Web出願とは？スマホ版のシステム導入の必要性や構築手順、注意点を解説

Web出願とは、インターネットから利用できる高校や大学受験の出願方法を指します。私立大学から導入する学校が増え、近年はユーザーの利便性の高さから国公立大学や公立高校にも導入が進んでいます。今回はWeb出願システムの導入の必要性や注意点について解説していきます。

Web出願とは？

Web出願とは、学校受験の出願をインターネットから行うことをいいます。以前は志願者は受験校から願書と募集要項とを取り寄せ、手書きで必要事項を記載する必要がありました。受験生側の視点として、Web出願ならこれらの手間がかからず、手元に願書がない状態でもすぐに出願できます。

Web出願に必要な事前準備

Web出願をするためには、受験生にインターネットに接続できるパソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末を準備してもらう必要があります。加えて出願時には連絡先のメールアドレスの登録も必要となります。メールではWeb出願の登録完了や受験料の入金完了のお知らせを送ることができます。

Web出願の流れ

まずは学校のWeb出願のページをブラウザで開き、手順を読んでおきます。受験先によって、出願方法が異なることがあるためです。

氏名、住所と電話番号、出身校と在籍校などの基本情報、顔写真のデータのアップロード、どの受験方式を選択するか、志望学部や学科、コースなどを画面の指示通りに入力、選択していきます。出願フォームに必要事項をすべて入力し、送信するとインターネットでの作業は終わりです。学校によっては出願フォームに入力する前に、マイページ作成を求められることがあります。

ほどなくして学校から確認メールが届きます。出願に必要な確認票などを印刷する、受験料を支払うなど確認メールの指示通りに行います。Web出願時の受験料支払いは、多くの場合ネットバンキングやコンビニ支払い、ATM支払いなどから選ぶことができます。

そして印刷した確認票などと事前に準備した資料一式を封筒に入れ、学校へ送付すればWeb出願は完了です。後日、学校から受験票が郵送されます。

Web出願のメリット

Web出願は、学校側にとっても志願者にとっても紙の郵送等の手続きがなくなり、手続きのスピードアップが図れるようになります。また、説明会用に登録したデータを出願や入学の手続き時でも利用できるため、手動での登録作業をなくし、業務の仕組みが実現できます。

また、学校がWeb出願に対応することは、志願者へのサービス向上に繋がります。紙の願書や募集要項を印刷、送付するためのコストが削減でき、データ入力などの手間が不要になるメリットもあります。

ユーザー視点でのWeb出願のメリット

学校の中では、紙ではなくWeb出願を選ぶと、受験料割引を受けられる学校があります。複数の試験の併願で割引を受けられるサービスが利用できる学校もあり、紙での出願よりも受験費用を抑えられます。実際、併願時の割引サービスの登場後は、Web出願を利用するユーザーが増えたといいます。

紙の出願では、学校の窓口へ直接行くか郵送での取り寄せで願書と募集要項を購入する必要がありますが、Web出願では不要です。手間が省け、締め切り間近の出願や急な進路変更にも対応できます。Web出願なら24時間いつでもできますし、受験料の支払いも保護者の都合の良い手段、タイミングで可能です。

Web出願ではフォームに入力した情報に誤りがあるとエラーが表示されるため、紙のような記入ミスや記載漏れを防げます。そして紙とは違い、出願後に出願内容をチェックしたり、変更したりすることもできます。

学校視点でのWeb出願のメリット

Web出願なら締め切り直前に募集要項などを持っていない方にも対応できるので、受験する人に対してのサービス向上に繋がります。志願者が願書を取り寄せるという手間がななくなり比較的かんたんに出願できるようになること、駆け込みの需要にも対応できるようになることから出願者数が増加する可能性も考えられます。

紙の願書から学内システムにデータを入力する手間がなくなり、出願書類の確認のための時間を短縮できます。出願人数と受験料の入金状況をリアルタイムで確認でき、事務作業の効率化も図れるでしょう。

紙の出願では学校が願書と募集要項とを印刷し、受験する人に郵送していましたが、Web出願では不要なのでコストを削減できます。試験の合否通知はWeb出願の管理画面で設定しておけば一斉送信でき、手間もかかりません。

合わせて読みたい記事「Web出願のメリットとは？定義から必要性まで徹底解説」

Web出願システムの概要とできること

Web出願は、仕組みを導入する学校側、利用するユーザー側、どちらにとっても大きなメリットがあることをご紹介しました。ここからは、Web出願を可能とするWeb出願システムの概要と導入によりできることを解説していきます。

Web出願システムとは

Web出願システムとは、これまで受験に必要な書類を用意して郵送により行っていた出願の手続きをインターネット上で行うシステムです。学校にとっては、出願書類の発送、願書の受付、入金確認、合格発表など、入試に関する一連の業務を効率的に行うことができ、導入が急速に進んでいます。また、ユーザーにとっても、パソコン・タブレット・スマホなどの端末とインターネット環境があれば気軽に利用でき、24時間自分の都合のいい時間帯に利用できるメリットがあります。

Web出願システムでできること

Web出願システムの最も中心となる機能は出願の受付ですが、その他にもさまざまな機能を有しています。まず、従来取り寄せが必要であった募集要項をWebサイト上で確認できるため、学校側では書類の発送手続きが不要です。また、受験説明会やオープンキャンパスの受付もシステム上で行え、参加者名簿もかんたんに作成できます。さらに、インターネットバンキングやクレジットカードでの受験料の決済や合否の照会、入学手続きに対応するシステムも多数提供されており、学校の担当部署・担当者の入試関連業務の効率化が期待できます。

スマホ版のWeb出願システムを導入する必要性

総務省が平成29年に行った調査によると、10〜40代の各世代ともに8割以上の人がスマートフォンからインターネットをしています。13〜19歳では82.2％、20代では94.8％の高水準です。

スマートフォンの個人所有率は13〜19歳では79.5％、20代では94.5％にもなっていますから、志願者にとってはスマートフォンを使ったWeb出願が最も利便性が高いといえるでしょう。多くの人に受験してほしいと考える学校にとっては、スマホ版のWeb出願システムを導入することが有効な手段になります。

スマホ版のWeb出願システムを導入するメリット

スマホ版のWeb出願なら志願者はいつも持ち歩いているスマホから出願できるため、パソコンよりも利便性が高いと感じるでしょう。学校はスマホからも願書受付をすることにより、より多くの志願者に応募してもらえる可能性が高まります。

ユーザー視点でのスマホ版Web出願のメリット

スマートフォンからWeb出願ができれば、自宅以外の場所からでも出願できます。出願校からの通知メールの受信や受験会場までのアクセス、受験までのスケジュールや合否の確認などをスマホだけでまとめて管理できるので、パソコン受付よりも便利に感じるユーザーは多いでしょう。

学校視点でのスマホ版Web出願のメリット

前述した総務省の調査によると、パソコンからインターネットを使っているのは13〜19歳が56.5％、20代では72.7％ですから、スマートフォンよりも少ない割合です。パソコンからのWeb出願だけでなく、スマホからのWeb出願システムも完備すれば、志願者に対しての間口を広げられます。

スマホ版のWeb出願システムの構築・導入手順

スマホ版のWeb出願システムを構築するには、志願者の窓口となるWebページと学校が扱う管理画面、決済代行機能との連携などが必要です。Web出願システムにはオーダーメイド版とパッケージ版、クラウド版などがあり、それぞれに導入費用は異なります。

スマホ版のWeb出願システムに必要なもの

スマホ版のWeb出願システムには、志願者に対する窓口となるWebページが必要です。Webページには受験の募集要項の確認と出願登録と修正、受験料の入金状況や合否の確認などができる機能を含みます。加えてマルチデバイス対応にすると、パソコンからでなくスマートフォンなどからでもアクセス可能です。

決済代行機能と連携して志願者からの受験料支払いを受け付け、学校へまとめて振り込んでもらいます。学校の管理画面では自校と受験についての情報の登録、出願情報の管理や受験料の入金状況の確認、合否通知メールの送信などを行えるようにします。

そしてWeb出願システムと学内の既存システムとを連携できる機能があると、学校内でよりかんたんに収集したデータを活用できます。

スマホ版のWeb出願システム導入の費用目安

学校がスマホ版のWeb出願システムを導入する際、システム開発会社にオーダーメイドのシステムを発注した場合は1,000万円以上、パッケージ化されているシステムを自校のサーバーに導入した場合は600万円ほどの費用がかかります。

クラウドのスマホ版Web出願システムは、出願の受理件数に応じて料金がかかる従量制の場合があります。例えば出願受理1件につき2,500円とすると、100件では25万円、500件では125万円です。それにプラスして、サーバー管理費が1年につき5万円ほどかかります。

スマホ版のWeb出願システム導入の際に気をつけること

スマホ版のWeb出願システムを導入する際には、業務に必要な機能を搭載しているか、カスタマイズできるかどうか、ほかの学内システムと連携しやすいかを確認しておきましょう。また、導入後の運用をスムーズに行えるようにサービス提供会社のサポート体制を確認しておくのも重要といえます。導入初年度は紙の出願との併用になるので、管理がかんたんなシステムだと運用負担が軽くなります。

さらに、志願者から預かった個人情報の流出を防ぐため、セキュリティ対策が十分に整っているWeb出願システムを選ぶことも大切です。

業務に必要な機能を搭載しているか

Web出願システムを導入するにあたっては、どのような業務を行いたいかを整理したうえで、必要な機能を搭載しているか確認しましょう。

例えば、試験前に説明会やオープンキャンパスを開催予定の場合には、参加者の受付から出願まで対応するシステムがおすすめです。

また、受験料の徴収に関する業務も効率化したい場合には、インターネットバンキング、クレジット支払い、コンビニ支払いなど自社で検討している支払い形態に対応しているシステムか確認が必要です。

カスタマイズできるかどうか

願書の様式や必要な項目はそれぞれの学校により違います。カスタマイズ性が高く、願書の項目などを自由に設定できるかなどを、Web出願システムを選ぶ基準にしてもよいでしょう。システムによっては願書の設定項目のアレンジを制限されているものもあるので、事前に確認されることをおすすめします。

ほかの学内システムと連携しやすいかどうか

Web出願システムが、学籍管理システムなどの既存の学内システムと連携できると便利です。他のソフトウェアと機能を共有できるAPIが利用できるかや、CSV形式でのデータのやり取りが可能かなどを確認しておきましょう。

紙の願書と併用しても運用しやすいか

多くの場合、Web出願を導入した初年度はWeb出願と従来通りの紙での出願を併用し、2年目からWeb出願に完全移行します。紙提出の出願管理もかんたんに行えるシステムなら、運用の負担が軽くなります。

また、Web出願のみに移行した後も、パソコンやスマートフォンなどの端末やプリンターを持っていない志願者に対応できるよう、学校のパソコンやプリンターなどからでも出願できるシステムが望ましいでしょう。

サポート体制は充実しているか

Web出願システムは導入すれば終わりではなく、運用していく過程でさまざまな疑問や操作に関する不明点が生じます。問題点が解決するまでシステムが止まってしまってはユーザーの出願機会を失ってしまうことにもなりかねないため、サービス提供会社がサポートをしてほしいタイミングですばやく対応してくれるか事前に確認しておきましょう。サポート窓口、メール・電話・チャットなどのサポート方法、サポート時間は特に注意が必要です。

セキュリティ対策は十分か

Web出願システム内では、志願者の決済手段の情報を含めた個人情報を預かることとなります。万が一データが流出してしまえば、Web出願システムの提供元に原因があったとしても学校が批判を受ける対象になり、イメージに傷がついてしまうでしょう。

Web出願システムはデータセンターの監視体制が十分にあり、データの暗号化やIP認証機能などのセキュリティ対策が万全なものを選びましょう。

合わせて読みたい記事「Web出願システムとは？メリットや導入のポイントについて」

申請や応募受付の電子化・システム化ならWebフォーム作成システム「SPIRAL®」

当社のご提供する 「Webフォーム作成システムSPIRAL®」は、かんたん操作で自由自在にフォーム作成が行える定額制のWebフォーム作成システムです。 申請や応募の受付だけでなく、その後のステータス管理や応募者用マイページ作成など、受付から管理までをWebシステム化することができます。

受付フォームは画像やPDFなどのアップロードにも対応。拡張子指定や容量制限、入力制限もできるので、自社の要件にあったフォームを構築することができます。また、デザインはテンプレートからの選択の他、HTML、CSS、JavaScriptを利用してカスタマイズも可能です。

申請者用・管理者様にそれぞれマイページを作成し、ステータス管理や申請内容の情報変更をWeb上で行うこともできます。

書類申請、出願・公募受付、補助金・助成金申請、契約加入・更新受付、キャンペーン受付、問い合わせ受付など様々な業界・用途・シーンで延べ11,000社以上のご利用実績がございます。

サービスの詳細については「Webフォーム作成システムSPIRAL®」のページをご覧いただくか、サービス導入をご検討中の方はこちらからぜひお問い合わせください。

まとめ

スマートフォンからインターネットを利用している人は、13〜19歳では80％ほど、20代では約95％もいます。Web出願システムは、志願者の利便性が高いスマホ版を導入しましょう。マルチデバイス対応のシステムなら、スマホだけでなくパソコンやタブレットなどの多くの端末から利用できます。