勤怠管理を電子化へ 人事業務の負荷を軽減する方法

従来型の勤怠管理には大きなムダやリスクが潜んでいる

従業員の出勤時間や退勤時間、欠勤状況、休暇の取得状況などを正確に把握し管理を行う――こうした「勤怠管理」は、どんな企業でも必要なもの。

企業の人事部門では、この勤怠管理の記録に基づいて、給与や残業代の計算、有給休暇の取得日数の管理などを行っています。

この勤怠管理は、タイムカードなど紙ベースのものから、ITシステムを活用したデジタルベースのものへと移行しつつあります。

しかし中には、この勤怠管理を適切に実施していない企業も存在します。 この勤怠管理が適切に実施されていない場合、各従業員の労働時間を企業が正確に把握できていない可能性が生じます。

そうすると、従業員の実労働時間に対応した適切な賃金が支払われず、未払い残業代が発生するといったトラブルが生じる可能性があります。 さらに、従業員の労働時間を正確に把握していないことは、近年大きな問題となりつつある長時間労働につながる恐れもあります。

その結果、従業員にメンタルヘルス不調が発生し、最悪の場合には過労死や過労自殺といった取り返しのつかない事態となってしまうかもしれません。 企業に対するコンプライアンスの遵守が求められている昨今、いかに勤怠を適切に管理するかは、とても重要な問題なのです。

打刻ミスや打刻漏れ、不正打刻をなくすには…

現状でも、紙ベースのタイムカードを使い続けている企業もまだ多く存在します。しかし、この紙ベースのタイムカードが労働時間把握の不正確さにもつながっています。 タイムカードの場合、人間が手作業で行うため、どうしても打刻ミスや打刻漏れが発生します。

また、飲食業や小売業などといったアルバイトが多い業種であれば、タイムカードの不正打刻によるアルバイト代の水増し請求といった問題も生じるでしょう。 ま

た紙ベースのタイムカードでは、打刻した時刻を集計してExcelなどに入力し直すといった二重の手間がかかるため、人事部門の従業員に対するムダな業務が発生することになります。

それだけでなく、打刻機の更新やタイムカード代、打刻されたタイムカードの3年間保存などまで含めると、ムダなコストが大きくのしかかってしまうのです。勤怠管理における、このようなムダやリスクを排除するための方法を次で見てみましょう。

クラウドサービスなら勤怠管理のムダやリスクを排除できる

勤怠管理のムダやリスクを排除するシステムとして近年注目されているのは、クラウド型の勤怠管理サービスです。

クラウド型の勤怠管理サービスでは、社員証と紐付けたICカードや、社員ごとに発行されるQRコードを表示させたスマートフォンなどと連動し、出退勤の打刻ができます。

そのため、打刻漏れや打刻ミスなどはもちろん、不正打刻を防ぐことができます。 また、出退勤の打刻が即座にデータとして保存されるため人件費がリアルタイムで把握できますし、なによりも勤怠情報が給与データにそのまま活用できますので、残業時間や休日出勤の割増手当などの集計を改めてする必要はありません。これにより、給与計算業務の省力化にもつながります。

もちろん、二重入力は不必要となりますので、その点おいても人事部門における業務のムダをなくすことができます。同時に、リアルタイムで従業員の勤怠状況が確認できるということは、本社以外に支社や営業所、店舗がある企業でも一括して全従業員の勤務状況を把握でき便利でしょう。

さらに、残業や休日出勤などが多すぎる従業員や遅刻などが多い従業員を特定できるので、「全従業員の勤怠状況を見える化」していくことができます。 クラウド型の勤怠管理サービスを利用するためには月額料金が必要となります。ただ、タイムカードや打刻機にかかるコストや人事業務のムダ、紙ベースの勤怠管理に潜むリスクなどを総合的に考えれば、クラウド型の勤怠管理サービスを導入するメリットは大きなものとなるはずです。