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ARTICLEセミナー運営をASPサービスで管理するメリットと選び方まとめ
セミナーが成功するかどうかは、スタッフの連携が非常に重要です。スタッフ間の連携をより円滑に行うためにも、ASPサービスを活用してみてはいかがでしょうか。この記事では、セミナー運営をAPSサービスで管理したするメリットや、サービスの選び方を解説します。
ASPとオンプレミスとは
ASPとは『Application Service Provider』の略で、ネットワーク経由でアプリケーションソフト使用のサービスを提供する、事業者やビジネスモデルのことです。
この対比としてオンプレミスがよく挙げられますが、こちらは『on-premises』を日本語にしたもので、premisesは『店内』や『構内』を意味しています。
それぞれの特徴について詳しく見ていきましょう。
オンプレミスの特徴
オンプレミスは、自社でサーバー環境を用意して設置するサービスの使用方法です。
社内環境を用いるのでカスタマイズが行いやすく、セキュリティに関しても、自社でデータ管理を完結させられる点で優れています。
ただし、ライセンスの使用料やセキュリティ対策を自社で用意しなければならないなど、初期費用や手間がかなりかかってしまうのが難点です。
ASPの特徴
今までは業務をする際には、自社でシステムを開発したり、市販のソフトを導入したりするのが一般的でした。これはセミナーの開催においても同じです。
しかし、近年はインターネットの普及によって、ソフトをわざわざ導入しなくても、外部にあるサービスを使うことで、そういった業務が行えるようになってきました。
本来、ASPとはネットワーク経由で、業務に必要なサービスを提供する事業者のことですが、SaaSと同じ意味として扱われる場合も多くあります。主に会計や事務業務で使われますが、通常業務やイベントの運営などにも使われる機会が増えてきました。
どんなメリットがあるかは次の項目で詳しく説明してきます。
ASP型のセミナー運営管理システムを導入するメリット
近年では、ASPのサービスを利用して、セミナー運営をする企業が増えているようです。どういったメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。
簡単に導入できる
ASPの最大のメリットは、簡単に導入できるという点でしょう。ネット上にあるリソースを使うために、自社でサーバーや使用環境を用意することがなく、必要なサービスを必要なだけ導入すれば良いからです。即日導入も難しくありません。
また、初期費用がほとんどかからないのも魅力です。サービス申し込みのために1万円程度がかかるくらいで、中には無料で提供しているサービスもあります。
こういった点からも、近年ではASPの方が好まれて導入されている傾向にあるようです。
セキュリティやシステム更新の手間がない
オンプレミスの場合、ソフトウェアやセキュリティのバージョンアップは自社で行います。
ASPの場合は、ソフト起動時に更新について教えてくれたり、事業者側で行ってくれたりするケースもあります。より使いやすいインターフェイスやシステムの実現に向けて、コンスタンスに更新が行われているサービスも多いです。
業務効率や稼働率の向上
ASPの場合、社外にいてもインターネットにつながる端末さえあれば、どこからでも閲覧・編集ができるというメリットがあります。
会社内にいる事務スタッフから、イベント会場にいるスタッフに、直接更新データを渡すことが容易です。上記の理由で情報の共有も簡単なため、業務効率の改善や稼働率にも良い影響をもたらしてくれます。
セミナー運営管理システムの選び方
実際にセミナー運営システムを選ぶ際に、どういった点について気を付ければいいのか、ポイントについて解説します。
ニーズや使い勝手
セミナー管理システムに何を求めるのかによって、使いやすいものを選びましょう。事務運営に優れたものもあれば、当日の会場での運営に優れたサービス、参加者の管理に優れたものなどさまざまです。
また、使い勝手の良さもポイントでしょう。多機能なサービスは色々なことができますが、社員の使いやすさを考慮するのも大切なポイントです。
コストとセキュリティ
コストに関しても、サービスによって異なりますが、オンプレミスとASPであればASPの方に軍配があがるでしょう。必要なサービスを必要なだけ導入すればいいので、費用が安く済みます。
加えて、参加者や講演者などの個人情報を扱うため、セキュリティがしっかりしたサービスを選んだ方が良いでしょう。情報漏洩などが発生してしまうと会社の信用問題に関わりますので、十分な注意を払わなければなりません。
セミナー運営はツール活用でもっと楽に。システム導入のメリットとは
まとめ
APSサービスでセミナーの運営を管理することは、一般的に普及しています。どの端末からも編集・閲覧ができることから、情報共有やスタッフ間の連携が取りやすいのがメリットです。
イベント運営に特化したサービスもあるため、セミナーの価値をより高めるためにも、APSを導入してみてはいかがでしょうか？
セミナー運営のポイントについては、「セミナー運営で押さえるべきポイントとは。自社運営や代行の選択」をご覧ください。
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