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ARTICLEイベント管理システムを使ってできることとは？活用例とともに紹介
イベントを運営していると、参加者の事前把握や当日の受付作業の忙しさに悩むことも多いでしょう。イベント管理システムを的確に使って、これらの作業を大幅に軽減できます。イベント管理システムでできることや、具体的なサービス内容を見ていきましょう。
イベント運営管理でよくある課題
まずは、イベント管理における問題点の確認をしておきましょう。どのような問題点があるのかを明確化し、イベント管理システムによる解決策を考えます。
受付やドタキャンなどの対応
当日の受付の参加人数が多い場合、参加者の列ができてしまうこともあります。待機列の対応にスタッフがかかりきりになり、他のサービスが疎かになってしまうことも珍しくありません。
また、ドタキャンや途中参加といったイレギュラーな要素も考えられます。本人の代理でやって来た人をどう扱うかなど、当日の受付ではさまざまなケースが発生し、現場スタッフがこれらを管理するのはかなり大変です。
参加者の管理やコスト
上述したようなことで、参加人数やリストの管理がさらに大変になってしまい、空席が目立ったり､逆に席が足りなくなってしまったりすることもあるでしょう。
キャンセルが相次ぐと、せっかく大きな会場を借りたのに全然埋まらず、会場のレンタル費用や、参加人数分用意した品などが無駄になってしまう可能性があります。
参加者リストの管理も大変になってしまい、会場に今何人入っているか把握が難しくなるといった事態も考えられるでしょう。
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イベント管理システムでできること
昨今、イベント管理システムの需要は高まっていると言われています。これはSNSの普及やコロナ禍により、イベントの形態が多様化したことによって主催者側の管理が煩雑になったためです。
ここではイベント管理システムを利用して、具体的にどのようなことができるのかを紹介します。上手く活用して、運営スタッフの負担軽減につなげていきましょう。
申し込みなどの準備
イベント開催の前にも会場のレンタルや設営、告知ポスターの準備などさまざまな作業があります。
そんな中でも、イベント管理システムを使って、参加者の申し込み作業負担を軽減しておきましょう。フォーム作成もツールを利用すれば、プログラムの知識がなくても作成できますし、その後の返信やリスト登録も自動で行えます。
申し込み期間の告知や、まだイベントに申し込んでいない会員に、開催数日前にイベント販促のメールを送るといった業務も、楽にできるでしょう。
受付での出欠やフォロー
当日の受付における、参加者の出欠確認が非常にスムーズになります。事前に参加者に対してQRコードを用いた認証票を配るシステムなどを利用すれば、本人確認の手間も省ける上に、参加していることがコンピュータ上で管理可能です。
このツールの活用によって、申し込みをした人数と実際にイベントに来た人数から参加率を割り出せます。さらに、参加者に対するフォローメールと、参加しなかった人に対して次のイベントの告知メールなども配信可能です。
また、システムによってはさまざまな決済機能に対応する機能を備えているものもあります。さらに、決済が未完了のユーザーに対してリマインドする機能なども存在し、支払いまでの流れがスムーズになります。
イベント管理システムを選ぶポイントは？
イベント管理システムには多種多様な機能が備わっています。どのような機能が搭載されているかは提供会社によってかなり異なるため、十分な比較検討が必要です。
ここでは、イベント管理システムを選ぶ際のポイントをご紹介します。
システムの導入目的を確認する
まず第一のポイントは、システムの導入目的を明確にすることで必要な機能を逆算することです。たとえば、以下のような導入目的によって欲しい機能を絞り込んでいくことが可能です。
- 集客のためイベントページやプロモーションを充実させたい
- 参加者のアフターフォローを重視したい
- コンテンツを盛り上げるため、参加者同士でコミュニケーションを取れるようにしたい
- 決済方法の選択肢を増やしたい
無料体験版では機能制限がある場合も多いため、注意が必要です。
使用感
イベント管理システムをスムーズに運用するためには使用感も大切なポイントです。従業員にとってわかりやすいUIとなっているか確認することをおすすめします。
また、イベントページを作成する場合はユーザーから見てわかりやすいかどうかも重要です。イベント情報やボタンなどが読みにくいと、せっかくイベントに興味を持ってくれたユーザーが離れてしまう可能性があります。
セキュリティ
最後のポイントはセキュリティ性の高さです。
イベント管理システムでは個人情報やスポンサーの企業情報など、機密性の高い情報を取り扱います。そのため、従業員のミスによる情報漏洩、悪意のある第三者によるデータの悪用など、十分なセキュリティ対策が必要となります。
セキュリティに関しては企業の商品ページで確認しても良いですが、心配であれば直接問い合わせてみても良いでしょう。
イベント管理システムの活用事例
イベント管理システムを使って、実際のイベントにどのようなサポートを行うことができるのでしょうか。良くあるイベントごとに活用例を紹介します。
商談会
商談会は、商談の場として多くの企業が参加します。運営側も、イベント進行のスムーズさなどを参加企業によって評価されているでしょう。
商談会では、さまざまな企業の展示品や見本品が納品されます。納品状況をイベント管理ソフトでリスト化することで、納品・未納品の確認も容易になるでしょう。
また、関係者の情報をオンラインで一括管理することで、進捗の管理やタスクなどをリアルタイムで管理できます。
セミナー
登録フォームやイベントサイトの作成などの作業が、運用ツールを使うことで社内リソースで楽に行えるようになります。これまで外部に発注していた場合、そのコストを抑えることが可能です。
また、イベント企画の内容や進行状況といったイベントに関わるタスクも、一括管理を行えるようになります。
もちろん、来場者の管理も可能です。参加者の情報をセグメント別に的確に管理することで、今後のセミナー運営にも役立てていきましょう。
スポーツや芸術イベント
スポーツや芸術のイベントは、興味のある層を対象とした告知を行うことがポイントです。過去のイベント参加歴や登録情報を洗い出し、イベントに興味を持ってくれそうな人に対して効率的な告知メールを送るといったことが必要でしょう。
PC以外の端末からでも受け付けられるフォームを利用し、さらに受付を自動化することで、24時間の参加申し込みにも対応できます。さらに、当日の来場管理や終了後のフォローなどもできるでしょう。
イベント管理システムを使うメリットとは？活用例や選び方を紹介
まとめ
イベント管理システムを利用して、イベントにかかるコストやスタッフの負担を軽減しましょう。空いたリソースで、ほかの部分に力を注ぎ、よりイベントの質をあげることが可能になります。
参加登録やキャンセルも自動で行えるため、参加者の把握漏れといったリスクも発生しません。
イベントを成功させてさらなる事業発展のためにも、イベント管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、イベント告知から申し込みから受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小にかかわらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
