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ARTICLEワークフローとは？システム導入のメリット・デメリット、選び方や導入費用は？
ワークフローは社内で行われる業務や申請に関する一連の流れを表します。ワークフローシステムを導入することで業務効率化や働き方改革にも効果が期待できます。この記事では、ワークフローの重要性とシステム導入のメリット・デメリット、導入費用などについて解説します。
目次
ワークフローとは
ワークフローとは、社内のルールや慣習によって決められた流れに沿って業務を処理することです。会社組織ではワークフローが決められていることが多く、会社の規模が大きくなるほどワークフローは複雑化します。ワークフローはどのようなときに使われ、どのような効果があるのでしょうか。
業務の流れを図式化したもの
会社などの組織では、書類の決裁や備品購入といった業務に細かいルールが設定されていることが多いです。申請書を提出して上司に承認の印鑑をもらい、さらに上の管理職に提出したあと総務に報告する、といった一連の流れを図式化したものをワークフローといいます。
組織内業務を可視化することで効率が上がる
業務の流れを図式化して客観的に見ることで、業務の効率化が期待できます。業務内容や書類の種類、判断する上司などによってワークフローが変わるため、組織が大きいほど複雑化する傾向にあります。社内規定が変更になった場合や新しい部署やプロジェクトが発足した場合にも、すでにあるワークフローを応用して対応が可能です。
ワークフローシステムとは
ワークフローで業務の流れを可視化することによって、書類の申請を中心に電子化できる業務内容が見えてくることがあります。ワークフローをシステム化したものをワークフローシステムと呼びますが、どのようなシステムなのでしょうか。
各種手続きの電子化
ワークフローシステムとは申請や承認などの手続きを電子化し、システム上で処理を行うことを指します。たとえば備品購入などを申請する際、紙ベースで行っていた手続きをシステム上で申請できたり、営業先で契約手続きを行う際にその場で申請ができることから承認までの時間が短くて済んだりするなど、ワークフローシステムで手続きを電子化することで得られるメリットは大きいといえます。
勤怠管理や経費精算など、手続きを簡略化する
ワークフローシステムでは残業申請や出退勤などを管理するほか、経費精算の申請までシステム上で完結できます。タイムカードを使用した出退勤管理や、レシートを指定用紙に貼り付けて経費精算を行っている場合は、ワークフローシステムを導入することで手間を大幅に削減できます。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムを導入することで、申請から承認の流れを効率よく進めることが可能です。書類が電子化することでコスト削減の効果があったり、場所を選ばずどこでも申請が可能なため、リモートワークなどの働き方改革にも大きな効果が期待できたりします。ここではワークフローシステム導入のメリットを解説します。
業務効率化が図れる
すべての申請がシステム上で完結するため、承認や決裁にかかる時間を大幅に短縮できます。申請者は申請用紙を印刷して記入し、上司の元へ持っていって印鑑をもらうといったすべての工程をシステム上で数十秒で終わらせることが可能です。
承認側はいつでも申請を確認できるため、外出や出張から戻ってきた際にデスク上に申請用紙が積み上がっているといった事態をなくすことが可能です。ワークフローシステムを導入することで、業務効率の改善を図れるのです。
書類管理の手間が省ける
ワークフローシステム導入によって書類が電子化され、整理やデータ検索が比較的容易にできるようになります。これまで分厚いバインダーに綴じていた書類も電子化で0枚になり、必要な書類データはシステムの検索機能でかんたんに見つけ出すことが可能です。監査法人による調査も電子化されたデータでクリアできるため、書類を山積みに保存しておく手間が省けるのです。
ペーパーレス化でコスト削減ができる
これまで紙ベースで申請を行っていた場合は、大幅なペーパーレス化に繋がる可能性があります。申請書が電子化されたことによって、紙代や印刷時のインク代、郵送費などを削減できるのです。また、これらの書類を綴じて保管しておくファイルも必要なくなるため、備品消耗品費に関するコスト削減効果が期待できます。
内部統制の実現に繋がる
ワークフローシステムによって申請から承認までの流れが可視化されることで、曖昧な決裁や不確定な申請に関するトラブルを未然に防ぐ効果が期待できます。物品購入時は許可されていないものを勝手に購入することがなくなり、発注時や契約時には口頭での約束を廃止して正式な手続きを経た上で業務を進められます。
ワークフローシステムは、承認のために第三者が代理で捺印してしまうといったトラブルも防げるため、内部統制を実現するのに高い効果が期待できるのです。
働き方改革にも役立つ
ワークフローシステムによって社外からも申請が行えるため、リモートワークにも対応できます。申請や承認のために出社する必要がなく、さまざまなワークスタイルにも合わせられるのです。時間や場所に囚われない自由な働き方を実現できるため、働き方改革にも大きな効果が期待できます。
ワークフローシステム導入のデメリット
ワークフローシステムを導入することで業務効率化が図れますが、実際に導入してみると操作がわかりにくかったり自社の業務と合わなかったりする場合があります。わざわざシステムを導入しても、現場に定着しなかったら意味がありません。ここではワークフローシステム導入によって起こりうるデメリットを解説します。
現場への定着支援が必要
ワークフローシステム導入の際は、現場への定着支援が欠かせません。システムの操作が難しく使いこなせない場合、現場からの不満の声が大きくなり、最終的に導入前の状態に戻ってしまうことも考えられます。PC操作に慣れていない社員にも素早くかんたんに使いこなせるようなシステム選びも重要です。
既存システムとの連携ができない可能性がある
ワークフローシステムによっては、すでに導入しているシステムとの連携が取れない可能性があります。複数システムを別々に使用し、システムごとにデータ入力をしなければならないため、手間がかかってしまいます。企業で使用する主なシステムには給与システムや人事システムなどがありますが、すべてを完全に連携させられなくても互換性があるかどうかを確認しておくとよいでしょう。
自社の業務と合わず不便に感じることがある
ワークフローシステム導入によって業務効率化を図る効果が期待できますが、自社の業務内容によってはシステムが適合しない場合もあります。ワークフローシステムの中には、スマホやタブレットなどのモバイル機器に対応していなかったり、複数の承認ルートを登録できなかったりすることもあります。業務効率化を目的にシステムを導入したにもかかわらず、利用する側が不便に感じるシステムでは業務効率が大幅に下がってしまうこともあるのです。
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムの導入を検討している場合、自社にあったシステム内容を選択する必要があります。ワークフローシステムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があり、システムやカスタマイズに大きな違いがあります。また、導入時には自社システムとの互換性があるかどうかを確認したり、実際に使用する社員にもわかりやすい設計になっていたりするかどうかを確認します。
オンプレミス型とクラウド型を選択
ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は、システム構築や運用を自社で行います。カスタマイズの自由度が高いため、自社のワークフローに合わせてシステムを構築できます。初期費用がクラウド型に比べて高いことと、開発やメンテナンス、運用すべてを自社で行う必要があるデメリットがあります。
クラウド型は、システムの事業者がインターネットを経由してシステムを提供します。初期費用がオンプレミス型よりも安く、ネット環境があればどこでもログインが可能です。システムのアップデートや障害時の対応はシステム事業者が行うため、自社で対応する必要がありません。ただしカスタマイズ性が低く、自社のワークフローにシステムが合わない可能性もあります。
自社システムと連携できるかどうか
ワークフローシステムを導入する際は、自社ですでに取り入れているシステムと連携できるかどうかを確認しましょう。ワークフローシステムには、外部システムと連携できるものが多く開発されています。ところが、いざ導入してみると自社システムとの互換性がなく、すでにあるシステムをワークフローシステムに合わせて変更しなければならないこともあるのです。また、連携の際に複雑な工程が必要なものも避けて、スムーズに連携がとれるものを選びましょう。
カスタマイズの自由度はあるか
ワークフローシステムのカスタマイズには、承認者変更などの業務に関わる部分も出てきます。そのため、専門知識がないと変更ができないシステムでは一部の人しか変更作業ができず、その人の業務を圧迫してしまうことにも繋がります。
せっかくワークフローシステムを導入しても、カスタマイズの自由度が低く難易度が高いシステムでは逆に使いづらくなってしまうこともあるのです。ワークフローシステムを導入する際は、カスタマイズの自由度の高さや変更難易度の低さも確認しておきましょう。
直感的な操作が可能か
ワークフローシステムは社内の人間全員が使用するシステムですので、誰にでも直感的に操作できる設計にしなければなりません。操作方法に関する教育を行う必要がありますが、あまりにも使いづらいシステムだと現場には浸透しません。外出中にも使用するシステムであれば、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスでの操作性も重視しましょう。
ワークフローシステム導入時に注意すべきこと
ワークフローシステムを導入する場合、導入前に業務フローを整理しておく必要があります。社内のシステム改変は社員にとってストレスになりかねませんので、段階的に少しずつ導入するだけでなく社員への説明と教育をきちんと行わければなりません。ここでは、ワークフローシステムを導入する際に注意すべき点を詳しく解説します。
業務フローを整理する
ワークフローシステムを導入するにあたり、現在の業務の流れが効率的かどうかを検討しましょう。システム導入は業務改善のいい機会でもあります。現在の申請ルールなどを洗い出して問題点をピックアップし、必要のないルールや業務は導入前になくしてしまうのもよいでしょう。
大規模な人事異動や組織改正を頻繁に行う企業の場合は、人材配置が変わるたびにワークフローの刷新をしなければならないこともあります。何度も刷新を行うのは非常に手間がかかりますので、汎用性のあるワークフローを開発するとよいでしょう。
段階を踏んで導入する
ワークフローシステムを社内で一斉に導入してしまうと、予期せぬトラブルで業務が止まってしまったり社員の混乱を招きやすくなったりします。システム導入の際は、段階的に少しずつ導入するようにしましょう。一度にすべての機能を導入しないといった方法や、部署ごとに分けて導入する方法など、不具合があったとしてもリカバリーしやすいように慎重に行います。
社員への事前説明をする
ワークフローシステムを導入する際は、社員に対する説明を怠らないようにしましょう。システムを導入するメリットや目的を伝えた上で、使用方法の教育やサポートの体制をきちんと整えておく必要があります。運用開始後には、問題なく活用できているかといったヒアリングや不明点がないかを確認するなど、社員が安心してシステムを使えるようサポートを忘れないようにしましょう。
ワークフローシステム導入時の費用
ワークフローシステムは、カスタマイズの自由度が高く多機能であるほど高額になりやすいのが特徴です。高額なシステムを導入しても自社の規模では使い切れない場合があります。逆にコストをおさえて導入したいなどの理由から安価なクラウド型を選択すると、自社のワークフロー問題が改善されない可能性もあるのです。
ここではワークフローシステムを導入する際の費用について解説しますので、システムの内容と価格を照らし合わせて最適なシステムを選択してくださいね。
初期費用がかからないものもある
オンプレミス型はカスタマイズの自由度が高く、社内で情報を管理するため情報漏えいのリスクが低いのがメリットですが、多額の初期費用がかかります。具体的にはサーバー購入、ソフトウェアやライセンスの購入などが発生します。
一方クラウド型はすでにあるシステムをインターネット経由で使用するため、初期費用がかからないことが多く、かかったとしても非常に安価です。ただし、マルチデバイス対応であったりチャットツールなどと連携できたりするシステムは、その分費用が高額になりやすいです。
月額費用は1ユーザーあたり数百円のものが多い
クラウド型のワークフローシステムは、使用する分にコストがかかる従量課金制であることが多いため、利用するアカウント数や期間に応じて使用料金が異なります。月額料金の相場としては1ユーザーあたり数百円程度で収まることが多く、自社サーバーを置く必要がなかったり最低限の機能だけで十分だったりする場合にはクラウド型がおすすめです。
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まとめ
ワークフローシステムは、社内で行われる申請や承認の流れをシステム上で行えるようにするものであり、業務効率化に大きな効果が期待できます。システムを導入することで、これまで見過ごしてきた曖昧な決裁などを発見できるため、社内の内部統制の役割もあります。システムはオンプレミス型とクラウド型がありますが、それぞれ費用や機能が異なりますので、自社のワークフローにあったシステムを導入しましょう。導入時には、現場で働く社員にもシステムの目的や使い方をきちんと教育しなければなりません。
