電子化とデジタル化の違いとは｜それぞれの意味や違いについて解説

近年、電子化やデジタル化は多くの企業で取り入れられていますが、それぞれがどういった意味や導入に与える影響を持っているのかを把握していない企業も多いかと思います。今回は、電子化やデジタル化の意味や違いについて詳しく紹介します。

電子化とは

電子化とは、紙媒体の書類をデジタルデータへと変換することを指します。 「ペーパーレス化」という言葉を耳にしたことがあるかもしれません。ペーパーレス化も紙媒体のデジタル化を指す言葉で、業務効率の改善や紙資源の節約のため、大手企業などにおいて積極的に取り組まれています。

紙で取り扱っていた情報を電子化することで得られるメリットは多岐にわたります。電子化することのメリットとして、例えば、書類を参照するために一枚一枚紙をめくることなく、一瞬で目的となるキーワードを検索できることなどが挙げられます。働き方改革が叫ばれている現代社会において、書類の電子化は避けては通れないトレンドと言えるでしょう。

デジタル化とは

一方デジタル化とは全述した電子化とは違い、書類などを電子化した先に、業務フローの最適化などを行っていることを指します。

つまりデジタル化の中の一部に電子化が含まれていると言えますし、多くの企業が効率的に業務に取り組むにはデジタル化が必須と言えるでしょう。

電子化とデジタル化の本質的な違い

デジタル化の中に電子化が含まれますが、両者の違いをしっかりと理解できなければ、表面的な電子化しか行うことができずにデジタル化による業務の効率化を図ることはできません。以下に両者の本質的な違いについて解説します。

電子化しただけでは、デジタル化とは言えない

これまで紙媒体で扱っていたものが、ペーパーレス化しただけでデジタル化したと勘違いしてはいけません。

手書きで行っていたものがパソコン入力に変わっただけで、そのデータの共有ができていなかったり、これまで行っていた業務負担が軽くなっていなければ、それは単なる電子化でデジタル化とは言えないからです。

本当に人がやるべき仕事なのかを考える

デジタル化の本質的な目的は、これまで人が行なってきた作業を自動化して、人間にしか行うことができない仕事に従業員のリソースを使うことにあります。
したがって電子化を行なったとしても、その入力作業や目視によるチェックなどを人が行っていては意味がないため、業務全体を俯瞰的に見た時に電子化が必要なものを優先的に行う必要があると言えます。

デジタル化を導入するためのステップ

それではデジタル化を進めるにあたってはどのような手順を踏めばよいのでしょうか。一般的にデジタル化には下記の3ステップが必要とされています。

• デジタイゼーション
• デジタライゼーション
• デジタルトランスフォーメーション

それぞれの詳細について説明していきます。

デジタイゼーション

デジタイゼーションとは、一部・特定の業務を効率化し、コスト削減やアナログ情報をデジタル化することを指します。言い方を変えると、デジタル技術を一部の業務など導入していることを指します。

例えば、顧客情報を紙ベースで管理していたものからデータベース化するなど、人の手作業で行われていたことをデジタル化していることなどです。

デジタライゼーション

デジタライゼーションとは、デジタルツールを活用することで業務フロー全体を最適化している状態のことを指します。

例えばツールを活用し、重要顧客が新サービスを利用する動きがあった際に通知が来るよう設定を行い、その通知に対するフォロー体制を事前に整え、その顧客に対して即座に対応をすると言った仕組みを構築できているような状態です。

デジタイゼーションと比較すると、業務全体の効率化が図れていることが分かるかと思います。

デジタルトランスフォーメーション

デジタルトランスフォーメーションは、経済産業省が以下の定義を示しています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのも のや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

https://www.meti.go.jp/press/2018/12/20181212004/20181212004.html

つまり、下記のように捉えることができます。

• 市場や顧客の変化に適応していること
• 組織や仕組み、サービスをデジタルへ変換していること
• 上記を踏まえて、差別化・競争優位性を確立していること

前述したデジタライゼーションと比較すると、「ビジネス環境（顧客や競争相手）の変化」を踏まえて、最適化を図っていることが分かります。

電子化・デジタル化導入のメリット

話は戻りますが、電子化やデジタル化は業務効率や作業スピードの向上につながります。具体的にどのようなメリットがあるのかについて、詳しく見ていきましょう。

データの保管・検索が容易に

データの保管・検索が容易になることが考えられます。Web上で検索などを掛けられることができるため、ファイル名やファイル内に検索する言葉が引っかかれば、容易に必要なファイルが見つかるようになります。

業務スピードの向上

デジタル化のメリットとしては、生産性や業務効率が改善できる点が挙げられます。デジタル化によって、人の目で1つ1つ確認して行っていた業務が、自動で処理できるようになります。それにより、人手を削減でき、より大切な仕事に集中できるようになるのです。また、単純作業による人為的ミスもなくなるため、見直し作業や手戻りもなくなり、一石二鳥と言えるでしょう。

電子化・デジタル化導入のデメリット

電子化やデジタル化を導入することで生じるデメリットも存在します。従来型の業務環境に変化を与えるとき、何らかの混乱が生じることは避けられません。 電子化やデジタル化を導入するにあたって、どのような混乱が生じる可能性があるのかについて深掘りしましょう。

仕事のやり方が変わる

従来の仕事のやり方が変わることによる混乱が挙げられます。紙媒体による文書管理に慣れている世代の社員が困惑する可能性があるでしょう。ただ、一度取り入れて浸透してしまえば電子文書の扱いが当たり前になっていきます。紙媒体の文書から電子文書へと切り替えた瞬間は、さまざまな問題が起こりえます。しかし、今後の業務効率を考えると、早めに導入した方が電子化のメリットを大きく受けられるでしょう。

セキュリティ対策がより重要になる

デジタル化におけるデメリットはセキュリティ対策が必要になる点が挙げられます。紙媒体のデータと違い、デジタル化されたデータは何者かによって改ざんされてしまう危険性をはらんでいます。テレワークを進めるにあたっては、ネットワーク上に重要データを保管することにもなるため、より一層注意深くなる必要があるのです。対策としては、ウイルス対策ソフトを導入するのはもちろんのこと、社員の情報リテラシーの向上を図る必要性もあります。このように、対策をしっかり打っておくことで、安全なデータ管理環境の構築を進められます。

デジタル化を推進するためには

ここまでデジタル化の必要性やメリットについて解説してきましたが、これからの時代はデジタル化に対応することは必須であると言えるでしょう。
しかし現状として、このデジタル化に対応できていない企業や組織が多いのも事実です。
そのためデジタル化を推進するために重要なことを以下に解説していきます。

デジタル化投資の必要性を理解、周知する

デジタル化は社内の一部の人たちからすると、理解するのが難しかったり、これまでのやり方に変化をもたらすことから、その導入に否定的な人も少なくないでしょう。そして、こうした意見がデジタル化の導入に遅れをとってしまっている原因になっているのかもしれません。

このような状況を変えるためには、苦手意識を持った人たちにもデジタル化への理解が得られるように、その必要性について知ってもらう必要があるでしょう。

例えば、デジタル化を推進することで削減できる経費などを数字化したり、これまでのルーチン業務がなくなるといった具体的なメリットを見える化することで、メリットが伝わりやすくなるでしょう。

中長期的な視点を持つ

デジタル化が推進されない理由の1つとして、初期費用が必要になることが挙げられるかもしれません。
しかし、それを出し惜しんで経営がうまくいかなければ本末転倒です。

出資した費用と回収できる利益を中長期的な視点に立って計算し、デジタル化への出資は一種の投資と考えて行う必要があると言えるでしょう。

まずは試験的にはじめてみる

いきなり全体的にデジタル化を推進することは、費用もかかりますし、デジタル化が浸透するまでの不安も大きいでしょう。

そのような時は、部署の一部からでも試験的にデジタル化を導入すれば、初期費用は小さくてすみますし、デジタル化による効果を比較検証しやすいといったメリットもあります。

そしてそれがうまく運用できれば、デジタル化導入のメリットが明確化するため、その後の導入拡大にもつながりやすくなるでしょう。

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まとめ

電子化・デジタル化を導入することで、業務効率の改善につながります。導入初期は慣れないワークフローに混乱する可能性はあります。しかし、現段階で新しい技術を取り入れておくことが、長期的な目線で見たときにメリットを多く受けられることにつながるでしょう。