イベント受付フォームとは｜導入の必要性や作成方法と注意点

イベント受付フォームは、各種イベントやセミナーへの参加希望者が登録をスムーズに行うためのWeb上のサービスです。今回はイベント受付フォームの必要性、活用方法や導入時の注意事項について解説していきます。

イベント受付フォームとは？

イベント受付フォームの役割と機能を解説していきます。

イベント受付フォームとその役割

イベント受付フォームとは一般的に各種セミナーやイベントなどの申し込みから利用者の登録・管理を含め、イベントの円滑な運営を支援するシステムを指します。この記事では、イベント受付フォームの持つ基本的な機能に加え、リマインドメールの配信などの付帯機能などについて説明していきます。

イベント受付フォームの機能

イベント受付フォームの機能には、利用者管理機能、イベントスケジュールの管理機能、必須項目の設定機能、回答数の制限機能、自動確認メール、各種情報の配信機能などがあります。

利用者管理機能は利用者の申請情報に基づき利用IDを付与して当イベントの運営サイトの利用を許可するとともにイベント当日のスムーズな入場をサポートします。システム側では、入力された利用者情報をシステムに登録するとともに必要な権限を付与します。

イベントスケジュールの管理機能はイベントの開催スケジュールに加え、イベント内の各タイムテーブルを管理する機能です。本機能からスケジュール情報を取得し、利用者にリマインドメールを配信します。

必須項目の設定機能は、必ず入力しなければならない項目の入力漏れがあった場合、警告表示を出して入力を促す機能です。回答数の制限機能は受け入れ可能な人数に制限のある場合に、あらかじめ設定した制限人数に近くなると「残りの座席はわずかです」などと注意喚起を促す表示を行います。

自動確認メールはフォームへの入力を完了て登録が完了した後に、登録したアドレス宛に確認メールを自動的に配信する機能です。

イベント受付フォームの必要性

イベント受付フォームの利用によって期待できる点について解説していきます。

容易な操作性と安全な情報管理

イベント受付フォームでは、申込者が情報を簡単に短時間で入力できることが非常に重要です。また、入力された個人情報は安全に管理されなければなりません。イベントの受付は必ずシステムを利用しなければならないわけではありませんが、紙で管理を行う場合は、申込情報の更新や削除などの変更処理を漏れなく正確に行えるか、不安が残ります。また紙の紛失、紛失による情報漏洩に関しても懸念されます。

受付フォームを利用し、システムで管理することで顧客情報は一元化され、変更情報も自動で上書きされます。さらにセキュリティ対策をしっかりと施すことにより、安全なシステムの構築が可能になります。

利用者への各種情報の提供

イベント受付フォームでは利用者が入力した情報から、各種イベントやセミナーなどの情報を利用者に配信します。また、利用者が申し込んだセミナーやイベントの開催日時をリマインド情報として複数回配信します。さらに、利用者がイベント受付フォーム内で閲覧したり購入したりした行動履歴から、利用者が好む物品や情報を選択して配信します。

利用者の分析とマーケティング

イベント受付フォームでは利用者の購入結果などの各種履歴情報が蓄積されています。これらの情報から、利用者1人1人の好みやその他各種特性を把握でき、さらに利用者全体の特性を分析し把握することが可能となります。

これらの分析結果を踏まえ、各利用者に対して、物品や各種イベント、セミナーなどのレコメンドを行っていきます。こうした活動を継続して行うことで、精度の高い分析とレコメンドにつながっていくでしょう。

イベント受付フォームの作成方法と注意点

イベント受付フォームを構築する際の手順を解説していきます。

設計とコンテンツ登録

利用者情報をシステムに登録する場合に必要な情報の洗い出しを行い、イベント受付フォームの必要要件としてまとめます。同時に実現方法としてクラウド型かオンプレミス型、サービスの調達形態としてパッケージ（ベンダーが提供するソリューション）の利用か新規に開発するかの方針を決めます。早期にサービスを立ち上げたい場合には、パッケージによるクラウド型サービスを利用する方法がよいでしょう。

自社の必要な機能要件をできるだけ忠実に実現したい場合には、自社もしくは外部への委託開発でオンプレミス型ソリューションの選択が有利です。以上を踏まえ、フォームの実現手段を確定して開発を進め、リリース前にはテストを行います。

テストとリリース

リリース前のテストではイベント受付フォームの有するすべての機能を複数のテスターにより繰り返し行います。利用者情報の登録画面による登録作業、各種情報の配信機能による情報配信の確認などです。

テストでは操作上の不具合の洗い出しに加え、操作のしやすさ、画面の見やすさなどの使い勝手も含めたテストを行いましょう。フィードバックされた情報から必要な改修を行い、すべてのテストと改修が完了した後にフォームのリリースとなります。

作成にあたっての注意点

事前にしっかりと時間をかけてイベント受付フォーム構築の基本的な考え方、操作フローを検討することがイベント受付フォームの作成に失敗しないために必要なことです。特にユーザー視点でのデザインに心がけ、必要な情報を簡単に入力できる、わかりやすい画面構成にしましょう。フォームの使い勝手の良しあしは集客数、さらにはセミナーやイベントの収益にも影響を及ぼすでしょう。

さらに重要な点としてセキュリティ対策が挙げられます。利用者の個人情報やクレジットカード情報なども取り扱う場合もあるためセキュアな環境を提供しなければなりません。ウィルス感染への対策や外部からの不正アクセスへの十分な対策が必須です。

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まとめ

イベントフォーム作成では、「利用者からどんな情報を得るのか」をしっかりと固めた上で具体的な検討を行いましょう。イベントフォームを簡単に導入したいなら、告知・受付からフォローまでワンストップで管理できるセミナー・イベント管理システム「SPIRAL®」もおすすめです。

イベント受付管理システムとは｜導入の必要性や構築時の手順や注意点