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ARTICLEイベント入場管理システムとは？内容やメリット、選び方まとめ
イベント当日の入場は、参加者のストレスにならないようスムーズに行う必要がありますが、キャンセルや飛び入り参加など予想外のことも多く、なかなかそうならないのが現状です。そこで、イベント入場管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。
イベント開催の主な問題
イベント開催において、瞬間的なスタッフの負担が大きくなるのは入場時です。入場時にどのような問題が発生するのか、主催側と来場者それぞれの目線で見てみましょう。
来場者目線の問題
来場者にとっては、受付まで待ちたくありません。いち早く会場入りして、開催までにトイレをすませたり、事前資料を読んだりして落ち着いて過ごしたいものです。
また、入場時には名前の記載や身分証の提示と言った手間を、なるべく減らしたいと考えているのが心情でしょう。
当日に入場票を忘れた場合や、開始に間に合わないといったイレギュラーに対応してもらえた方が、運営に対する安心感が生まれます。
主催者目線の問題
主催者側にとって、もっとも入場時に重要なのが、参加人数の把握です。
事前に予約した人達が、当日きちんと来ているかキャンセルを把握し、飛び入りで受け入れられる枠はどの程度あるのかなどの人数整理や、運営側が招待したゲストの把握が必要になります。
運営側の情報共有を、スムーズ化できるかという問題もあるでしょう。入場時だけでも相当な量の業務があります。
イベント入場管理システムの導入メリット
上述したような問題を改善するためにも、イベント入場管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
作業項目別にそれぞれ、どんな点で便利になるのかを解説します。
事前の管理
当日の受付や参加人数の予測を立てるためにも、イベント前の予約人数の把握は重要なプロセスです。参加者の把握漏れや、当日の人数と席の数が違うといったミスは避けなければなりません。
そこで、入場システムが効果を発揮します。イベントの告知ページやその他の宣伝媒体に参加用の登録フォームを設置し、事前に申し込みをした参加者の人数を正確に把握することが可能です。
プログラムが自動で管理するため、参加者の把握漏れといったミスも起きません。
スムーズな受付
イベントの規模や入り口によっては、入場前に行列ができ、受付で身分証の確認や名前の記入で参加者を待たせてしまうといったケースも出てくるでしょう。
入場管理システム側で、そういった問題を解消する手段が用意されています。
例えば、オンラインゲートの設置です。事前にQRコードを発行し、当日はタブレットにコードをかざすだけで瞬時に受付の手続きができるようになります。
入場者の記録は、クラウドサーバーなどで保存されるため、受付の窓口を複数設けても、抜けや重複する心配はありません。
リアルタイム集計
オンラインゲートの設置によって、入場時の手続きだけでなく、誰がいつ来場し、いつ帰ったなどの入場記録の情報もわかるようになります。
また、申し込み人数と実際参加者の差違から計測する参加率や、各項目ごとの参加者の滞在時間などを把握できるシステムもあるようです。
どのプログラムが参加者の興味が高かったのかを調査できるので、今後開催するイベントにも活かすことができます。
イベント後のフォロー
イベントの終了後、参加者にフォローメールを送ることもイベント運営の一環です。お礼メールを送ることで心証をよくし、取り扱った商品や資料の情報を添付することで、リピート率やイベント効果の向上が狙えます。
参加者だけでなく、不参加だった人にも次回のイベントの案内や、非会員に会員入会登録の手続きメールなどを送るといったサービスもあるので、活用しましょう。
イベント入場管理システムの選び方
インターネット上で様々な事業者が、それぞれ特徴のあるサービスを取り扱っています。運営の際にどんなサービスを選ぶべきかは悩んでしまうほどです。
そこで、イベント管理システムの選び方について見ていきましょう。
ニーズや使いやすさ
サービスごとに、どこまで作業を担ってくれるのか異なりますので、まずは運営側がどういった面でサービスを活用したいのかを考えましょう。
受付管理しか行ってくれないものや、形式によっては対応してくれないといった事業者などさまざまです。そのため、まずはイベントの内容や方向性を決める必要があります。
また、クラウド型のサービスであれば、各スタッフの携帯端末でイベントを管理することになりますが、管理システムの使いやすさもサービスによって異なるため、事前にしっかりと調査しましょう。
料金
利用するサービスによって、料金は大きく異なります。イベント運営の料金には明確な相場というものがなく、利用するオプションや定額制か従量課金制かによっても費用は異なるでしょう。
そのため、安いところを探すというよりも、サービスの充実性と実現性が、予算内に収まるかどうかという観点から検討する必要があります。
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まとめ
イベントの入場は、特にスタッフの負担が大きくミスも起きやすいセクションです。しかし、運営サービスをうまくつかうことで負担を軽減し、より良いサービスの提供に専念することができます。
参加人数の把握やアフターフォロー、ニーズの分析まで行ってくれるサービスもあるようです。そのようなサービスを運用するかどうかは、予算と機能を照らし合わせて、しっかりと検討しましょう。
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