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ARTICLEセミナーは管理システムを使うとスムーズ？機能や選び方を紹介
多くの参加者を集めて開催するセミナーは、参加者の予約や管理など運営の課題が多数あります。セミナー運営におけるさまざまな課題を解決できるのがセミナー管理システムです。セミナー管理システムの機能や選び方を紹介します。
セミナー管理における主な課題
セミナーの運営に関しては数多くの業務があり、効率的に進めなければいけません。しかし、セミナーは多数の人が集まるため、管理にはいろいろな課題があります。セミナー管理には、どのような課題があるのでしょうか。
参加受付の対応
セミナーを開催するときには、まずセミナーの告知をし、参加の受付を行います。参加受付の方法はFAX・メール・電話・予約フォームなど、セミナーによってさまざまです。これらの情報を集約して管理しなければいけません。
大規模なセミナーほどこの管理は難しいようです。受付のやり方によっては、座席数以上の予約を受けてしまうなど、トラブルも発生しかねません。事前や当日のキャンセルもあるため、参加者の確定が難しいのも課題の1つです。
また、大規模なセミナーや複数のセミナーを同時に開催するケースなどは、当日受付での参加者チェックにも手間がかかります。スムーズに参加者の受付をチェックできる準備をしておかなければいけません。
顧客管理やコスト
セミナー参加者の顧客管理をすることは、その後のマーケティングにおいて非常に重要です。しかし、さまざまな方法で申し込みをしてきた参加者をリストにまとめるのは、かなり手間がかかります。
もちろんエクセルなどでも、参加者のリストを作成することは可能です。しかし、リアルタイム更新は困難ですし、手作業で行うと、誤ってレコードを削除してしまうなどのミスが起こってしまうかもしれません。
また、セミナーの情報を掲載するサイトの作成や宣伝、受講票の郵送など、セミナーの開催にはコストがかかります。事前準備や、当日の受付対応にかかる人件費を含め、コストの削減もセミナー運営の大きな課題です。
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セミナー管理システムの導入メリット
参加受付の煩雑さやコスト削減など、さまざまな課題を解決する方法として挙げられるのが、セミナー管理システムの活用です。
セミナー管理システムとはどのようなものなのでしょうか。セミナー管理システムを活用することで、どのようなメリットがあるのかを紹介します。
セミナー管理ツールやアプリとは
セミナー管理ツール・アプリとは、セミナーに関する情報を一元管理できるシステムです。例えば、セミナーの予約・キャンセル・当日の受付などを簡単に行えるので、業務の効率化に役立ちます。
その他、セミナーに関する公開サイトの作成や、顧客管理など、搭載されている機能は製品によってさまざまです。クラウド利用できるシステムや、スマートフォンやタブレットにインストールして使用できるアプリなどもあります。
機会損失を抑えることが可能に
参加受付を電話などで行っていると、担当者のいない時間は対応ができません。受付時間が限られていると、それが理由でセミナーの申し込みをしないケースも出てきます。
セミナー管理システムを利用して、セミナーの予約フォームを設置すれば、24時間365日、予約の受付が可能です。リアルタイムでセミナーの空き状況を確認でき、システムに予約が反映されます。
また、予約時に効果的なのが、キャンセル待ちのシステムです。製品によってはキャンセル待ちの設定ができ、空きができ次第、キャンセル待ちの人が繰り上げられます。
キャンセル待ちを活用すれば、キャンセル後の定員の空きを無駄にすることもありません。このような方法で、集客の機会損失を抑えられるのが、セミナー管理ツールのメリットです。
外部サービスとの連携ができることも
セミナー管理システムには、セミナーの申込者や参加者の情報が蓄積されます。
ここで蓄積された情報は製品内で参照できるだけでなく、CSVなどに出力できる製品もあり、エクセルやその他のシステムに読み込んで連携することが可能です。
例えば、名刺管理システムに読み込んで宛名印刷をしたり、分析ツールでより詳細な分析に利用したりする活用法があります。
セミナー管理システムの特徴
出席者の登録やリスト化、顧客管理だけであれば、出席者が膨大でなければ対応できるかもしれません。しかし、セミナー管理システムには、単なるリスト化だけではない、さまざまな強みがあります。
申込時のサポート
セミナー管理システムの予約フォームを利用すると、セミナーの予約をいつでもリアルタイムで行うことができます。その際、予約完了メールとして、会場の地図やキャンセル期限など、必要な情報を自動返信することも可能です。
受講票もメールで送信できるため、後日郵送で送付する必要がありません。予約への対応を自動化することで、業務の効率化とコスト削減につながります。
また、セミナーが近づいたときにリマインドメールを送信するよう設定しておくと、失念によるキャンセル防止に効果的です。このように、予約の際の申込者へのフォローや、主催者の業務の効率化が行えます。
受付やその後のサポート
セミナーを受講する際には、多くの場合受講票が必要です。当日、セミナー会場の受付で、参加者の持参した受講票と主催者側のリストを照らし合わせ、出席者をチェックします。
セミナー管理システムでは、受講票をメールで自動送信できますが、その際、QRコードをつけることが可能です。当日の受付では、QRコードを読み込むことで出席者のチェックができ、受付業務を簡略化できます。
QRコードの読み込みは、管理者用の対応アプリをインストールするのみです。複数のスマートフォンなどで利用でき、大規模セミナーでも受付がスムーズになるでしょう。
また、読み込んだ情報は、管理ページからチェックできます。リアルタイムで来場者の状況が把握できるので、セミナーの進行や運営の参考に使えるのが、システム化の強みです。
クラウドで簡単に導入できる
セミナー管理システムは、クラウドで簡単に利用できるシステムが一般的です。クラウド利用には、簡単に導入して始められるという点があります。自社でサーバーを購入する必要もないので、初期費用はあまりかかりません。
もちろん、操作方法の習熟など、自分たちが使用する機能の理解は必要です。しかし、システムの管理などは不要なため、自社内にサーバーを持つシステムよりも導入のハードルが低いといえるでしょう。
セミナー管理システムの主な機能
セミナー管理システムには多くの機能があります。もちろん製品によって細かい機能は異なりますが、主に搭載されている機能を紹介しましょう。
集客や登録の管理
セミナー管理システムでは、告知メールを送信し、セミナーの案内サイトに誘導できます。サイトに予約フォームを設置しておけば、スムーズな集客が可能です。
予約フォーム以外からも、電話などで担当者が直接受け付けた申し込みは、別途主催者側で登録できます。
また、セミナー当日までの分析に利用できるのが、申込時のアンケート機能です。事前アンケートによって参加者の希望や属性を知っておくことで、セミナーの内容を対象者に合わせるなど、柔軟な対応ができるでしょう。
来場者や顧客の管理
セミナー管理システムでは、来場者の受付と顧客の管理が簡単にできます。来場者の受付は、アプリやQRコードの連携で簡略化が可能です。
顧客管理では、予約の際に入力された基本情報に、実際にセミナーに参加したかどうかの情報も加えて、情報を蓄積します。これらのデータは、次のセミナーの案内に活用するなど、マーケティングに利用できるでしょう。
サイトやアプリの管理
セミナーを告知する際には、セミナーの紹介や予約フォームを設置したサイトを作成しなければいけません。このようなサイトを簡単に作成できるのも、セミナー管理システムの重要な機能の1つです。
セミナーのタイムテーブルや、予約受付期間の設定を簡単に効率良く行えるうえ、新たなコストもかかりません。
なかには、セミナーの参加者用に、モバイルアプリが用意されている製品もあります。参加者がセミナー主催者からのプッシュ通知を受け取ったり、セミナーの資料をダウンロードしたりする機能を持たせることも可能です。
セミナー管理システムの選び方
セミナー管理システムには、数多くの製品があります。そのなかから自社に適した製品を選ぶには、どのような点に注目すれば良いでしょうか。
ニーズと操作性
会社によって、実施しているセミナーの形態や参加者数、開催頻度などは異なります。そして、セミナー管理システムを利用する目的も1つではありません。
単にセミナー運営の効率化だけを重視するのか、その後の顧客分析まで含めた製品が必要なのかによって、選ぶ製品は違ってきます。会社のニーズを見極めて、製品を選びましょう。
また、システムやアプリの操作があまり得意ではない社員もいるかもしれないので、システムの操作性は重要なポイントです。
特にセミナー参加者がアクセスする予約フォームや、参加者用のアプリは直観的に操作できるデザインになっているかをチェックしておきましょう。
システムなどの価格
セミナー管理システムはクラウド型が一般的なので、初期費用はあまりかかりません。月額の費用には、固定と従量課金制のタイプがあります。
開催するセミナー数が多い場合は固定の方が安心ですが、それほど頻繁にセミナーを開催しない場合には、従量課金制が安く済むかもしれません。
価格を比較する場合は、自社の状況に合わせてシミュレーションしてみましょう。
まとめ
セミナー管理システムを導入することで、セミナー開催前の集客から、終了後の分析まで、業務効率アップが期待できます。セミナー開催で得られた情報を、マーケティングに活用すれば、セミナーの開催の効果を最大限に得られるでしょう。
そのためには、自社のニーズにあった製品を導入することが必要です。セミナーの開催状況や課題などを分析し、必要な機能を持ったセミナー管理システムを選びましょう。
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