マンション管理サイトとは？導入の必要性や構築時の手順や注意点

マンション管理サイトがどういうものなのかご存知でしょうか。導入すれば、マンション管理業務は効率化し、入居者の利便性も向上します。マンション管理サイト導入の必要性、構築時の手順や注意点などについて説明します。

マンション管理サイトとは？

マンション管理サイトとは何か、誰が利用して、どんなことができるのかについて説明します。

マンション管理サイトとは何か

「マンション管理サイト」とは、マンション管理に関するさまざまな業務支援、情報共有、サービス提供をオンライン上で行えるWebサービスのことです。現在、利便性が高く評価され、マンション管理サイトの導入数は増えています。

マンション管理サイトを利用するのは誰か

マンション管理サイトを利用するのは、主に三者です。第一に「マンション居住者」、第二に「マンション管理組合」、第三に「管理会社」です。それぞれの利用目的は異なります。

マンション管理サイトでできること

マンション管理サイトでできることについて、利用者ごとに説明します。

マンション居住者は、オンライン上の掲示板を利用して、管理会社や管理組合からの情報を共有したり、居住者から連絡したりできます。また、集会室や駐車場などの共用施設の空き状況の確認・利用予約も、PCやスマートフォンから行えます。

マンション管理組合は、避難訓練等の行事、資源回収の日程、サークル活動などについて、居住者への連絡事項をオンラインで配信できます。また、管理組合理事会の役員に限定した情報共有も可能です。理事会の日程連絡、議題の配信、議事録の管理、理事会のビデオ会議での開催等もできます。ビデオ会議では、議案の承認機能も活用可能です。さらに、マンションの基礎情報、管理規約、設備状況、会計情報、修繕・工事履歴、点検・清掃・総会・大規模修繕計画等のスケジュールも一元管理・保管し、管理会社と共有していますので、必要に応じて開示できます。

管理会社は、本社と管理員との情報共有、管理費の請求・督促、居住者の共用施設利用料金の管理・請求も行えます。また、管理員からの巡回点検、管理業務報告等もオンラインで可能です。

マンション管理サイトを導入する必要性

マンション管理サイトを導入する必要性について説明します。

マンション管理の課題その1 マンション管理組合

マンション管理組合の役員の負担は、思いのほか重いものです。理事会への出席、議題についての審議、議事録の作成・確認、過去の議事録の参照、居住者へのアンケート調査の準備・実行・集計・報告、管理会社への連絡など、実にさまざまな業務をこなさなければなりません。忙しい日常生活の中から、管理組合に割く時間を捻出するのは大変なことです。また、紙媒体で保管されている、過去の理事会の議事録を探すのも一苦労です。そこで、マンション管理サイトを導入すれば、業務を効率化し、管理組合にかかる負担を減らせます。まずは、理事会の出席については、日程調整と出欠確認がオンラインでスムーズに行えます。さらに、会議の開催前に、議題や資料の共有ができますので、当日の会議も、より進行しやすくなります。

必要に応じて、過去の議事録にも、自由にアクセスしておくことが可能です。オンラインビデオ会議も行えますから、自宅にいなくても会議に参加することもできます。子育て世代にとっては、子どもと自宅にいながらでも理事会に参加できるようになります。会議中も話し合ったことをPCで記録を取りながら進行させれば、議事録の作成も簡易化されますし、役員間での確認・保管もオンライン上で完了します。居住者の意向をアンケートで確認したい場合も、居住者に一斉送信し、集計ができ、省力化になります。何かと必要になってくる役員と管理会社との連絡も、Web上でかんたんに行えます。

マンション管理の課題その2 マンション居住者

マンション居住者が集会室や駐車場等のマンション共用施設の予約をしたい場合は、管理員に、申し込み用紙や利用料金を渡しに行かなければなりません。しかし、管理員の業務時間は限られているため、なかなか申し込みにいけないこともあります。また、毎年開催されるマンション管理組合の総会に出席したくてもできない場合があります。議決権を行使したくても、議長等に委任せざるを得なくなってしまいます。そこで、マンション管理サイトを導入すれば、オンラインで共用施設の予約・支払いが可能となります。管理組合の総会に出席できないという悩みも、総会の議案ごとのWeb投票が可能となりますので、議決権の行使ができます。

マンション管理の課題その3 マンション管理会社

マンション管理会社は、マンション管理組合理事会の役員との連絡・各種資料の作成・配布を行い、居住者とは管理費や共用施設利用料の請求・督促を行い、また管理員の勤怠管理・業務報告管理等、かなりの業務を行っています。マンション管理サイトを導入すれば、これらの業務の効率化が図れます。しかも、ペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。

マンション管理サイト導入のメリット・デメリット

マンション管理サイト導入には、メリットとデメリットがあります。メリットとデメリット、およびマンション管理サイト導入をどのように判断したらよいのかについて説明します。

マンション管理サイト導入のメリット

マンション管理サイト導入のメリットは、マンション管理組合の業務を効率化し、役員の負担を減らせることです。マンション居住者については、共用施設の予約や総会におけるWeb投票等の利便性に加え、オンラインの掲示板の活用によって居住者同士のコミュニケーションが密接になり、主体的なマンション管理が行えるようになります。マンション管理会社にとっては、業務効率化、コスト削減が進みます。また、各種資料が紙ベースではなくデジタル資料になることによって、検索効率が上がり、劣化・紛失がなくなることもマンション管理サイト導入のメリットです。

マンション管理サイト導入のデメリット

マンション管理サイト導入のデメリットは、第一に、PCやスマホの使用ができない、あるいは苦手な居住者が一人でもいた場合は、紙ベースによる通知、投票も併用しなければならないことです。オンラインと紙の併用によって、かえって運営が非効率化してしまう懸念があります。第二は、Web掲示板におけるマナーの問題です。誹謗中傷がなされないように運営できなければ、マンション内の人間関係に悪影響を及ぼしてしまいます。第三は、マンションの管理規約に、オンライン理事会・総会の開催についての規定を新設する必要があることです。どのような手続きを行えば、どのような形でオンライン理事会・総会を開催でき、何について審議・決議ができるのかを規定しなければ、実行はできません。

マンション管理サイト導入の判断

マンション管理サイト導入には、メリットとデメリットがあります。メリットは数多くあるので、デメリットを克服できる場合は、導入を進めた方がいいでしょう。Web掲示板におけるマナーの問題については、事前に十分注意喚起を行った上で、なんらかのトラブルが発生した場合は、速やかに対応することが必要です。マンションの管理規約は、先行事例を参考にして改定すれば済みます。ポイントとなるのはPCやスマホの使用が苦手な居住者が、どの程度存在しているのかです。あらかじめ、ITの利用状況やインターネット環境についての、居住者への調査が必要です。その上で、紙ベースの業務が残ってしまう場合に、そのコストを受け入れてマンション管理サイトを導入するのかしないのかの判断を行うことになります。

マンション管理サイトを構築する際の手順

マンション管理サイトを構築する際の手順を、クラウド型とパッケージ型それぞれについて説明します。

マンション管理サイトを構築する際の手順 クラウド型

ネットワーク上のシステムを利用するクラウド型で、マンション管理サイトを構築する際の手順は次の通りです。第一に、管理するマンションに最適な、クラウド型の会員管理システムを提供しているASPサービスを選びます。その際に、ASPサービスによって機能やセキュリティが異なる点に注意しましょう。例えば、どんな基本機能と拡張機能があり、どのような組み合わせが最適なのか検討します。また、マンション居住者の個人情報を管理しなければならないため、不正アクセス・情報漏洩を防ぎ、データ閲覧・編集の権限を設定できるなど、セキュリティ対策が万全であるかどうかも重要なポイントです。第二に、クラウド型の会員管理システムの利用契約をします。あとは、ASPサービスごとに定められた手順にのっとって、最適なマンション管理サイトを構築していきます。

マンション管理サイトを構築する際の手順 パッケージ型

PCに直接ダウンロードするパッケージ型で、マンション管理サイトを構築する際の手順は次の通りです。第一に、パッケージ型の会員管理システムソフトウェアを選びます。その際に注意しなければならないのは、複数のPCで使用する場合の料金体系の確認です。それによってコストが大幅に変わってきます。第二に、パッケージ型の会員管理システムソフトウェアを購入しインストールします。ただし、管理するマンションに応じたカスタマイズが必要な場合があります。

マンション管理サイト構築時の注意点

マンション管理サイト」構築時の注意点について説明します。

目的を明確にする

マンション管理サイト構築時の注意点の第一は、マンション管理サイト構築の目的を、利用主体ごとに明確にすることです。目的によって必要なコストも変動します。まず、マンション居住者として重要になってくる、オンライン上の掲示板等の利用、共用施設の予約まで必要かどうかを決定します。マンション管理組合にとっては、居住者への連絡事項をオンラインで配信することは基本としても、理事会の機能をどこまでマンション管理サイトで担うのかがポイントとなります。理事会のビデオ会議開催、役員に限定した情報共有、議案の承認機能、資料の保管等、必要に応じて目的を決定します。管理会社にとっては、情報の共有・管理に加えて、決済・請求機能が必要かどうかが、コストとの兼ね合いでポイントとなります。

利用者の利便性を意識する

マンション管理サイト構築時の注意点の第二は、利用者の利便性を意識することです。いくら充実した機能があっても、利用者が使いにくいのでは困ります。特に、もっとも利用者としての人数が多い、マンション居住者にとっての使いやすさがポイントです。使わない機能があることは、コストがかさむだけでなく、利用者を混乱させ、必要なことが行えなくなることにもつながります。マンション管理サイトの目的に沿った上で、利用者にとって使いやすいサイトでなければなりません。

マンション管理サイト導入にかかる費用

マンション管理サイト導入にかかる費用を、クラウド型とパッケージ型それぞれについて説明します。

マンション管理サイト導入にかかる費用 クラウド型

クラウド型のマンション管理サイトを導入する場合、かかる費用は、初期登録料と月額システム料です。初期登録料は無料、数千円、数万円とサービスによって異なりますが、それほど高額ではないのが一般的です。また、月額システム料は数千円程度からのサービスが一般的ですが、使えるサービス、導入するオプション、あるいは利用する戸数によって異なります。機能は限定されるものの、無料でお試しができる場合もあります。

マンション管理サイト導入にかかる費用 パッケージ型

パッケージ型のマンション管理サイトを導入する場合、かかる費用は、サーバーの設置、ライセンス料等です。数十万円から数百万円と比較的高額であることが一般的です。

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まとめ

マンション管理サイトとは、マンション管理に関するさまざまな業務支援、情報共有、サービス提供をオンライン上で行えるWebサービスのことです。マンション管理サイトを導入すれば、マンション管理組合の役員の業務を効率化し、管理組合にかかる負担を減らせます。また、オンラインで共用施設の予約・支払いや、管理組合の総会のWeb投票が可能となりますので、議決権の行使ができます。マンション管理会社の業務も効率化できます。導入の目的を明確にし、利便性を意識して、マンション管理サイトを選定し導入しましょう。