セミナー・イベント管理の記事
ARTICLEセミナー運営にかかる主な費用。料金体系の例と忘れがちなポイント
自社でセミナーを開催したいと思っても、どのようにすればいいのか、費用はいくらくらいかかるのか、わからないことがたくさん出てきます。予算内で良質なセミナーを運営するために、セミナー運営にかかる費用について見ていきましょう。
セミナーの会場を借りた場合にかかる費用
まず気になるのは、会場を借りた場合にかかる費用のことでしょう。貸し会議室やセミナー用の会場など種類はさまざまですが、人を招く場としてふさわしい、なるべく良い会場を借りたいものです。
しかし、良い会場は料金も高くなりがちです。グレードを下げて考えると、今度はアクセスや広さの問題が発生するので、予算とのバランスを考えながら慎重に選ぶ必要があります。
100人規模セミナー会場 都内の料金例
仮に100人規模のセミナーを都内で開催する場合、立地条件や設備によっても変わりますが、1日のレンタルで30万円程度かかります。
半日のレンタルだと15万円程度になりますが、いずれにせよ決して安いとは言えない価格帯です。これ以上の安さを求めるのであればアクセスや建物の質、広さなど何かしら犠牲になると考えた方が良いでしょう。
自社の会議室や提携企業の会議室も要検討
1つのアイデアとして考えたいのが、自社や提携企業の会議室を利用する方法です。会議室の有無、スペースなど超えなければならないハードルはありますが、コストの大幅な削減ができます。
100人規模を収容できる会議室を持っている企業はそれほど多くはありませんが、小規模のセミナーであれば、開催可能な会議室も存在します。予算が厳しい場合は、この方法も検討しましょう。
定員を決める際は会場費を考慮
セミナーの定員を決める場合は、会場費を考慮する必要があります。参加無料のセミナーであれば会場費を抑えて、有料のセミナーであれば会場費を賄える参加費を設定しましょう。
どのくらいの人数の参加が見込めるのか、参加費をいくらにすれば会場費をペイできるのかは重要な問題です。赤字を覚悟しての開催であればともかく、そうでなければ緻密な価格設定をしましょう。
セミナー集客や管理に関する費用
会場費の次に考えなければならないのは、集客や管理に関する費用の問題です。セミナーの告知をするのにも費用はかかりますし、一定の規模からは参加者の管理も費用をかける必要があります。
委託業者に丸ごと任せるという選択肢もありますが、そうなれば当然費用もかさみます。費用をなるべく抑えるとして、最低限の出費で運営する場合でも、セミナー管理システムは使用する方が安全です。
リスティング広告などの広告費
リスティング広告やネット広告を含む各メディアへの出稿料、プレスリリースやダイレクトメールの作成費および発送の通信費など、広告費もかかってきます。
少しでも多くの集客が必要であれば、かけなければならない費用です。身内のみで開催するセミナーであれば低価格で済みますが、外部の参加者を見込む場合は、ある程度の出稿を考えましょう。
管理システムの初期費用や月額費用
多くの参加者が見込めるセミナーでは、セミナー管理システムを利用することでかなりの効率化が望めます。自社のマンパワーを使って費用を抑えるのも選択肢ですが、予約受付や当日受付の手間は大きく違ってきます。
管理システム導入の初期費用は約2～3万円、月額の使用料は1～2万円ほどです。使える機能や導入するソフトによって価格は大きく変化するので、自社の状況に合ったものを選びましょう。
セミナー運営にかかる料金は？予算を大きく占める人件費や会場使用料
セミナー運営にかかる諸費用
最後に、セミナー運営にかかる細かい諸費用についても紹介します。会場費と広告費を出せば、セミナーを開催できるというわけではありません。他のことでも、細かい費用がかかります。
中でも、スタッフの人件費、交通費と機材費が割合が多くなります。自社の人材で賄うことも可能ですが、経験豊富なスタッフに外注する方がベターだと言えるでしょう。
司会や運営スタッフの人件費、交通費
当日に必要な運営スタッフは、管理責任者1名、ステージ進行責任者1名、アシスタント1名、受付3～5名、誘導2～3名プラス司会1名というのがおおよその相場です。ここに報酬と交通費が発生します。
これだけの人数に報酬、交通費として出す金額は、決して安いものとは言えません。どこまでを専門スタッフに任せるのか、それとも可能な限り自社の人間で賄うのか、慎重な判断が必要です。
セミナー運営にかかる料金は？予算を大きく占める人件費や会場使用料
録音や撮影、消耗品等
セミナーを録音、撮影したい場合はそのための機材が必要です。ビデオカメラなどをレンタルしている業者もいますが、単発で行うセミナーなのか、継続的に行うセミナーなのかで選択も変わります。
継続的に行う場合は、購入してしまった方が最終的に安くつく可能性があります。より良い品質のデータを残したいのであれば、録音用の機材も必要です。その他消耗品の出費も考えておきましょう。
まとめ
セミナーの開催には、決して小さくない額のお金が動きます。セミナーを成功に導くには、内容と同じくらい環境作りが重要です。
特に負担の大きい会場費・広告費・人件費をどのように工夫して抑えるか、これが大きなテーマになります。予算と相談しながら、充実したセミナーを開催しましょう。
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