不動産の記事
ARTICLE重要事項調査依頼について考えてみた【Webおたすけ隊 vol.1】
こんにちは！不動産ソリューション部 石毛です。
記念すべき第１回目のコラムは今、当社の案件の中で最も導入事例が増えている『重要事項調査依頼のオンライン化』について取り上げます。
重要事項調査報告書の発行を依頼・取り寄せる一連の業務の中では、電話やFAXを使って依頼をして郵送で書面の受け渡しを行うケースが多いのではないでしょうか？
重調案件のスペシャリストであるI先輩から、システム化することでマンション管理会社さんの業務効率化ができるとの発言をゲットしました。それは事実なのか直撃インタビューをしてきました！
不動産業界出身で仲介営業をしていました。タワマンが大好きです。
まだまだアナログ志向なところがあり、紙の方が便利だと思ってしまうことも多々あります。
【Webおたすけ隊】はそんな私でもWeb化させた方が良い！と考える事例を、不動産業界のWeb施策担当の皆様へお届けします。どうぞ、よろしくお願いします。
早速ですが、重調の依頼って本当にオンライン化できるんですか？
正直不便そうな気がして、半信半疑なんですが…
石毛さんは仲介の営業をしていたときに、重要事項調査書を取り寄せたことはある？
自分が前職で仲介営業しているときも、FAX送信とか電話対応業務などを課題として感じているお客様が多かったよ！この後、共通の課題などを説明するね！
お礼にI先輩にオススメのタワーマンション情報を教えますね！
管理会社さんが抱える「重要事項調査依頼」の共通課題
そしたら大体大きくこの３つが課題として掲げられていたんだよね。
当時の石毛さんの業務もこんな感じかな？
- 電話でのお問い合わせが多いため受電対応に追われている
- 書類の文字潰れや管理マンション以外の申請等の書類不備対応による負担
- 封入業務・配送コストの発生
その他にも、対応の進捗管理ができていないことや営業時間内しか受付ができないことに課題を感じている担当者様もいらっしゃったそうです。
管理会社さんによっては若干流れが違うところもありましたけどね。
確かに見落とされてたり誤送信していたりしたら嫌だよね。
改めて考えてみると私たちの仲介側の手間も多いですが、管理会社さんはこれを捌いているかと思うと…業務負担が凄そうです。
そこで、この次に僕が提案した業務効率化を説明するね！
では、お礼におすすめのタワーマンショ…
「重要事項調査依頼」をオンライン化するメリット
FAXから依頼フォームによるWeb申請に切り替え
- 書類の文字潰れや見落としがなくなる
- 入金明細を写真データで受領可能
- 管理物件のみ受付ができるようになる
紙面での送付をやめてデータをメール配信
- 配送準備の手間と配送費のカット
- 配送期間の短縮ができる
いいですね。業務効率化だけじゃなくて、ペーパーレス化…配送コストカットもできて…テレワーク推進にも繋がる気がします！
悔しいですが、★★★(星3つ)です！！！
納得してくれてよかった(笑)
最後に導入のポイントを教えるね！
オンライン化は段階的な導入がおススメ
I先輩曰く、実際に導入している企業様でも段階的に導入しているケースが多いとのことでした。後々に機能追加のご要望をいただきパワーアップさせることもあるようです。
導入費用と効果（管理物件数や対応件数・人件費など）を天秤にかけて総合的に判断していただくのが良いかもしれません。
〜おまけ〜
今回タワーマンションを紹介できなかったのは残念なので、また次の機会に取っておきますね！お楽しみに！
どうやら今日のお話は当社のSPIRALがピッタリのようなので、最後に紹介させてください。
今回は重要事項調査依頼における受付・管理のWebアプリをご紹介しました。
スパイラルはフォームやマイページ認証などの機能を作る部品が揃っているプラットフォームです。フルスクラッチよりも低コストでスピーディーに構築が可能です。
「業務のオンライン化」にご興味がある方は、お気軽に不動産ソリューション部までご相談ください！
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