セミナー・イベント管理の記事
ARTICLEセミナーの企画から運営まで。失敗しないためのポイントを解説
自社でセミナーを開催するとき、一体どんなことが重要になるのでしょうか。魅力的な企画の立案や事前準備、実際に運営する際のポイントも抑えなければなりません。ここではセミナーの企画や運営について、深く掘り下げて見ていきましょう。
セミナー運営を成功に導く鍵は企画にある
セミナーを成功させるためには、開催するセミナーが参加者にとって、魅力的でメリットのある企画であるかどうかを考えなければなりません。
セミナーの開催目的や内容、登壇する人物は誰か、目を引くようなタイトルをつけているかなどによって、セミナーの集客は大きく左右されます。
セミナー運用目的を明確にする
そのセミナーが何のために開催されるものなのか、どういう人に参加してほしいのかによって、宣伝方法は変わります。ただ単にセミナーを行うだけでは、誰も来てくれません。
そこで重要になってくるのが、企画の段階でターゲットを明確に定めることです。年齢や性別、職業、家族構成など、セミナーの内容に合わせて、ターゲットを設定しましょう。
新たな顧客を獲得するために、直接会って伝えるのか、ダイレクトメールを送るのか、LP（ランディングページ）を用いるのかなど、さまざまな方法の中から適切なものを選択します。
セミナー開催日の決め方
いつセミナーを行うのかも大切なポイントです。開催日によって集客は大きく左右されます。
業種によっても変わりますが、年度末前後や年末年始、お盆などは避けたほうが賢明です。ゴールデンウィークなどの連休も避けましょう。
平日と土日の開催それぞれにメリットがあります。管理職をメインの客層とするのか、非管理職をメインにするのかでも変わってきますが、平日開催を軸に考えるのが基本です。
セミナー運営で押さえるべきポイントとは。自社運営や代行の選択
集客に効果的なセミナータイトルとは
案内や広告などでまず目に入るのは、そのセミナーのタイトルです。内容を上手くまとめた、思わず参加したくなるような魅力的なタイトルを考案して、集客に繋げましょう。
どういったタイトルが良いのか、そのポイントを解説します。
数字や記号でインパクトを与える
心理学上でも一般化している考え方ですが、明確な数字を打ち出すことによって見る人の関心を大きく引くことができます。イメージを具体化して、受けられる利益が計算しやすくするためです。
それと同じ論理で、セミナーとタイトルに記号を使うことも有効です。これには開催者側がどの部分を重視しているか、より伝わりやすくするメリットがあります。うまく組み合わせてインパクトを出しましょう。
参加により利益が得られることを印象付ける
集客を得るには、『このセミナーは、自分にとって利益になるぞ』と総合的に思ってもらえるかが重要なポイントになります。参加者にとってどんな利益があるのか、企画する側も十分に把握してアピールしなければなりません。
セミナーのタイトル・テーマ・講師・参加費など、それらを総合的に検討して参加不参加は決定されます。宣伝ではこれらをシンプルにまとめ、参加者へメリットを伝えましょう。
セミナー運営を成功させるコツと注意点
企画が良くても、運営面で至らないところがあればそのセミナーは失敗ということになってしまいます。入念な準備とシミュレーションを行い、充分な人員を取り揃えましょう。
また、経験豊富なセミナー業者に委託するという選択肢もあります。さまざまなノウハウを学べるメリットもあるため、上手く活用しましょう。
すべて自社でまかなう場合には、しっかりとした情報収集と計画が必要不可欠です。時間的なコストも考慮して、効率よく進めなければなりません。
成果を意識して構成を作る
自社にとって、何がどうなればそのセミナーを成功と呼べるのでしょうか。新しい顧客を獲得したり、既存の取引先との関係を深めたり、ゴールは企画によって変わってきます。
だからこそ、企画の段階でゴールをきちんと設定することが重要です。どういう成果が欲しくてセミナーを開催するのか、そこから逆算して構成を作ることで無駄のないセミナーになります。
事前準備は抜かりなく
いざセミナーを行う、となったところで、どうしてもトラブルは発生してしまうものです。トラブルをなるべく未然に防ぐこと、そのために自社で情報共有をしっかり行うことが重要になります。
タイムスケジュールや当日配布する資料の作成、会場の動線確認など、やらなければならないことがたくさんあります。ひとつずつタスクを消化し、セミナー本番に備えましょう。
参加者の管理、受付が円滑に進むよう対策を
参加者を受付で長く待たせてしまったり、用意していた資料が足りなかったりすることは、避けなければならない事態です。会場がわかりづらい場合は誘導係も用意しましょう。
また、司会者や運営責任者、講師は大きなプレッシャーの中で動くことになります。彼らの負担も考慮してスムーズな運営を行い、充実したセミナーを開催しましょう。
セミナー運営はツール活用でもっと楽に。システム導入のメリットとは
まとめ
セミナーの開催は、企画や運営の時間的コストや金銭的なリスクもありますが、成功すれば自社にとって大きなメリットが発生します。担当者は責任感を持ち、情報を共有して業務にあたりましょう。
参加者に楽しんでもらえることが最大のゴールです。そのための努力を惜しまないことで、自社の次なる視野が広がっていきます。
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