがでしょうか。