書類電子化とは？電子化する方法やメリット、注意点を解説

電子帳簿保存法の改正や働き方改革、テレワークが推奨される近年では、書類の電子化を進める企業が増えています。電子化によって享受できるメリットだけでなく、デメリットや電子化を進める際の注意点について解説します。

電子化とは？

デジタルへの移行化が進む中、多くの企業が進めている業務の一つです。よく耳にする言葉ですが、一体電子化の定義とは何なのでしょうか？具体的に解説していきます。

ペーパーレス化を行うこと

電子化とは、紙媒体の書類などを電子媒体に移し替えることを指します。企画書や契約書などさまざまな書類が存在しますが、これらを電子化することにより場所を問わず確認が取れるようになるので、業務効率化にもつながります。企業におけるペーパーレス化は、以下の2つの観点があります。

1つ目に、現在存在する紙の書類を電子化することです。これによってリモートワークでも必要な情報をどこからでも確認することができますし、書類のファイルに比べて検索性も向上します。書類保管のために必要だった書棚や倉庫も不要になります。

2つ目に、紙の書類を前提としたワークフローそのものを電子化することです。企業内の書類を全て電子化しても、ワークフローを見直さない限り、次から次へと紙書類が増え続けてしまいます。紙書類を必要としないワークフローの確立がペーパーレス化のポイントと言えるでしょう。

電子化が注目を浴びる背景

現存する書類をさまざまな要因から電子化しようとする世間の流れはありましたが、注目されているのはそれだけが理由ではありません。ワークライフバランスを重視する働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、在宅ワークが急増したことも大きな要因です。過去には電子帳簿保存法やe-文書法など法整備もありましたが、最も状況が大きく変わったのは近年であることに間違いないでしょう。

書類電子化の目的とは？

電子化の需要が高まっている理由は、企業の戦略や方針によってさまざまです。中でも多くの企業に該当する目的を具体的に解説していきます。

ワークスタイルを変えるため

企業が電子化を進めることで、社員や顧客の効率化を図ることができ、満足度が上がる可能性も考えられます。電子文書を徹底的に管理し業務フローを作り上げることで、能率的なワークスタイルを実現できます。書類を捜索すること、紛失すること、最後に誰が所有していたのかなど無駄な時間を省けて、ホワイト企業で働きやすい環境だというアピールにもなります。

コストを削減するため

書類を紙媒体で保管しておく場合は格納スペースが必要です。大量の書類を管理しなくてはならない保管庫や資料室が社内にあれば、そのスペース分の土地代、維持費がかかります。もちろん倉庫や資料室に設置するキャビネットの準備、運搬費用もかかります。

また、書類は一定数ではなく増加し、処分すべき書類も出てくるので、人件費を割く必要があります。紙のための印刷費用なども紙媒体による無駄なコストといえるでしょう。電子化でこれらの手間を排除し、金銭的なコストも人的コストもカットが可能です。

環境面を配慮するため

書類の電子化を進めることで、世界的に深刻な環境問題への取り組みを表せます。ペーパーレス化は持続可能な社会への取り組みにもつながり「環境破壊や地球温暖化などの問題を常に念頭に置いている企業」として、社会的な評価を受けられる可能性も考えられます。

書類電子化のメリット

電子化の導入に伴い、得られるメリットも多く、実際に多数の企業が採用しています。大きく以下の3つのメリットに分けられるので、詳しくお伝えしていきます。

業務効率化を図れる

書類を探すのが簡単になるということは、無駄な手間や時間が減少し、会社としてクリエイティブな、ポジティブな作業に割ける時間が増えます。書類を探すような時間は無駄であり、記憶をたどるところからスタートすることもあります。

必要な文章をクラウド上、ネット上にまとめ電子化することは、商談や打ち合わせでも緊急時にも対応しやすく、業務の効率化という点で大きなメリットが感じられるでしょう。

セキュリティを強化できる

ペーパーレス化をすることで、担当者ごとにアクセスできる情報に制限を設けて、情報漏洩の危険をコントロールできます。紙媒体とは異なり、データ化された書類は劣化したり読めなくなってしまったりするリスクがありません。パソコン本体が故障や紛失しても、クラウドサービス上に留めておけば、いつまででも保存ができます。従来起きていたトラブルを少しでもなくすことができれば、従業員からの信頼も得られ、安心できる会社という評価にもつながるでしょう。

企業の価値を高められる

ペーパーレス化を推進することで、環境に優しい取り組みをしている企業であることやWebに疎くない企業であること、セキュリティ面に気を遣っている企業だと認識させられます。周りからの評価が総合的にあがることで、事業面でも良い影響が出てくるかもしれません。

書類電子化のデメリット

企業によって、タスクの効率化やセキュリティ面の強化など多くのメリットを享受できます。その一方でデメリットもあるので、ここから解説していきます。

費用対効果が見合わない場合がある

ペーパーレス化のためには、セキュリティ対策のためのソフトを取り入れたり、ネット環境を整え直したりしなければなりません。新しいシステムを導入することは大きく手間とコストがかかることになるので、慎重に行うようにしましょう。

システム障害でデータが閲覧できなくなる可能性がある

クラウド上にすべての文書を保管すると、手元には紙面での情報が1枚もないということになります。万が一クラウドサーバー上にシステム障害などが起こった場合は、アクセスできなくなってしまうリスクが考えられます。そのための対策は必須となります。

書類電子化を検討する際に注意したい4つのポイント

書類の電子化を行うには大きく分け4つの要素を検討する必要があります。

機密性

文書の閲覧権限のない人間がアクセスしたり、サイバー攻撃を受けたりしないよう、機密性を担保する必要があります。そのため、いつ誰が、サイト上にアクセスしたか把握できる状態にするとよいでしょう。

検索性

目的の文書までにすぐに辿り着けるようにする必要があります。ファイル検索からの方法だけでなく体型的にデータ保存することで検索性をアップさせることが可能です。

完全性

保存義務期間中に改ざんなどがないよう、セキュリティを万全にすることが求められます。紙の場合は金庫に保管することで物理的に盗まれるリスクは低減することができます。しかし、電子書類の場合ウイルスやサイバー攻撃などの外的要因や誤操作による内的要因で流出のリスクが高まります。

安全な場へバックアップを取るなどの対策を講じることが義務付けられているのです。これは「e-文書法」と呼ばれ、法人税法や会社法、などで保管が義務付けられた文書や請求書、領収書などについて、紙媒体以外に電子化した文書ファイル（電磁的記録）での保存を認める法律のこととなります。

見読性

出力した書類を見やすい状態にしておく必要があります。ディスプレイやプリンター表示でも同様。解像度の目安として、150dpi程度といわれています。

書類電子化の具体的な手順

文書を電子化することで、たくさんのメリットが生まれます。しかし無計画に電子化を進めれば、電子ファイルが増え続けます。無闇にコストを浪費せず、順序立てて電子化を進めていきましょう。ここからは電子化の具体的手順について解説していきます。

必要な書類か否かを分別する

オフィス内の文書のうち、約半分近くは処分すべき書類だと考えましょう。創業してから、今までの文書を全く整理していない企業であれば、不要文書が8割近くに及ぶこともあります。

また、どのジャンルの書類を電子化すべきか考えなければいけません。活用頻度の高い「契約書類」や閲覧頻度の高い「マニュアル書」などタダで電子化をできるわけではないので、何が電子として必要で、何が電子として不要なのか見極めましょう。

原稿の調査をする

契約書など原稿状態をリサーチします。まず文書量を測ります。全体数量やその中で抽出したい枚数をカウントします。量があまりに膨大な場合は、契約書の台帳等を駆使し、件数を把握します。この数量に合わせてスケジュールをたて、いつから電子化できるのかが決まるので、非常に重要です。

その後、契約書を区分します。基本契約や機密保持、覚書などを分けましょう。枚数も書類によって1枚のものから、何十・何百枚に及ぶものまであるので注意しましょう。その後、はじめて期間が確定されます。業者に委託する場合、ボリュームによるので、一度問い合わせてみましょう。もしスキャニングを使う場合には、1台あたり800〜1.000ページの処理が可能なので、そこから逆算します。

発注先を決定する

事前の設計計画が完遂したら、業者を選択しましょう。契約書の状態から量、ファイリング方法やいつリリースしたいかなど業者とすり合わせを行います。業者や委託する側の会社によって必要なコスト、準備期間、完成までの時間など全くことなるので、内製にするのか外注にするのかも含めて社内でも最終確認を行いましょう。

合わせて読みたい記事「書類電子化システムとは？導入手順やメリット・デメリットについて解説」

書類電子化における注意点

文書を電子化することは業務をより効率的に行うために有効なことです。しかし、ペーパーレス化することには注意点も存在しますので、電子化が実装されてからの状況を想像し、トラブルが起こることのないよう文書電子化を進めていきましょう。

そもそも電子化が必要なのか

何も考えずに無闇にデジタル化を導入することはやめましょう。思い切ったもののまだ電子化をする必要はなかった。などのケースもあるからです。実際にかかる初期コストやリスクなどさまざまな観点を考慮した上で判断すべきです。周囲の会社の状況や顧客の声などに引っ張られないようにしましょう。

電子化の品質チェックをする

電子化する際には、文字や、図面が綺麗にスキャンされているか確認する必要があります。電子化したことで解像度が下がることは、契約や今後のやり取り、会社での業務に支障が出るからです。低い解像度でスキャニングを行い、文字が読みにくい、拡大して使用できないなど不具合が出てしまうこともしばしばあります。文字や画像において、イメージより高めの解像度を意識しスキャンすることが重要です。

また、書類にぼやけなど不明瞭な部分がないかチェックしましょう。書類を渡した段階で、稀に折れていたり、反っていたりする場合があるので、未然にそれらを防ぐことがよりスムーズな電子化につながるでしょう。

データの形式を確認する

どのデバイスにも閲覧できるようにするには、頻繁にPDFが用いられますが文書の特性に合わせたデータ形式を選びましょう。最も代表的なPDFは、PDFリーダーさえあればどういった環境でも閲覧できることが特徴です。文字情報を取り込み文書化した際も、フォント埋め込みで文字化けを防止できます。

セキュリティ設定や電子署名など情報漏洩からも守れます。JPEGは解像度の高い画像ファイルに向いていて、TIFは長期的な保存に向いているなど、それぞれの特色を考慮して、最大のパフォーマンスを発揮できるようにしましょう。

セキュリティレベルを設定する

きちんと管理しなければ、強固なセキュリティにはなりません。資料をメールなどで送信する際はパスワードを決め、外部の人間から見られないよう設定する必要があります。またクラウドにデータを保管する際、クラウド上へのアクセスは誰でも閲覧ができる状況になるのでファイルへのアクセス権限などは必須です。

他にもIDとパスワードを設定し、アクセスを制限することや社員のみしかわからない「秘密の質問」の設定、不正アクセスを検出できるようにするなど、さまざまな対策を組み合わせることをおすすめします。セキュリティの問題は自社のみでなく、取引先などの他社や顧客へ多大なる迷惑をかけることにもつながりかねないので、用心深く設定しましょう。

電子化できる書類とは？

書類電子化は世間的に進んでいるように見えて、不動産売買における重要事項証明書やマンション管理等の委託契約書、宅建業者の媒介契約書など法律上一切電子化の進められていない業界もあります。そもそも電子化が可能な文書なのかを知っておくことが必要です。以下解説していきます。

法律で認められた書類

主に会計帳簿や決算関係書類棚卸表、組合員名簿（会員名簿）などが代表例として挙げられます。そして、電子化が可能となる条件は前述した通り「機密性」「検索性」「見読性」「完全性」の4つです。機密性とは「不正アクセスから守られているかどうか」で、安全な文書管理の実現が求められています。検索性とは「すぐ確認できるのかどうか」で、企業や内容だけでなく、契約日時、人物などで検索できるようにしておくことが好ましいです。そして見読性はスキャニングした文書をデバイス上で「正しく映し出せるかどうか」で、適切な階調が必要です。最後に完全性は「保存期間中に消滅などを防止する対策を講じているかどうか」です。どんなタイミングであれ、事実を確認できるようにしておきましょう。

電子データの保存期間

法人の場合であれば、確定申告書の提出期限から7年です。それ以降に関しては、保存を義務付けられていませんが、7年間は手元に置いておく必要があります。帳簿書類とは異なり、電子データの際は電子帳簿保存方に貞恵られた保存要件を満たしつつ、過去7年間分のデータを保存する必要があります。個人事業主に関しては、5年間のものもあり、白色申告か青色申告で異なります。

電子データの保存方法

「国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律」である電子帳簿保存法によれば、承認されている保存方法1つ目は「電磁的記録による保存」。2つ目に「スキャナ保存」。1つ目の電磁的な記録による保存は、パソコンを使用して作成したデータの保存のことです。2つ目のスキャナ保存は、受け取った文書をスキャニングし、電子文書として保存するものです。その内容は全く違うものなので注意しましょう。

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まとめ

今回は電子化の導入に対するメリット、デメリットや注意点について説明していきました。電子化を進めれば、業務効率化や、セキュリティ力、企業の価値の向上につながります。万全なセキュリティのSPIRAL®️を導入して、より良い企業運営をしていきませんか？