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ARTICLEセミナー運営でマニュアルは重要？運営のポイントや項目例のまとめ
セミナーを成功させるための、運営のポイントとマニュアルの項目について解説します。コツを押さえれば、セミナーの効果を最大限に引き出せるでしょう。自社運営ではなくアウトソーシングする場合のポイントについてもご紹介します。
セミナーの自社運営の方法とポイント
セミナーを自社で運営する場合、限られた人数で社内の目標を達成しなければいけません。そのため、効率的かつ効果的な方法をとることが重要です。
セミナーの自社運営において、どんなことに気をつければ良いのでしょうか。そのポイントを2つに分けてご紹介します。
ノウハウやコツを知っておく
1つ目のポイントは、効率的なセミナー運営のノウハウやコツを知っておくことです。何も知らずに見切り発車すると、非効率なセミナー運営体制ができてしまいます。
集客は『ターゲットを明確に設定する』ことが重要です。性別・年齢だけでなく、性格やライフスタイルまで、できるだけ細かく設定しましょう。ターゲットが明確になっていると、集客方法が自ずと絞られます。
告知は『ターゲットに合った告知方法』を選びましょう。ターゲットが若い年齢層ならSNSなどを中心に告知をした方が効率的です。逆に、高齢者などの場合は、ハガキやチラシなど、直接手に取れるものの方が分かりやすいでしょう。
動きなどのマニュアルを作る
2つ目のポイントは、当日の動きなどを細かく記したマニュアルの作成です。セミナー当日は、社内のチームワークが試されます。
タイムスケジュールはもちろん、担当者それぞれの動きやトラブル発生時の対応方法など、全員が共有できるマニュアルを作成しておきましょう。事前に共有しておくと、認識の違いなどすり合わせが可能です。
マニュアルがあると連携プレーがとりやすく、セミナーが滞りなく進行できます。その結果、顧客満足度の向上にもつながるのです。
セミナー運営で押さえるべきポイントとは。自社運営や代行の選択
セミナー運営マニュアルの項目例
セミナーに向けてマニュアルを作成するにあたり、どんな項目を入れると効果的なのでしょうか。具体的な項目例を3つあげて解説します。
イベントや会場の基本情報
イベントのタイトル・日時・会場などの基本情報は、マニュアルの必須項目です。これらの情報は、イベントを行ううえでチームの全員が知っておくべきでしょう。
会場までの地図や交通手段なども明記しておくと、参加者に聞かれたときすぐに答えられるので安心です。もし協賛や後援がある場合は、その記載も忘れないでください。
運営図や進行スケジュール
運営のリーダーや各担当者が分かるよう、組織運営図があると便利です。「ここの担当者は誰？」「これについては誰に聞くべき？」と迷ったときに役立ちます。
当日の進行スケジュールも載せましょう。全体の流れはもちろん、細かな時間や場所が分かりやすいように記載するのがポイントです。「イベントが予定通り進行できているか？」随時チェックするときの目安にもなります。
トラブルやイレギュラーへの対応
万全の対策をとっていても、当日は予想外のトラブルが発生するものです。イレギュラーな出来事にも慌てず対応できるよう、その方法について記載しておきましょう。
トラブルが起きたとしても適切な対応ができれば、イベント運営を妨げることはありません。念のため、病院などの緊急連絡先も載せておくと安心です。
セミナー運営代行会社を検討するときの比較ポイント
セミナー運営は、外部の企業にアウトソーシング（業務委託）することも可能です。有能なセミナー運営代行会社に依頼すれば、コストはかかるものの、効果的なセミナー運営が期待できるでしょう。
アウトソーシングを検討するにあたり、考慮すべきは『規模』と『頻度』です。2つのポイントを判断基準に、自社運営にするかアウトソーシングするか、検討しましょう。
規模
セミナーの規模が小さい場合は、自社運営も十分可能です。参加人数が少なければ、その分管理する顧客データも少ないので、社内のリソースで賄えるでしょう。
数百人など規模が大きい場合は、タスクと顧客データが膨大になるので、アウトソーシングした方が賢明かもしれません。特に、セミナー運営経験の浅い企業がいきなり自社だけで大規模なセミナーを開催するのは、リスクが大きいと言えるでしょう。
頻度
規模の小さいセミナーでも頻繁に開催する場合は、自社運営では手が回らない可能性があります。1度に参加する人数は少なくても、回数が多ければその分タスクは増えるからです。顧客データも膨大化し、管理体制の問題も出てきます。
まとめてアウトソーシング会社にお任せできれば自社内の工数は少なくなるため、開催頻度が多くても対応できることでしょう。
もし自社でやることを選択するのであればセミナー管理ツールは導入した方がいいでしょう。顧客データの管理だけでなく、集客の支援や参加後のフォローにも使え、業務が格段に効率化します。
セミナー運営代行会社の見極め方。プロに相談したい顧客管理と活用法
まとめ
セミナーを自社運営するうえで、マニュアルの作成は重要です。必要な項目が網羅されていれば、連携プレーがとれるので当日のセミナーをスムーズに進行できるでしょう。
また、スタッフの余裕ある対応は、顧客満足度を高め、結果的に会社の利益につながります。もしセミナー運営に自信がない場合は、アウトソーシングもおすすめです。解説した通り、セミナーの規模や頻度によって依頼するか否か検討しましょう。
また、セミナー告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
