滞納通知システムの記事
ARTICLE催促状のくわしい書き方と例文、システム化のメリットを解説
企業間取引でも個人を相手にしたビジネスでも、未入金が発生することがあります。その際に相手先に送る手紙を「催促状」と呼びます。催促状の書き方に明確なルールはありませんが、押さえておくべきポイントがいくつかあります。本記事ではそのポイントや、催促状の例文をご紹介します。
初めに知っておきたい「催促」と「督促」の違い
まずは「催促（さいそく）」と「督促（とくそく）」の違いについて説明します。この2つの言葉は、どちらも相手の行動を促す際に使われています。どちらも同じような意味ですが、より強制力を持っているのが督促です。
催促は「個人が個人に何かを促す際」に、あるいは「企業が個人に法的手続きを取らずに何かを促す際」に使用される言葉です。たとえば不動産の管理会社が入居者に滞納した家賃の支払いを促す場合は、催促を使います。
一方、不動産の管理会社に対する催促に返答がなく、法的処置を取る前段階として送付される内容証明付き郵便は督促という言葉を使用することが多くあります。
内容証明付き郵便は、相手先が郵便物を受け取ったことを第三者が証明してくれるものなので、不動産の管理会社が「滞納家賃の請求を行いました」という法的証拠になります。
「催促状→督促状」の流れが一般的
催促状と督促状の力関係を表すとすると「催促状＜督促状」なので、家賃未払いや取引金額の未払いなどが起き、入居者や取引先に支払い請求を送る場合は「催促状→督促状」の流れで送るのが一般的です。
催促状に記載すべき事項
家賃未払いや取引金額の未払いなどを理由に送る催促状には、記載すべき7つの基本事項があります。これらは相手先にしっかりと支払い対応をしてもらうため、あるいは行き違いがあった際に失礼がないために欠かせない事項なので、1つずつ確認していきましょう。
催促状の発行日、提出日
催促状を発行または提出した日付を和暦で記載しましょう（例：令和4年4月2日）。西暦での記載も問題ありませんが、フォーマルな書類は和暦を用いることが多いです。ただし企業の書類フォーマットにもよるので、普段から西暦を使っている場合は西暦で記載しましょう。
自社の連絡先
自社の社名、担当者名、部署名を記載しましょう。これを記載しないと、相手先はどこからの未払い請求なのかがわかりません。また、支払いの連絡を入れようにも担当者がわからないと連絡できず、自社としても業務遂行がスムーズにならないので注意してください。
宛先や企業名
催促状の宛先や相手先の企業名を記載しましょう。社名のみを記載するケースと、部署名や担当者名まで記載するケースがあります。
| 会社名のみ | 〇〇株式会社 御中 |
| 会社名＋部署名 | 〇〇株式会社 〇〇部〇〇科課 |
| 会社名＋部署名＋担当者名 | 〇〇株式会社 〇〇部〇〇課 課長 〇〇〇〇様 |
| 代表取締役宛 | 〇〇株式会社 代表取締役 〇〇〇〇様 |
担当者まで記載する場合は、役職があれば必ず記載しましょう。
支払い請求の取引と金額
当該催促状が、どの取引とその支払い金額に対するものなのかを明記しましょう。また、企業の契約内容によっては未払いが発生した場合、支払い期日を過ぎてから支払い日までの日数で換算した利息金が発生するケースがありますので、その場合は利息金についても明記してください。
支払い期日
請求側にいつまで入金してほしいという希望があれば、その期日を記載します。期日を記載しないと支払いが1ヶ月後2ヶ月後になる可能性もあるので、とくに希望がなくても記載しておくことをおすすめします。
振込先、手数料の扱い
口座送金による支払いによる催促を行う場合は、どこに支払えば良いのか振込先を明記しましょう。銀行名、支店名、口座の種類、口座名義を記載した上で「期日までにこちらの銀行口座にお振り込みいただけますようお願い申し上げます」などの文章も添えておきます。
また、銀行口座への振り込みじに手数料がかかった場合、どちらが負担するのかも明記しておいてください。
行き違いがある場合のお詫び
催促状を送っている最中に取引先が未払い金額を支払った可能性も考えられます。一時的に未払いが発生したとはいえ、支払いを行った相手に催促状を送るのは失礼なことなので、行き違いがあった場合のお詫び文を添えておきましょう。
以上のポイントを押さえることで、相手先に対応してもらいやすい催促状を作成できます。
催促状の例文
では実際に、どのような催促状を作成すればよいのか例文をご紹介します。「企業取引の未入金」と「賃貸契約の未入金」に対する催促状、2パターン作成したので参考にしてください。これをテンプレートに使い催促状を作成しても問題ありません。
企業取引の未入金に対する催促状
〇〇株式会社 代表取締役 〇〇〇〇様 令和〇年〇月〇日 △△株式会社 営業部 〇〇〇〇 印 TEL：000-0000-0000 Mail：xxxxx@xxx.co.jp ○月分 売掛金未払いのご請求 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 さて、令和〇年〇月〇日にご請求いたしました○月分のお取引金額につきまして、本日時点で入金の確認が取れておりません。 貴社との契約では、売掛金を請求月の翌月末（翌々月末）にお支払いいだたくことになっております。弊社といたしましては経理状の都合もありますので、未払い分につきまして速やかにお支払いいだけますようお願い申し上げます。 【取引詳細】 取引年月日 令和〇年〇月〇日 商品名 〇〇〇〇〇〇〇 取引金額 〇〇〇〇〇〇〇円（税込） 【振込先】 〇〇銀行〇〇支店 普通口座 0000000（口座番号） 〇〇〇〇〇〇（口座名義） なお、当該取引金額のご送金が本状と行き違いになってしまいました場合はご容赦願います。 敬具
賃貸契約の未入金に対する催促状
〇〇〇〇様 令和〇年〇月〇日 △△株式会社 営業部 〇〇〇〇 印 TEL：000-0000-0000 Mail：xxxxx@xxx.co.jp ○月分 賃料未払いのご請求 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素より〇〇〇〇（アパート名）〇〇〇号室をご利用いただき、誠にありがとうございます。 〇〇〇〇（アパート名）〇〇〇号室の〇月分賃料につきまして、支払期日におけるご入金を確認できておりません。 大変恐縮ですが下記振込先へご入金の上、記載の電話番号またはメールアドレスまでご連絡ください。 【支払詳細】 〇〇〇〇（アパート名）〇〇〇号室 〇月分賃料 支払金額 〇〇〇〇〇円（税込） 【振込先】 〇〇銀行〇〇支店 普通口座 0000000（口座番号） 〇〇〇〇〇〇（口座名義） なお、当該賃料のご送金が本状と行き違いになってしまいました場合はご容赦願います。
催促状を出す際の注意点
催促状を出す際は、2つ注意点があります。円滑な支払いを促すためにも以下2つの注意点を押さえておきましょう。
過度な送付は控える
催促状を何度も送付したからといって、法的な罪に問われるわけではありません。しかし、一定期間内に何度も催促状を送付するとかえって逆効果になる可能性が高いので注意しましょう。企業間取引よりも個人取引の方が反感を買いやすいので、最初の催促状を送付してから1週間以上は様子を見ましょう。
催促状で「法的処置」については触れない
催促状の記載事項で注意していただきたいのが「法的処置」に触れることです。催促状に対して相手先から反応がなかった場合、ゆくゆくは法的処置を取ることになりますが、まだその段階にはありません。
最初の催促状で「法的処置」について触れると相手は威圧感を覚え、良い印象を抱かなくなる可能性があります。もしも相手先のうっかりによる未払いなら失礼になってしまうので、催促状では「法的処置」について触れるのは厳禁です。
ただし、催促状を送付してから1週間以上連絡がない、または期日までに支払が確認できなかった場合は内容証明付き郵便による督促状を送ることになるので、ここで初めて「法的処置」について触れてください。
システムによる未払金催促で効率化
未入金催促では催促状の作成や送付など、営業担当者または経理担当者に負担の多い業務です。これらは本来業務ではなく利益を生み出すわけではないので、システムによる効率化に期待したい部分でもあります。
システム導入のメリット
システム導入により未入金催促業務を効率化できれば、営業担当者や経理担当者は本来業務に集中でき、生産性をアップさせられます。取引量の多い企業では支払済み案件と未払い案件などをデータベースで管理でき、情報の追加・更新も手間がかからないのでストレスがありません。
システム導入の課題
システム導入の課題としては、未入金催促機能を要したシステムを新たに購入するか、既存システムに機能として組み込むか、という選択問題があります。営業担当者も経理担当者も既存システムから使い方が大幅に変わってしまうのは望んでいませんから、「機能として組み込む」方を優先的に検討しましょう。
ただし、既存システムを拡張するにはIT人材が欠かせません。IT人材がいない、または不足している企業ではSPIRAL®のようなローコード開発プラットフォームを活用して、営業部門や経理部門が主体となって業務アプリを開発できる環境整備をおすすめします。
また、単に未入金催促機能を追加するだけでなく、既存システム全体の柔軟性・拡張性を高めるためにもおすすめです。
SMSを利用した滞納通知システムでオペレーションを効率化
当社のご提供する 「滞納通知システム」は、滞納者にSMSでコストをかけずにお知らせのメッセージを配信する仕組みです。
従来の電話通知は見知らぬ番号に応答しない方が6割以上。 開封率の高いSMSを活用することでより多くの方にお知らせできます。
99.9％の到達率を誇るSMS配信エンジンの利用や文面のテンプレート化により、滞納通知に係るオペレーションコストを大幅に削減できます。
また、メッセージ内のURLから支払予定日を回答させることで、入金意思及び入金見込日の確認をとることができ、入金予定を把握できます。
サービスの詳細については「滞納通知システム」のページをご覧いただくか、サービス導入をご検討中の方はこちらからぜひお問い合わせください。
まとめ
いかがでしょうか？今回は催促状の書き方や例文、注意点などをご紹介しました。どの企業にの催促状を作る機会が1度はあるかと思います。その際は、しっかりと未払金が支払われるよう促せる催促状作成と、相手先に失礼のないようポイントを押さえてください。
また、催促状作成に追われないためにも与信管理を徹底した上で、信用できる企業・個人との取引を日頃から心がけましょう。
