セミナー・イベント管理の記事
ARTICLEセミナー・イベント管理はアプリがおすすめ。メリットや機能を紹介
セミナーやイベントの運営にはさまざまな業務があり、楽に進めるにはコツがあります。そのコツの1つがセミナー管理システム・アプリの活用です。セミナー管理アプリの主な機能や、利用することによるメリット、製品の選び方を紹介します。
セミナー管理アプリを使うメリット
セミナー管理アプリを利用すると、セミナーの運営が楽に行えるというメリットがあります。利用によるメリットについて、具体的なポイントをみていきましょう。
業務の効率化
セミナー管理アプリの利用による大きなメリットといえるのが、セミナー業務の効率化です。セミナーの運営は申し込み受付1つとっても、電話やメール、FAXなどさまざまな方法があり、これをまとめて管理しなければいけません。
セミナー管理アプリを利用することで、セミナーの予約を一元管理できるようになります。電話などではスタッフの不在時は対応できませんが、管理アプリを利用してサイトから申し込みをしてもらえば、不在時も予約ができ、効率的です。
予約だけでなく、当日もアプリを利用することで、スムーズに受付できる製品もあります。業務の効率化により、他の業務にかける時間を増やすことや、セミナーの開催頻度を上げることにもつながるでしょう。
情報管理
セミナー管理アプリを使用することで、セミナーに参加した人の情報をデータベース化できます。年齢や会社、参加したセミナーの時期や内容を、顧客情報として集めておくことで、その後の分析に活用することが可能です。
収集した顧客情報は、CSVなどで書き出せるようになっている製品も多くあります。エクセルに読み込んだり、他のシステムと連携したりすることで、より詳細な分析が行えます。
セミナー管理システムの主な機能
セミナー管理システムで提供されている機能は、製品によってさまざまです。ここでは、セミナー管理システムに搭載されている主な機能を紹介します。
集客や登録
セミナー管理システムでは、セミナーの集客情報などを一元管理することが可能です。セミナー専用サイトのフォームからの申し込みはもちろん、担当者が電話・FAX・メールで受け付けた申し込みの情報も登録できます。
登録した参加者に対して、開催前のリマインダーを送ることもできるので、スケジュール忘れによるキャンセル対策にも効果的です。
また、アプリの登録者にセミナーを告知する機能もあります。集客につなげることが可能でしょう。
来場者や顧客管理
QRコードを利用するなどして、当日の来場者受付を簡略化できる製品も多数あります。リアルタイムで来場者の状況把握や管理ができるため、セミナーの運営をスムーズにする助けになるでしょう。
申し込みや当日の来場によって集まった情報は、顧客情報として管理・集計し、さまざまな分析に利用できます。
サイトやアプリの管理
セミナー専用のWEBサイトの作成・更新・管理が簡単に行えるのも、重要な機能の1つです。どういう経路でセミナーの告知サイトにたどり着いたかを分析すれば、今後のセミナー告知の方法を検討するための材料にもなります。
製品によっては、来場者が専用アプリを利用することも可能です。アプリでは、申し込み状況の確認や、当日の資料のダウンロードなど、さまざまな操作が行えます。
セミナー管理アプリの選び方
数あるセミナー管理アプリから、自社に合った製品を選ぶには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。セミナー管理アプリの選び方のポイントを紹介します。
機能や使いやすさ
セミナー管理アプリは多数販売されており、機能は製品によってさまざまです。当日の受付管理が主な機能となっているアプリや、セミナーの設定数に制限があるアプリなど、細かい機能が異なっています。
セミナー管理アプリを選ぶには、どのようなセミナーをどのくらいのペースで開催しているのかなど、自社のニーズを判断しなければいけません。セミナー運営に関して、どの部分を効率化したいかを見極めて、機能を比較しましょう。
操作性が良いかどうかも重要なポイントです。セミナーを開催する部署の担当者が直観的に操作できる作りになっているか、チェックする必要があります。
価格
継続して利用する可能性があるシステムは、価格も重要なポイントです。セミナー管理アプリは比較的、安い製品と高価な製品の差が大きいため、機能と価格面を合わせて比較する必要があります。
当然ですが、高ければ良い製品というわけではありません。自社の利用方法や使用頻度と、コストが見合っているかという観点でチェックしましょう。
また、セミナー管理アプリは、月額料金を支払うタイプが一般的です。この月額料金も定額制のものと、従量課金制のものがあるので、自社の利用状況を考えてどちらがより適切か判断してください。
まとめ
セミナー管理アプリは、セミナーの運営を楽にしてくれる便利なツールです。定期的にセミナーを開催する会社であれば、導入することで、業務の効率化が期待できます。
また、セミナー管理アプリを活用して得た顧客情報は、セミナーの運営だけに利用できる情報ではありません。会社の今後のマーケティングに重要な情報といえます。
セミナー管理アプリを導入する際は、その後の活用のことも考え、自社にあった製品を選びましょう。
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