Web出願システムとは？メリットやデメリット・導入のポイントについて

近年増えているWeb出願ですが、Web出願システムを導入することで、学校側にも出願者側にも様々なメリットがあります。Web出願とはどういうもので何ができるのか、メリットや導入のポイントについて見ていきましょう。

Web出願システムとは？

Web出願システムとは、従来紙で行っていた出願をインターネット上で行えるシステムで、学校法人の入試業務の効率化が図れます。利用者がWeb出願をする際に準備するものはパソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末、出願票を印刷するプリンターだけです。

インターネットが使える環境、連絡用のメールアドレスや顔写真のデータ、調査票などは必要ですが、願書の受け取りや郵送といった手間を減らせるため、近年多くの大学で取り入れられています。

合わせて読みたい記事「Web出願とは？スマホ版のシステム導入の必要性や構築手順、注意点を解説」

Web出願システムの導入でできること

Web出願システムでは単純に出願だけではなく、以下の受験に必要な作業に対応しています。

• 募集要項の確認
• 説明会予約
• 出願登録
• 受験料決済
• 合否照会
• 入学手続き

Web出願システムを導入したらできることを順番に見ていきましょう。

募集要項の確認

Web出願システムでは、学校のWebサイト上で募集要項を確認することが可能です。これまで、受験生から願書の請求があった場合には、学校側は印刷した募集要項を送付する必要があり、時間を要していました。

しかし、Web出願システムを導入すると、願書や募集要項を取り寄せるのに必要な時間を短縮できるため、出願機会の拡大に繋がるといえるでしょう。

説明会予約

Web出願システムを導入することで、受験前に行われるオープンキャンパスや説明会の予約が取れます。説明会の案内や申込の予約に割いていた時間がなくなるだけでなく、参加者名簿も生成されるため手間を省けます。

出願登録

Web出願システムを利用することで、従来の募集要項や願書の取り寄せや購入、郵送といった手間が省けます。出願前のステップがなくなるので、出願したいと思ったときにすぐに出願できます。また、入力ミスをしてもWeb上でなら手軽に修正も行える上、入力情報のエラーチェックが行われる場合、出願ミスも防げます。

受験料決済

Web出願システムでは、クレジットカードやネットバンキングで受験料の決済もWeb上で行えます。コンビニや金融機関ATMが利用できるシステムもあります。対応可能な決済方法についてはシステムによって変わってきますが、支払いの手間が省けます。

合否照会

Web出願システムは、合否照会もWeb上で行えます。従来のように学校に出向いて合否確認する必要はなく、管理画面から確認できます。

入学手続き

Web出願システムで入学手続きに必要な書類の提出が行え、書類作成の手間が省けます。

Web出願システムを導入する学校側のメリット

Web出願システムを導入する学校側では、以下のメリットが考えられます。

• 確認や入力業務の負担が軽減できる
• 受験料徴収に関する業務の負担が軽減できる
• 願書不要なので出願機会の増加に繋がる
• コスト削減に繋がる

順番に見ていきましょう。

確認や入力業務の負担が軽減できる

Web出願システムを導入することで、出願情報の確認やデータ入力の負担が軽減できます。従来の紙の出願システムでは、学校の担当者は送られてきた願書の開封、不備がないかの確認をしてから、さらにデータを管理システムやExcelに入力しなければなりませんでした。また、不備や記入漏れがあった場合、出願者に確認の電話をしたり願書の返送を行ったりしなければなりません。

Web出願システムの導入で、願書開封の作業がなくなり、出願者自身が入力したデータがシステムに入るので入力の手間が省けます。入力情報に不備があればその場でエラーを返すチェック機能もあるため、記入漏れといった入力ミスを減らすこともできます。

受験料の徴収に関する業務の負担が軽減できる

Web出願システムの受験料決済機能で、受験料を徴収する作業負担が軽くなります。従来の振り込みによる決済方法の場合、振込用紙の準備、振込先や納期を書いた案内の作成、入金確認が必要でした。しかしWeb出願システムの受験料決済機能を利用する場合、納付状況を確認するだけで済みます。

さらに受験料が異なる場合でも、入力に応じてシステムが受験料を計算して、正しい受験料を計算してくれます。受験方法や区分が異なる場合でも過不足なく納められるので、支払いミスへの対応もいりません。

受験結果（合否）の通知に関する業務を効率化できる

Web出願システムでは、合格発表の時刻に合わせてWebサイト上で受験結果（合否）の公表が可能です。これまで合格発表日に敷地内の掲示板に受験結果を掲示し、かつ郵送で受験結果を通知していた学校では、担当者の業務負荷を大幅に軽減できるでしょう。また従来、人の手で行っていた集計などの作業をコンピュータ上で行うことで、ヒューマンエラーの抑制も期待できます。

願書不要なので出願機会の増加に繋がる

Web出願システムを導入することで、受験生の出願機会が増えることが見込めます。紙の出願は、願書の取り寄せ、記入、郵送といった時間と作業が必要です。出願の手間が減ることで、受験者や保護者の負担が軽減され、出願数を増やしたり、締め切りまで時間がない場合でも出願してみるといった機会が増えることも期待できるでしょう。また、24時間いつでも出願を受け付けられるという大きなメリットがあります。受験生も保護者も慌ただしい日々を過ごす中で、都合のいい時間に出願できるため、応募者の増加に繋がるでしょう。

コスト削減に繋がる

Web出願システムを導入することでペーパーレスになるため、コスト削減に繋がります。主に削減できるコストは募集要項や願書を作成するときの印刷代や、受験票送付の際の郵便代です。

これまで願書や募集要項などの用紙は、万が一不足してしまう事態を避けるために多めに印刷していました。もし余った場合には、用紙代だけでなく印刷や配送に関するコストに無駄が生じていたといえます。Web出願システムは、無駄を省くだけでなくコスト面で大きなメリットがあるといえるでしょう。

一年に一度の入試だけでなく、AO入試、推薦入試、編入入試、大学院入試など数多くの入試に対応しているので、その度にかかっていたコストが削減できます。また、受験生データの入力の必要がなくなるので、入力に取られていた時間や人件費もかかりません。

説明会の受け付けに関する業務の効率化ができる

Web出願システムを導入すると、説明会の受け付けに関連する業務を効率化できます。説明会やオープンキャンパスを開催していた学校では、学校窓口・電話・メールなどで受け付けするのが一般的で、応募者数の増加にともなって担当者の業務負荷も大きくなっていると考えられます。

しかし、Web出願システムでは、申込の自動受け付けから定員の管理・参加者リストの作成など説明会に関する一連の業務をWeb上で行うことができ、業務負荷の軽減とともに業務効率の向上も期待できます。

スピード感のある施策の実施が可能となる

従来の紙の願書の場合には、到着した願書を集計しないと出願の状況が把握できませんでしたが、Web出願システムでは出願の状況をリアルタイムで把握可能です。このため、どの程度の志願者数になるか迅速に把握でき、試験会場の選定や問題や解答用紙の部数決定など余裕を持って準備することができます。また、説明会やオープンキャンパスの応募状況を見て、定員に空きがある場合には、告知を増やすなどの対策もスピード感を持って行えるでしょう。

Web出願システムを利用する出願者側のメリット

Web出願システムを利用することで、出願者には以下のメリットが考えられます。

• 願書取り寄せの手間がかからない
• 入力漏れの確認や修正が容易に行える
• 入金や出願状況の確認ができる
• 合否判定をその場で確認できる

順番に見ていきましょう。

願書取り寄せの手間がかからない

Web出願システムを利用することで、願書取り寄せの手間が省けます。これにより、直前まで迷っていた学校や急な進路変更で受けたいと思った大学にすぐに出願できます。

入力漏れの確認や修正が容易に行える

Web出願システムを利用することで、願書の入力漏れの確認や修正が容易に行えます。従来の紙での願書記入では、記入ミスをすると一から書き直したり、修正印を押したりしなければなりませんでした。

Web出願システムではパソコンやタブレット、スマートフォンで個人情報や出願の内容を入力するため入力漏れがあるとエラーが表示され、データを送信するまで何度でも修正できます。

入金や出願状況の確認ができる

Web出願システムを利用することで、受験料の入金状況や出願状況をすぐに確認できます。従来の出願票を送るシステムでは、出願票を提出して受験票が送られてくるまで出願状況がわかりませんでした。

Web出願システムでは管理画面上で出願状況を確認できるほか、郵便のミスや紛失といったこともありません。

合否判定をその場で確認できる

Web出願システムを利用することで、合否判定をその場で確認できます。従来は出願した大学に行き、合格者が発表されるのを待たなければいけませんが、合格発表日にパソコンやスマートフォンに表示されるため、手元で合否判定が確認できます。大学まで行く交通費と手間もかかりません。

Web出願システム導入のポイント

Web出願システム導入には、以下のポイントがあります。

• 業務に合った機能はあるか
• カスタマイズできるか
• 紙の出願を併用する場合運用はしやすいか
• 導入後のサポートはしっかりとしているか
• セキュリティ対策は充実しているか

順番に見ていきましょう。

業務に合った機能はあるか

Web出願システム導入の際、行いたい業務に合った機能はあるか確認しておきましょう。

例えば、受験料の納入を様々な方法で行うようにしたい場合に、クレジットカード払い、コンビニ払い、ペイジー等の支払い方法に対応しているかどうかという点です。

また、Webからは出願受け付けのみ行いその後は手作業でのやり取りにするのか、また、説明会の予約から出願まですべてシステム上で行うのかなど、業務の流れに合わせた細かな設定が行えるかも重要です。

さらに、外国人の学生に向けての多言語対応や、入試日の注意事項を伝えるメッセージ機能などを持ったシステムもあります。志望校だけでなく、利用する生徒が所属する学校側でも、教師が生徒の出願状況を把握できる機能が必要になる場合もあるでしょう。

Web出願システムは導入前にどのように業務を行うか整理した上で、必要な機能が備わっているかを検討する必要があります。

カスタマイズできるか

Web出願システムを導入する際に、カスタマイズができるかどうかも重要なポイントとなります。入試は大学、専門学校、高等学校、中学校、小学校、幼稚園など様々な学校で行われます。

受験規模が異なるだけでなく、入試の種類や受験の形態も違うため、システムに求めるサービスも変わってきます。願書の形式など学校によって一つひとつ変わってくるため、願書の項目を自由に変えられるかどうかもシステムを導入する際の基準となります。

システムによってはカスタマイズの幅が限られてきますので、導入してからこの機能をカスタマイズしたかったと後悔しないようにしましょう。上記の行いたい業務でも述べましたが、やはり導入を安易に決めず、よく話し合い検討することが大切です。

紙での出願と併用する場合運用はしやすいか

Web出願システム導入の際は、従来の紙での出願と併用する際に運用がしやすいかどうかも重要なポイントです。先にも挙げた通り、Web出願は受験を行う学校側にも志望者側にも多くのメリットがあるため、近年多くの学校で取り入れられています。

旺文社教育情報センターでは、2020年の一般入試では国公立の約6割がWeb出願を実施したとの調査データを発表しています。27校の国公立大学が新たに取り入れ私立大でも約74%がWeb出願を行った結果を見ると、これから紙での出願方法からWeb出願へと切り替わっていくことが予想されます。(※出典)

ただし、いきなりすべてをWeb出願に切り替えるわけではなく、紙の出願方法と併用し、徐々にすべてWeb出願に切り替える学校もあります。このとき紙で出願受け付けをした際、データの共有などの面で学校側の負担が増えてしまうと、システムを導入したメリットを感じられません。Webと紙での出願の運用しやすさも確認しておきましょう。

導入後のサポートはしっかりとしているか

Web出願システム導入の際に、サポートがしっかりとしているかも重要です。システムは導入して終わりというわけではありません。運用する中で様々な疑問点が出てきたり、サポートが必要になったりする場合もあります。導入したばかりのシステムでは尚更です。

問い合わせをしてすぐに答えが返ってきて対応してくれる体制かどうか、24時間対応しているかなど確認しておきましょう。

セキュリティ対策は充実しているか

Web出願で入力するデータは、各学生の大切な個人データです。そのため、Web出願システムを導入する際、セキュリティ対策がしっかりしているかどうか確認することが最も重要なポイントといえます。具体的には、入力データの暗号化やデータセンターの監視体制、パソコンのIPアドレスを認証する機能があるかなどが挙げられます。

また、決済にクレジットカードを利用する場合もあります。万が一メールアドレスや電話番号などの個人情報が流出してしまった場合、迷惑メールや勧誘電話の増加といった問題が考えられます。クレジットカードの番号が流出してしまった場合、不正利用によって金銭的損害を被ることもあります。

個人情報が流出する背景として、システムの脆弱性が挙げられます。流出させてしまった企業だけでなく、入試の場合システムを導入した学校の信用にも関わるため、システム導入前にセキュリティ対策がしっかりと行われているか確認しておきましょう。

申請や応募受付の電子化・システム化ならWebフォーム作成システム「SPIRAL®」

当社のご提供する 「Webフォーム作成システムSPIRAL®」は、かんたん操作で自由自在にフォーム作成が行える定額制のWebフォーム作成システムです。 申請や応募の受付だけでなく、その後のステータス管理や応募者用マイページ作成など、受付から管理までをWebシステム化することができます。

受付フォームは画像やPDFなどのアップロードにも対応。拡張子指定や容量制限、入力制限もできるので、自社の要件にあったフォームを構築することができます。また、デザインはテンプレートからの選択の他、HTML、CSS、JavaScriptを利用してカスタマイズも可能です。

申請者用・管理者様にそれぞれマイページを作成し、ステータス管理や申請内容の情報変更をWeb上で行うこともできます。

書類申請、出願・公募受付、補助金・助成金申請、契約加入・更新受付、キャンペーン受付、問い合わせ受付など様々な業界・用途・シーンで延べ11,000社以上のご利用実績がございます。

サービスの詳細については「Webフォーム作成システムSPIRAL®」のページをご覧いただくか、サービス導入をご検討中の方はこちらからぜひお問い合わせください。

まとめ

インターネットやスマートフォンの普及からオンライン化が進み、Web出願の需要も急速に拡大しています。またコロナ禍により、さらにオンライン化は加速するでしょう。

Web出願はインターネット環境が整っていなかったりプリンターの準備がない家庭にとってはやや手間がかかったりする面がありますが、システムを導入する学校にも利用する志願者側にも利便性や手間とコストの削減といった大きなメリットがあります。導入する際は行いたい業務に合わせた機能があってカスタマイズにも対応しているか、サポート体制はしっかりしているかを確認しましょう。

また、多くの個人情報を預かるので、セキュリティ対策は重要です。システムを導入した学校、流出させてしまった企業双方の社会的信用が失われ、個人情報が流出してしまった本人も多大な迷惑を被る結果となるため、セキュリティがしっかりした企業を選択し、急速に増加するWeb出願に対応していきましょう。