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ARTICLEイベント管理システムを使うメリットとは？活用例や選び方を紹介
イベントの運営・管理に関して、イベント管理システムを利用した運営が増えているようです。その理由は何でしょうか。この記事では、イベント管理システムの機能や、活用例、ツールの選び方について解説しますので、ぜひ参考にしてください。
イベント管理システムの導入メリット
イベント管理システムを利用するメリットについて、まずは考えていきましょう。まずはイベント参加者に対して、どのようなサポートが行えるのか紹介します。
申し込み時のサポート
申し込み時のサポートは、おおよそ以下のような機能がついているサービスが多いようです。
- 申し込み受付期間の設定
- キャンセル受付期間の設定
- キャンセル待ちの設定
- 申込者リストの管理
- 申込者への承認メールや、イベント前の告知メール
このような機能によって、運営側スタッフの負担を軽減し、参加者の把握漏れや重複などのミスを防ぎます。
イベント管理システムについて詳しく知りたい方は、「イベント管理システムとは。よくある機能と活用のメリット」をご一読ください。
受付やその後のサポート
イベント当日の受付は、スタッフの負担がもっとも集中するタスクの1つです。
飛び入り入場や途中参加、キャンセルといった参加者側の都合や、本人確認、身分証の提示によって、受付に列ができてしまうケースもあります。
イベント管理システムの中には、参加申し込み時にQRコード付きのデジタルチケットが発行されるものもあり、当日の受付業務をスムーズに行うことが可能です。
イベント終了後には、参加者に対してのフォローメールを送るサービスや、キャンセルした人や過去の参加者に対して、次のイベントを案内する告知メールを送れるサービスもあります。
イベント管理はアプリで構築が可能です。詳細は、「イベント管理に便利なアプリを構築しよう。集客から顧客管理まで」をご一読ください。
イベント管理システムの活用例
続いて、イベントの種類に応じたイベント管理システムの活用方法について見ていきましょう。イベントごとの特性にあったサポートを行うことが可能です。
展示会
展示会には、色々な企業やスポンサーがPR商品などを納入します。そこで、イベント管理システムを使用して、企業やスポンサーごとに納品物のリストを登録し、納品、未納品のステータス管理が可能です。
また、来場者がどの商品やブースに長く興味を持ったのか、滞在時間や訪問履歴などを記録する機能もあります。
来場者の情報を分析して、次のイベントに役立てることもできるでしょう。
セミナー
セミナー運営では、オリジナルの登録フォームの作成やイベントサイトの作成をサポートしてくれます。
上述したような告知期間の設定や参加者に対するメールサポート、終了後のメールフォローも簡単に行うことが可能です。メールの内容は、受信者の職業や役職によって変えることができ、より効果的なメールを送ることができます。
イベントの来場履歴をグラフ化して、スタッフ内で共有するといったシステムを配信しているサービスもあるので、用途にあったものを選びましょう。
地域のイベント
地域のイベントは、例えば市民講座や趣味の教室、フリーマーケットやボランティア活動などさまざまです。多様なイベントに対しても、しっかりと対応してくれるツールもあります。
ホームページ作成をサポートしてくれる機能があれば、イベントにあわせたデザイン設計を簡単に作成できます。その分空いた時間を、企画のブラッシュアップや告知用チラシの作成などにも充てられるでしょう。
また、当日に来場を促すメールの一斉配信や、これから行われるプログラムの内容をコンスタントに通知ができれば、さらなる来場を期待できます。
イベント終了後にも､来場者に対して地域イベントの継続的な告知を行うことも可能です。このような機能を持ったツールを利用すると、地域イベントを盛り上げる助けになってくれるでしょう。
イベント管理ツールの活用例を知りたい方は、「イベント管理ツールを使ってできることとは？活用例とともに紹介」をご一読ください。
イベント管理システムの選び方
最後に、イベント管理システムの選び方について解説します。システムを選ぶ基準やポイントについて見ていきましょう。
必要な機能と操作性
まず、どのようなサポートが必要なのかといったニーズについて考えましょう。
ツールによって、受付のみをやってくれるものや、アフターケアまできちんと行ってくれるものなどさまざまです。どこまでをイベント運用システムに任せるか、その線引きが必要となります。
また、操作性も重要なポイントです。地域イベントでは、携帯端末を使い慣れないお年寄りをはじめ、多様な人の利用が考えられますので、使いやすいものを選ぶと良いでしょう。
対して、運営のために長期的な運用を考える場合には、使いやすさよりも機能の充実性を重視するといった選択肢もあります。
価格
イベント管理システムは、機能やサービス内容によって料金が異なります。価格差が激しく、平均価格というのは出しにくいのが現状です。定額制か、従量課金制かによっても価格がまったく異なります。
そのため、どのような機能が必要か、どの程度の規模のイベントになるのかをあらかじめ想定した上で予算を設定をしましょう。
イベントを長期にわたって行う場合でも、最初は短期で、かつクラウドで利用できるシステムがおすすめです。自社サーバーに導入するタイプだと、ライセンス料を支払うケースもありますし、途中でやめた場合に赤字になってしまう可能性もあります。
イベント管理システムの機能について詳細を知りたい方は、「イベント管理システムのサービス内容。ニーズに応じた機能選びを」をご一読ください。
まとめ
イベント管理システムを利用した際は、参加者の管理や入場受付といった大きな負担がかかるところで大きなサポートを受けられます。受付業務の改善や事前告知の自動化によって運営スタッフの負担をかなり減らせるでしょう。
イベント管理システムは、システムごとに値段や機能がまったく異なるため、どのシステムを利用するのかは、あらかじめ用途を明確化し、しっかり検証していくことが大切です。
また、イベント告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
