イベントの告知方法7選！集客に繋がる例文もご紹介

この記事では、イベントの告知方法7つと告知文の作り方についてわかりやすく解説しています。初めてイベントを開催する場合には、効果的な集客方法がわからない方も多いでしょう。告知文のテンプレートもご紹介していますのでぜひ参考にしてください。

イベント告知の必要性

近年、全国各地でさまざまなイベントが開催され、最新技術の体験、人気ゲストの参加、豪華な参加グッズ贈呈など、参加意欲を高める工夫がされています。

しかし、どれだけ魅力的なイベントであっても、開催情報が広まらず集客ができなければ企画倒れになってしまいます。

イベントを成功させるためには、開催するイベントに合った最適な告知方法を採用し、より多くの参加者を集客する必要があるでしょう。

イベント告知を行うにあたって準備すること

イベント告知を効果的なものとするために、告知前に事前に準備することを2つ紹介します。

イベントを行う目的を把握する

はじめに、イベントを行う目的を正確に把握し、関係者間で共有しましょう。

新製品の発表会であれば、新製品をアピールすることで販売促進につなげるのが主な目的といえます。セミナーの開催であれば、見込み客の獲得や自社サービスの認知度向上、既存の顧客満足度の向上などが目的となるでしょう。

イベントの目的を明らかにすれば、どのようなイベントを開催すべきか具体的に企画を立てることが可能です。

ターゲットを明確にする

イベントの目的を把握したら、続いてターゲットを明確にします。イベントの成功には集客が重要ですが、自社のターゲットと参加者の属性がずれていては当初のイベント開催目的が達成できません。

そこで、どのような人にイベントに参加してほしいか、ターゲット層（ペルソナ）を設定しましょう。

性別・年代・職業・居住地・家族構成・趣味嗜好・収入状況など、具体的なペルソナ設定を行うことで、最適なイベント告知方法も絞られてきます。

集客アップ！7つのイベント告知方法

イベントの代表的な告知方法を7つご紹介します。告知方法によって集客効果に大きく影響しますので、それぞれの特徴を把握したうえで自社のイベントに最適な組み合わせを選びましょう。

自社公式サイト

自社の公式サイトにイベント告知ページを設ける方法です。公式サイトからの発信のためユーザーに安心感を与えられるメリットがあります。トップページの新着情報に記載して、目に留まる機会を増やしましょう。

ただ、自社サイトに訪問したユーザーにしか告知できないため、このあとご紹介するSNSやメルマガなどの方法を併用して、イベント告知ページへのアクセス増を目指すのがよいでしょう。

SNS

X（旧Twitter）、Instagram、FacebookなどのSNSもイベント告知に有効です。投稿に手間が掛からず、コストを抑えられるのに加え、大きな拡散力も魅力です。

自社の公式アカウントで発信するだけでなく、イベントの規模が大きいものであればイベント専用のアカウントを用意するのもおすすめです。

SNSは、利用している年齢層、文字あるいは画像メインなど特徴が異なるため、開催するイベントに合わせて選択すると集客効果も高まります。

メルマガ

メルマガも集客効果の高いイベント告知方法です。自社の製品・サービスをすでに利用している、または興味を持っているユーザーが中心となってメルマガ登録していることから、告知に対して高い反応が期待できます。

定期配信のメルマガ内で告知するだけでなく、イベント告知用のメルマガを別途配信することも考えられます。

なお、メルマガの開封率を高めるため、勤務時間帯や就寝時間帯に配信をしないように注意しましょう。

チラシやDM

チラシやDMは、イベント告知方法として古くから利用されており、地域限定イベントでは地元への告知として有効です。自宅へのポスティングだけでなく、ターゲットが集まる飲食店や公共施設に協力してもらい置いてもらうのもよいでしょう。

なお、チラシやDMは、紙代・印刷代・ポスティング費用などのコストが掛かるため、ターゲットとなるユーザー・地域をあらかじめ明確にしておくのが重要です。

イベント告知サイト

イベントの告知に特化したサイトを利用すれば、ある程度のPV数が見込めるとともに、イベントに興味があるユーザーに情報を届けられるため集客効果が高まります。

無料で利用できるサイト、掲載料を支払うサイト、掲載料無料でイベント参加費の一定割合を手数料として支払うサイトなど、さまざまなサイトが選択可能です。

有料イベントであれば、参加費の決済に対応したサイトがおすすめです。

電話

自社で保有する顧客リストをもとに電話でイベント告知を行うこともあります。イベントの詳細や参加するメリットを担当者からユーザーに直接伝えられるため高い集客効果が期待できます。

ただし、ユーザーひとりひとりに電話をかけるため、手間が掛かり、大量の告知には向いていません。

したがって、メルマガの開封率が高い、直近で問い合わせがあったなど、期待値の高いユーザーから優先順位をつけて電話をするのが重要です。

プレスリリース

プレスリリースは、自社の新製品発売、経営に関する事項、イベント開催などの情報を報道機関（メディア）を通じて世間に発信するツールです。

提供したプレスリリースをニュース素材として、メディアがニュースサイトやポータルサイトに記事を掲載してくれるため、多くのユーザーに情報を届けられるメリットがあります。

イベント告知文の作り方

イベント告知文の作り方を、タイトル、本文、イベント対象者、イベント詳細の4つの項目に分けて解説します。

タイトル

タイトルは、イベント告知文の中でユーザーが最初に目にする項目であるため、ぱっと見てどのようなイベントかが伝わり、かつ興味を持てる内容を意識して作成しましょう。

例えば、マネジメントに関する企業セミナーであれば、次のようなタイトルが考えられます。

次世代のリーダーを目指す「マネジメントの基礎知識とスキル養成セミナー」

マネジメントの基礎とスキルが学べるイベント（セミナー）である旨を伝えつつ、次世代のリーダーを目指しているターゲットに魅力を感じてもらえるようにしています。

本文（イベントの趣旨と参加するメリット）

本文には、イベントを開催する目的・趣旨と参加することで得られるメリットを記載します。

あまり情報を盛り込みすぎると、最後まで読んでもらえない可能性があるため、要点を簡潔にまとめるように心がけましょう。

参加グッズがもらえる、マネジメントに関する理解が深まるなど、参加するメリットを明示することで集客率の向上が期待できます。

イベントの対象者

イベントの対象者を具体的に示すことも重要です。告知文を読んだときに自分が対象だとユーザーに感じてもらえれば応募率が高まります。

マネジメントセミナーであれば、以下のようにまとめるとよいでしょう。

（こんな方におすすめ）

・マネジメントの基礎を学びたい方

・マネジメントスキルを身につけたい方

・次世代のリーダーを目指す方

イベント詳細

参加希望者がイベントの概要を把握できるように、詳細情報をまとめて記載しましょう。

・開催日時

・会場

・会場の住所とアクセス方法

・セミナー次第

・登壇者　

・参加費

・定員

・申込方法

・問い合わせ先

イベントの告知文を作成するときの注意点

ここからは、イベントの告知文を作成するときの注意点を3つ解説します。ポイントを押さえることで反響が大きく変わってきますので、読み手に配慮した文章を作成するのが重要です。

視覚的にわかりやすいレイアウトにする

イベントの告知文全体を通して、視覚的にわかりやすいレイアウトを心がけましょう。行間や項目間に適度な余白を設けることで、読み手に負担をかけず、最後まで読んでもらえる可能性が高まります。

また、見出しや本文の中で文字サイズ・色・太さを変えれば、強調したいポイントが明確になり、情報が伝わりやすくなるでしょう。

イベントの魅力を伝えたいという想いが強くなって情報を盛り込みすぎると、読み手が負担を感じてしまい逆効果となってしまう恐れがあるため注意が必要です。

難解な専門用語の使用は極力避ける

ビジネス向けのイベントでは、告知文の中で専門用語を使用する機会があります。

ただし、難解な専門用語を多く含む告知文では、読み手が限定されてしまい、イベントの集客の観点から望ましいとはいえません。

このため、理解してもらえるか判断が難しい専門用語は、極力使用しないようにしましょう。

文章の流れでどうしても専門用語を使用する必要がある場合には、脚注などを設けて意味を説明し、読み手が告知文の中で理解できるようにフォローするのが重要です。

参加しやすい条件を設定する

集客を効果的に行うためには、イベントに参加しやすい条件を設定しましょう。

例えば、参加費用が他社の類似イベントよりも高い、あるいは決済手段が少ない場合には、参加者数も限定されてしまうでしょう。イベント内容を十分に考慮し、適切な金額設定を行うとともに、複数の決済手段を用意するなど対策が必要です。

また、ビジネスマン向けの情報収集のセミナーであれば、土日を避け平日開催とし、開催地に利便性のよい場所を選ぶことで、より高い集客効果が期待できます。

イベント別の告知文メールテンプレート

イベント別の告知文のメールテンプレートを4つご紹介します。「新製品・新サービスの発表会」「合同展示会の出展」「企業セミナー」「企業セミナーのリマインドメール」とビジネス向けのテンプレートを用意しましたので、用途に合わせてご活用ください。

新製品・新サービスの発表会

ここでは、新サービスの発表会のメール告知文例をご紹介します。

件名　 新サービス「〇〇」のご紹介 本文 〇〇株式会社〇〇部〇〇課　〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。 本日は、〇月〇日にリリース予定の弊社新サービス 「〇〇（サービス名）」の発表会のご案内でご連絡いたしました。 当日は、デモンストレーションを含む新サービス説明に加え、 実際にサービスを体感していただくことも可能です。 貴社の事業にもご活用いただけるサービスとなっておりますので、 ぜひ参加をご検討いただけますと幸いです。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ・日時　令和〇年〇月〇日　〇時から〇時 ・会場　〇〇ホテル・住所　〇〇（最寄り駅　〇〇　徒歩〇分） ・発表会次第代表者あいさつ担当部署による詳細説明と デモンストレーション新サービス体験 ・質疑応答 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。 問い合わせ先　〇〇部　03-xxxx-xxxx

合同展示会の出展

複数の企業が集まって開催される合同展示会への出展のメール告知文例をご紹介します。

件名　 〇〇展への出展のご案内 本文 〇〇株式会社〇〇部〇〇課　〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。 この度弊社では、〇月〇日に開催される〇〇展に 出展することになりましたのでご案内申し上げます。 当日は、新製品「〇〇」の詳細説明・デモンストレーションに加え、 実際に新製品を体感していただくことも可能です。 貴社の事業にもご活用いただける製品となっておりますので、 ぜひ来場をご検討いただけますと幸いです。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ・日時　令和〇年〇月〇日　〇時から〇時 ・会場　〇〇サイト　〇〇ブース ・住所　〇〇（最寄り駅　〇〇　徒歩〇分） ・展示会内容担当者による詳細説明とデモンストレーション新製品の体験 ・質疑応答 ・参加グッズ贈呈＿ ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。 問い合わせ先　〇〇部　03-xxxx-xxxx

企業セミナー

ビジネスマン向けの企業セミナーのメール告知文例をご紹介します。

件名　 次世代のリーダーを目指す「〇〇セミナー」のご紹介 本文 〇〇株式会社〇〇部〇〇課　〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。 この度弊社では、次世代のリーダーを目指す若手社員様向けに 「〇〇セミナー」を開催することになりましたのでご案内申し上げます。 当日は、〇〇研究所でマネジメントの研究をされている〇〇様をお迎えし、 マネジメントに必要な知識やマネジメントスキルについて、 基礎から応用まで幅広く解説いただきます。 マネジメントに関する理解を深め、自ら考え行動できるリーダーを目指す方は、 ぜひ参加をご検討くださいませ。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ・日時　令和〇年〇月〇日　〇時から〇時 ・会場　〇〇ホール〇階〇会議室・住所　〇〇（最寄り駅　〇〇　徒歩〇分） ・セミナー内容・登壇者　〇〇研究所　〇〇様 ・参加費　無料 ・定員　100名 ・当日のスケジュール ・申込方法下記URLよりお申込ください 　https://www.xxx.xxx ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。 問い合わせ先　〇〇部　03-xxxx-xxxx

企業セミナーのリマインドメール

企業セミナー申込者へのリマインドメールの文例をご紹介します。

件名　 明日〇月〇日「〇〇セミナー」を開催します 本文 〇〇株式会社〇〇部〇〇課　〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。 先日は、弊社の主催する「〇〇セミナー」に お申込みいただきありがとうございました。 セミナーの開催が明日となりましたので、 セミナー内容を改めてご案内申し上げます。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ・日時　令和〇年〇月〇日　〇時から〇時 ・会場　〇〇ホール〇階〇会議室 ・住所　〇〇（最寄り駅　〇〇　徒歩〇分） ・セミナー内容・登壇者　〇〇研究所　〇〇様 ・参加費　無料 ・定員　100名 ・当日のスケジュール ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ご不明な点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。 問い合わせ先　〇〇部　03-xxxx-xxxx 当日のご参加を心よりお待ち申し上げます。

告知・受付からフォローまでワンストップで管理できるセミナー・イベント管理システムSPIRAL®

当社のご提供する 「セミナー・イベント管理システム」は、告知・受付から参加者管理、当日対応からアフターフォローまで運営管理に必要な機能をワンストップで行えるシステムです。

オンラインにも対面にも対応。複数回や定期開催などさまざま用途・シーンで活用できます。セミナー内容や実施後の顧客フォローなど本質的な業務に集中することで、成果向上につなげます。

安心の定額制・使い放題だから、さまざまなイベント・セミナーに費用の不安なく利用できます。

イベントページや申込フォームの作成から、集客メール配信、参加者管理、出欠確認、アンケート、フォローメール配信まで、セミナー・イベント管理・運営に必要な機能を備えています。

また、メガバンクをはじめ100以上の金融機関に導入されている個人情報運用に最適なセキュリティを備えています。総務省のセキュリティ対策にも準拠。また、第三者機関のセキュリティ診断でも高いセキュリティを評価されています。

Webセミナー、選考会、展示会、説明会、見学会、総会、面談・面接、社内勉強会、交流会などさまざまな業界・用途・シーンで延べ13,000以上のご利用実績がございます。

サービスの詳細については「セミナー・イベント管理」のページをご覧いただくか、サービス導入をご検討中の方はこちらからぜひお問い合わせください。

まとめ

この記事では、イベント告知の方法、告知文の作り方、告知文を作るときの注意点などについて解説しました。

イベントを成功させるためには、イベントの内容に合った告知方法を組み合わせるのが重要です。

また告知文では、見やすさを重視し、難解な専門用語の使用はできるだけ避けるとともに、参加しやすい条件設定を心がけましょう。

最後に、イベント別の告知文メールテンプレートをご紹介しましたので、告知文作成の際にぜひお役立てください。