Web出願のメリットとは？定義から必要性まで徹底解説

Web出願の導入に関する問い合わせは近年増えています。そこで今回は実際の利用者、そして導入側のメリットについて解説していきます。今後のWeb出願導入の際の参考になること間違いなしなので最後までご一読ください。

Web出願の概要と流れ

近年「Web出願」を利用する人は右肩上がりといわれています。そこで以下、Web出願の概要と流れについて解説していきます。

Web出願とは

Web出願とは、インターネット上で行う出願方法のことで「インターネット出願」と呼ばれることもあります。インターネットが発達し、一般化されたことで活用が広がっています。従来、出願における必要書類は自身で取り寄せなければならず、手書き記入が必須でした。

しかし、現在では大学や大学院ごとに、Web出願の仕組みを取り入れており、パソコンやスマートフォンから24時間いつでもどこでもアクセスできます。私立大学から導入が広まりましたが、国公立大学でもWeb出願を取り入れ始めています。

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Web出願の流れ

まずインターネット環境を整えましょう。接続可能なパソコンやスマートフォンの準備、メールアドレス、証明写真のデータなど必要最低限のものは事前に揃えておきます。Web出願ページにアクセスし、アカウント情報を登録、受付期間に出願登録をしましょう。

Web出願を利用する出願者側のメリット

従来の出願は、出願書を記入し郵送する方法が一般的でした。しかし近年では、それらすべてが不要になり、受験生にも学校側にもメリットのある仕組みが普及しています。ここからは出願者側の大きなメリットを3つ解説していきます。

書類取り寄せが不要で、手間が省ける

紙媒体でのやり取りが一切なくなります。今までの出願方法に使われていた紙の願書は取り寄せに通常数日かかります。一方でWeb出願では、出願書が必要ないので、たとえ締め切り間近でも問題ありません。

今までよりも余裕を持って、出願に臨めるため受験と向き合い将来について考える時間も増えるでしょう。

ネット上での記入や合否確認ができる

ネット上で簡単に出願の記入と合否の状況を把握できます。紙の願書では間違っていれば返送してもらい、新たな願書で提出する必要があります。Web出願では自動でエラーチェックが表示されるので、ミスのない状態で出願まで進めます。

これまでは出願可能性がある場合はすべて願書を取り寄せておかなくてはなりませんでしたが、Web出願ではその必要がないため、合否を見ながら出願先を検討することも可能です。

受験料が割引になる可能性がある

インターネット上で出願する場合、受験料が割引になる取り組みを行っている学校も増加しています。複数の大学を受験する場合が多いので、受験料の割引は大きなメリットといえるでしょう。

Web出願導入による学校側のメリット

一度の受験で何千人もの対応をする学校としては、多くのメリットがあります。具体的にどういったメリットがあるのか以下解説していきます。

入力業務など工数の大幅な削減が見込める

従来の出願において、膨大な出願書類の確認に工数がかかっていましたが、Web出願を利用することでデータ入力を削減できます。他にも入力ミスを目視で確認する時間や、ミスがあった場合に出願者に連絡をする時間なども削減できます。

こうした事務作業を少なくすることが、その他業務に回す時間を増やすことに繋がるでしょう。

受験料に関する業務をスピーディーに行える

Web出願ではクレジットカード支払いをすることができるので、担当者としては入金状況を決済代行業者に確認することのみになります。振込用紙の準備、振込状況の確認といった作業がなくなります。

煩雑な受験方式ごとに変わる受験料の計算もシステムが自動で行ってくれますので、ミスの防止につながります。

出願機会の増加につながる可能性がある

願書の記入から決済まですぐに終わるため、受験生の「受験したい」という気持ちを後押しできます。従来、願書を取り寄せ、記入し、郵送、その後、銀行などで振り込みをするといったフローがあったため、出願者が手続きを忘れてしまう、途中で出願をやめてしまうといった可能性がありました。

また、直前まで願書の受付がされているので、急な進路変更や出願にも需要があり、出願者の増加につながる可能性があります。

リアルタイムで状況を把握できる

Web出願のシステムを導入することで出願状況や説明会予約状況などをリアルタイムで把握ができるので、その後の業務がスムーズに行うことができます。例えば、受験者数に対する試験会場や書類の準備などが予測でき、余裕を持ったアクションをしやすいでしょう。

合わせて読みたい記事「Web出願システムとは？メリットやデメリット・導入のポイントについて」

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まとめ

Web出願は今や主流であり、たくさんのメリットを享受できます。出願者にもストレスなく、スムーズに使ってもらえるシステムですし、学校側としても取り扱いに慣れれば、より発展に注力できるのではないのでしょうか。

「どういった目的のもと、どういったシステムを作り上げていくのか」しっかりと考えた上でシステムを導入していきましょう。