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ARTICLEセミナー運営の流れと管理システムの導入メリットとは？
セミナー運営における、プロジェクト管理や顧客フォローといった多くの作業は、ツールを活用することで効率よく行うことが可能です。この記事では、セミナー運営の流れと管理システムの導入メリットについて紹介します。ぜひ導入の参考にしましょう。
セミナー運営のおおまかな流れ
セミナーは、事前の準備はもちろん、終了後もするべきことがたくさんあります。まずは、セミナー運営のおおまかな流れを確認しましょう。
事前の準備
まずは、セミナーの目的を決めましょう。新規顧客を獲得するのか、商品の売り込みをするのかなど、具体的なゴールを設定します。この際、何名集客したいかや、どれだけの利益を上げたいかなどの目標も設定してください。
次に、日時や会場を決めます。集客しやすい日時や場所を見極めて、事前に下見に行くことも大切です。
目的、目標、日時や会場が決まったら集客を行います。セミナーのイベントページに応募フォームを設置したり、メール配信での告知を行います。参加の応募があった顧客にはリマインドメールを送ります。
必要なコンテンツを作成し、打ち合わせやリハーサルを経て当日を迎えます。
当日の運営や終了後のフォロー
当日は、参加予の一覧や配布資料の確認をして、早めに会場の準備を始めます。受付では、参加者にストレスを感じさせないよう、素早く丁寧な対応を心がけましょう。
また、セミナー運営は終了後のフォローも大切です。フォローアップメールで当日使用した資料を送ったり、アンケートに誘導するなどしてより良い関係を構築します。
セミナー終了後のフォローが徹底していれば、参加者が常連になってくれたり、セミナー運営の改善ポイントとなる有益な情報が集まるなど、たくさんのメリットがあるでしょう。
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セミナー運営システムを導入するメリット
セミナー運営システムを導入することで、先ほどご紹介した業務はどのように効率化できるのでしょうか。セミナー運営システムのメリットを解説します。
業務の効率化
セミナー運営システムを使うことで、これまで電話やメール、FAXで受け付けていた申込みを、24時間、いつでも受け付けることができます。申込受付を自動化することで、人為的なミスを減らし、さらにスタッフの負担も減らせるでしょう。
また、顧客情報をデータ化して蓄積するので、集客方法の改善や企画のブラッシュアップに役立てることが可能です。手動で情報を集めるよりも、効率的に正確なものになります。
このように、これまで手作業で行っていたものをシステムに任せることで業務が効率化でき、コンテンツの作成などよりコア業務に注力できるようになるでしょう。
参加者の満足度アップ
セミナー運営では、参加者へのフォローも大切な仕事です。セミナー運営システムは、申込直前の告知メールや終了後のお礼メールを自動で送ってくれるので、参加者の満足度が向上するでしょう。
また、蓄積された顧客情報を活用して、ターゲットに響くようなメール配信や的確なフォローアップができます。見込み客を逃すリスクを最小限に抑えることが可能です。
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セミナー運営システムの機能
セミナー運営システムを利用することで、効率的なセミナー運営ができるイメージはもっていただけたでしょうか。セミナー運営システムの理解をより深めるために、どのような機能があるか、代表的なものをみていきましょう。
イベントページ、フォームの作成機能
何か情報を得たいときにはまずインターネットで検索する今、イベントページの作成は必須ともいえるでしょう。セミナー運営システムではHTMLの知識がなくても、イベントページの作成が簡単にできます。PCやスマートフォンなど複数のデバイスへの対応も可能です。
申込フォームの作成機能もあり、受付業務をシステムに任せることができます。フォームの複製機能などもあり、一度イベントページを作成すれば、次回以降はより手軽にページの作成ができます。
申込、キャンセル、人数上限などの来場者管理機能
セミナー運営では申込みだけでなく、申込み後のキャンセルへの対応や、募集人数の上限管理も必要です。セミナー運営システムでは、申込の自動受付や、キャンセルの連絡があった場合の消込み、日時や人数上限での自動締め切りができるので、手動での作業が大幅に削減できます。
マーケティング機能
セミナー運営には改善がつきものです。セミナー運営システムでは会員情報をデータベース化して管理することでセグメントごとの分析ができたり、参加者にアンケートを配布し、その結果を分析することができます。中には、ログ解析の機能を持っているものもあり、イベントページの効果測定を行うこともできます。
こうした分析結果から、集客方法やセミナーの内容の改善を行うことができます。
まとめ
セミナー運営を全て手作業で行うと、トラブルが発生する可能性が高くなります。スタッフ同士の情報共有に遅れが生じたり、内容のブラッシュアップなどのコア業務が疎かになったりすることもあるでしょう。
スタッフの負担軽減や、より確実なマーケティングのために、セミナー運営ツールを導入することは、非常に有効な手段の1つだと言えそうです。
また、イベント告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
