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ARTICLEイベント管理システムの機能とは？目的に沿った選び方のコツ
イベントの主催者は、事前の告知から開催場所の予約、当日の運営やアフターフォローなど、やることがいっぱいです。運用タスクを減らすために、イベント管理サービスを利用してみてはいかがでしょうか。サービス内容や選び方のコツを解説します。
イベント管理システムを活用するメリット
イベント管理システムを利用することによって、さまざまなタスクを自動的に行うことが可能です。具体的にどのようなタスクを減らせるのか、確認していきましょう。
時間や労力の節約、ミス防止に貢献
集客や当日の運営、終了後に出席者に対してお礼のメールを送るなど、イベントの主催者が行う業務は多くあります。
特に出席者の管理は、キャンセルや途中参加など柔軟に対応していかなければならず、運営にとっては頭を悩ませる部分です。
このような仕事を、多忙な業務を行っているスタッフに任せると、メールの誤送信や配信漏れ、出欠の確認などでミスが発生しやすくなってしまいます。
イベント管理システムの利用は、そのようなミスを防止すると同時に、スタッフの労力や準備時間の節約にもつながるでしょう。
用途に合わせてシステムを選択
イベント運営の全てを外部に任せるのではなく、ある程度は自社で舵を切る場合、どのような用途でサービスを利用するのかを明確にしておきましょう。
顧客管理を重視するのか、当日のプログラムを委託するのかなど、重要視するポイントによってサービスを選択していくことが、コストの軽減につながります。
複数のイベントを一括で管理する方法
イベント運営の方針によっては、複数のイベントを同時に企画し、進行していくケースもあります。そのような複数のイベントを、一括管理するための方法について見ていきましょう。
1つのシステムで完結するサービス
イベントが変わるたびに別のIDやアカウントを発行するのは、手間がかかりますし、他スタッフとの情報共有の面でも障害が出てくる可能性があります。
そこでおすすめなのが、1つの管理画面から複数のイベントを管理できるシステムを導入することです。
参加者リストはもちろん、申し込みフォームの作成や当日のプログラムなどが一通り揃っているサービスを活用しましょう。
特に、クラウド型のサービスの利用をおすすめします。インターネットにつながる端末があれば、複数のアカウントからの同期が可能になるので、情報共有や編集の面で非常に優秀です。
複数の告知ページが簡単に作成できる
イベントをコンスタントに行う場合、告知ページの作成にも手がかかります。そこで、告知ページ作成の手間を、なるべく省くことが可能なサービスもおすすめです。
テンプレートが複数揃っているサービスや、中には必要項目を記入するだけで自動的にページを作成してくれるといったサービスもあります。
イベント管理システムの機能
来場者の人数が多くなるほど、管理には手間とコストがかかるでしょう。それらを軽減するための、イベント運営サービスが提供している機能をご紹介します。
顧客リストを安全に管理、活用できる
運営サービスの中には、参加者からフォームやメールによる手続きがあった場合、自動的にリストに登録されるサービスを行っているものもあります。
顧客リストの管理を自動で行ってくれることにより、メールの誤送信や告知漏れといった企業の信用低下につながるミスを減らせるでしょう。
キャンセル受付やキャンセル待ちが可能
イベントが近くなってからキャンセルが多発してしまうと、その分のイベントの売上が減るといった問題も発生します。キャンセルの手続きに手間取ってしまっていても、その分当日の空席リスクは高くなってしまうでしょう。
また、空席の発生で見栄えが悪くなってしまうことは、参加者からも人気がないように見えてしまいマイナスプロモーションです。
そのような事態にならないために、自動でキャンセル受付や、キャンセル待ちにも対応しているサービスを利用しましょう。
24時間受付をしていることで業務時間外にも対応できますし、イベント間近に他の作業で忙しいスタッフの負担軽減にもつながります。
大規模なイベントを開催するときに欲しい機能
定期的に開催する小さなセミナーなどであれば、管理はそこまで大変ではありませんが、大きなイベントになると、別の問題が発生する可能性があります。
あらかじめ大規模イベントで発生しそうな問題を把握し、事前に対応できるように必要な機能を確認しておきましょう。
QRコード付き入場証の発行
大規模なイベントでは、当日の受付の混雑が予想されます。飛び入り参加やキャンセルといった事態にも対応しなければなりません。
運営サービスの中には参加者に事前にQRコードや参加証を発行するサービスがありますので、活用してみると良いでしょう。
受付対応もスムーズになりますし、参加者の確認も自動で行ってくれます。
アンケート回答の収集＆集計機能
人数が増えてくると、アンケートの回収や集計も容易ではありません。その場合は、アンケート作成や回収を行えるサービスを選ぶと良いでしょう。
アンケート作成には、クラウドを利用したデータ形式のものと、紙面式に分かれます。どちらもサポートしてくれるサービスはありますが、紙面式の方が印刷代や人件費がかかります。
しかし、回答率は紙面アンケートの方が良い傾向にありますので、どちらが良いのかは事前に検討が必要です。
まとめ
イベント運営には、運営サービスを利用することでさまざまなタスクを自動化し、スタッフの負担を軽減できます。ただし、一定のコストや管理はどうしても必要になるので、どのような面をサービスに任せるのか、事前に検討しておきましょう。
スタッフの負担を減らすことで、イベントのサービスや質の向上につながり、より高いイベントの効果が期待できるようになります。
また、イベント告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
