団体サイトとは？導入の必要性やメリット、構築時の手順や注意点

NPO・財団・協会などの団体が情報発信をおこなう手段のひとつとして「団体サイト（Webサイト）の構築」があります。団体サイトの運営を通じて、運営団体の情報を外部に発信したり、団体に所属するメンバーの交流を活発化させたりすることが期待できます。

この記事では、こうした団体サイトの必要性や導入時の注意点について解説いたします。活動中の団体の中には、団体サイトをお持ちでない場合もあるでしょう。しかし団体の情報を効果的に発信したりメンバーの結束力をアップするためには、団体サイトの立ち上げが効果的な場合があります。今回は団体サイトの必要性や導入時の注意点について解説します。

団体サイトとは？

団体サイトの話をする前にまず、団体とは何かということについてまとめておきます。

団体とは、2人以上の人が共通の目的のために集まった集団という意味で、これには企業やビジネスのための集団も含まれます。この記事で説明する団体は、企業などと異なり利益追求を目的としない組織・集団のことを指しています。

団体サイトとは

ひとくちに団体と言っても、いろいろな種類があります。今回に関しては企業やビジネス目的以外の組織・集団を「団体」と呼ぶという定義をしていますが、もう少し具体的にはどのような団体があるのでしょうか。

商工会や学会といった長い歴史を持つ団体もあれば、非営利目的のNPO法人なども含まれるでしょうし、アマチュアスポーツに関わる競技団体なども該当します。また、公益団体や財団なども団体の例として挙げられます。もちろん全てが必ずしも金銭的な利益から離れているわけではないでしょうが、主な目的が利益追求でなければ団体という捉え方とします。

団体サイトとは、こういった利益追求を目的としない組織・集団が立ち上げるサイトのことです。この記事ではどのように団体サイトを立ち上げ、運営していくべきかという観点でも解説をおこないます。

利益追求とは限らないため情報発信が重要

一般的な企業のサイトであれば自社商品を売るためにどうするか、あるいは自社ブランドを引き立たせるためにどうするかなどといった、最終的には売上、すなわちお金がゴールになるのですが、団体サイトに関してはそうではありません。では団体でサイトを運用する際には、何をコンテンツにしていくかといえば、それは団体自体が何をしているかといった情報を、世の中に対して発信することが重要となります。

団体サイトを導入する必要性

さて、ではなぜそのような団体がサイト、いわゆるホームページを公開する必要があるのでしょうか。もちろんその目的は団体によってさまざまですが、今の時代にサイトすらない団体は信頼性に欠けてしまうという理由が考えられます。

もし誰かがあなたの団体に関して興味を持ったとしても、サイトがなければ本当にそのような団体が存在するのかすら、怪しまれてしまいます。ネットがこれほど普及する以前は問題なかったことが、現在の状況では仮に団体自体の活動にサイトが必要でなかったとしても、対外的にはサイトの有無が重要となることをまず理解しておきましょう。

団体の目的を周知するために必須

団体が確かに存在することをサイトによってアピールするのと同じくらい大切なのが、団体の目的を周知することです。団体というものは多かれ少なかれ外部との連携や協力が必要となるはずです。

そして外部との関連を持つためには、自分たちのことをより正確に、詳細に知ってもらわなければなりません。それを実現するためにはサイトが必要です。

より効果的に団体の情報発信ができる

団体によってどのような情報を発信するかは異なるはずですが、今現在の各メディアを使っての情報発信ツールとしては、やはり団体サイトを基本にすることが主流となっています。

SNSを使った情報発信も重要ですが、SNSは時間経過でどんどん情報が流れていってしまうため、固定的に発信するには不向きです。そこでサイトを核にして、その周辺でSNSからリンクするなどして、効果的な情報発信が可能となります。

団体のメンバーを募集することができる

利益を求めない団体であったとしても、多くの団体は加わってくれるメンバーを増やしたいはずです。従来は口コミや人を伝ってのネットワークでしかメンバー募集ができなかったとしても、団体サイトでその目的な加入するメリットをしっかりと伝えられれば、自然とメンバーになりたい人が近づいてきます。

そこでサイト上でメンバー募集のページを用意しておけば、口コミなどにプラスしてメールや問い合わせフォームで直接メンバー登録できる仕組みづくりが可能です。

団体サイト導入のメリット

もしまだ団体のサイトを持っていない場合、ひょっとしたらサイトを持つメリットを十分に理解できていないかもしれません。では団体がサイトを持つとどのようなメリットがあるのでしょうか。企業やビジネス用のサイトであれば商品やサービスなどの紹介をするサイトが重要なのは理解できるでしょうが、団体の場合そこまで必要がないと考えている方もいらっしゃることでしょう。しかし、例えば一見してどういう団体なのかわからないような場合には、しっかり団体の活動内容や存在価値を外部に対してアピールしておく必要があるはずです。

従来の広告と比較してローコストで運用できる

インターネット登場以前は広告や、パンフレットなどを用意して団体の目的を知ってもらうしか方法がありませんでしたが、このような紙媒体を使ったツールは、少なからずコストが必要となり、なかなか手が出せなかったかもしれません。しかし現在ではインターネット上で団体の情報を発信すれば、従来媒体よりもローコストで情報発信できるようになるのです。

既存団体メンバーの結束力アップと情報交換

サイト運営する価値は情報発信だけにとどまりません。サイト内にコミュニケーションが取れる仕組みを取り入れたり、メールのやり取りを公開したりするなどの方法で、サイトを団体のメンバー同士の交流の場にすることも可能です。

そこまでサイト上でコミュニケーションを取る必要がない場合は、メンバー間の結束力をあげるような内容を公開するという方法もあります。従来は紙媒体を使わなければできなかった情報交換の場をサイトで実施すれば、より容易にスピーディーに情報をメンバーに発信でき、団体としてのまとまりを強固にできるようになるでしょう。

さらに単に情報発信する場だけでなく、会員制のサイトを構築すればログインして会員のみが閲覧やその他の操作ができるサイトも運用できます。

ネットならリアルタイムの情報発信も可能

インターネット上にサイトを持つことの強みは、リアルタイム性にあるという点も見逃せません。例えば集会の概要報告やスポーツの結果など、メンバーや外部の人が興味を持つ情報を非常にスピーディーに公開できれば、メンバーが喜ぶのはもちろん、団体に興味を持っている外部の人たちもさらに関心を寄せてくれます。

団体サイトを構築する際の手順

団体サイトでどんな効果が得られるかが見えてくると、実際のサイト立ち上げのイメージがつかめてくることでしょう。では実際にサイトを立ち上げる際、どのような手順を踏んで進めていくのが一般的なのでしょうか。

運用責任者を明確にし運用スタッフを選定する

サイトを立ち上げたが、その後更新がなされず放置され最悪忘れ去られてしまうというケースがあることも否定できません。そうなってしまうとサイトの価値が全く消失してしまいます。そうならないための重要なポイントは、サイトの運営に関しての責任者を明確にしておくことです。

この責任者はサイトを運用するためのある程度の技術的な知識と、サイトの目的を明確に理解しておかなければなりません。さらに、頻繁に更新するのであれば運用スタッフを必要な人数選定して、運用方法をしっかりと伝えておきましょう。

サイト立ち上げの目的を明確にする

人的な問題の他に重要となるのが、何を目的にサイトを立ち上げるのかを明確にしておくことです。企業やビジネスのサイトであれば純粋に商品やサービスをセールスしたり、あるいはブランドイメージをあげたりといった目的がありますが、団体の場合そこまで具体的なゴールが設定されていないことがほとんどのため、道筋がぼんやりしてしまいがちです。

しかしせっかくサイトを立ち上げたのであれば、それによって何らかの利点を得ることは大切です。団体の目的によってどのように社会貢献ができるのか。そして実際にいつどのように貢献できたのか、これからどうしていくのかというビジョンなども、サイトを立ち上げる前にしっかり検討しておきたい内容です。

どのような形態でサイト運用するかもしっかり検討

ひと言でサイトといってもその形態にはさまざまな種類のものがあります。従来型は前述の通りHTMLという特殊な言語で記述しなければなりませんので、未経験者が自力で立ち上げ、あるいは更新するのは困難です。CMSと呼ばれるサイト管理システムを利用すれば更新は比較的楽になりますが、立ち上げに関しては専門知識が必要となります。

会員制のサイトまで検討するのであれば、ある程度のプログラム要素が必要となりますので、それに対応したサービスを利用することになります。このうちのどのような仕組みでサイトを運用するのかも、目的に合わせて事前に決めておくこともサイトの目的とともに重要なポイントとなります。

団体サイト構築時の注意点

このように、団体サイトを立ち上げる際には目的と手法を事前に明確にしておくことが、効果的な運用のカギになります。しかし立ち上げてそれで終了という、いわば作りっぱなしのサイトでは、せっかく立ち上げても効果を十分に発揮できません。サイトの立ち上げは前述のような事前の準備、そして実際の構築作業とともに、その後どう運用していくかもよく検討しておく必要があります。

いざ始めたが運用できないということがないようにする

仮に事前にしっかり目的や手法を決定し実行していても、その後更新されないサイトは閲覧者がリピートせず、さらにはYahoo!やGoogleといった検索エンジンの評価を得られず、そこからの流入が見込めなくなります。より多くの閲覧者を得て情報を発信するためには、できるだけ頻繁に更新しなければなりません。

更新を継続するために、サイトの運営や更新を担当するスタッフを決めておくことに加え、更新の手順や頻度、内容なども計画的に検討してきちんと実施できる仕組みづくりをしておきましょう。

セキュリティが低いとさまざまな問題が発生する

サイト運用にはいくつかのリスクが伴うことも事実です。その最も大きなものがセキュリティの問題です。もし会員サイトなど、サイト内に会員や外部の人の個人情報を持つ場合、セキュリティがしっかりしていないと情報が外部に漏れてしまう可能性があります。

そうなってしまうとサイト運営組織に対しての責任問題が発生しかねません。さらにセキュリティの低いサイトは悪質なサイトの乗っ取りに合い、非合法なサイトへの誘導リンクなどが勝手に埋め込まれてしまうこともあります。このような状態になると安全でないサイトとの判定を受け、すべてのコンテンツにアクセスできなくなってしまうリスクもありますので、サイトのセキュリティに関しては万全の対策を実施しなければなりません。

自前の運用は専門家がいないため難しい

もしサイトの立ち上げから運用までの知識をある程度持っていたとしたら、自前ですべて管理したいと考えるかもしれませんが、あまりおすすめできません。立ち上げや初めのコンテンツの導入は個人レベルでも不可能ではありませんが、どのようなコンテンツを公開していくかなどのノウハウは、やはりいくつものサイトを運営してきた経験がなければ効果的に実行することが難しいのです。

さらにセキュリティを含めた技術的な専門知識も必須であり、付け焼き刃のノウハウで運用してしまうと、乗っ取りや個人情報の流出など、致命的になりかねないトラブルを引き起こします。そのため、企画やコンセプトといった核となる部分を自分たちでしっかり練り上げ、それをベースに外部の専門家にサイト作りや場合によっては運営ノウハウの教育までをアウトソーシングする方法を推奨します。

団体サイトを専門家に依頼するときに注意する点

一定規模以上の団体サイトを運用するためには、専門家への依頼が必要な理由はおわかりになられたでしょうか。しかし専門家といっても、どのような相手に依頼すればいいのかわからないかもしれません。そこで専門家を選ぶ際に、何に注意するべきなのかを紹介します。

信頼できる専門家・サービス会社かどうか

団体サイトの構築や運営の中には、外部に漏れると困る情報も含まれることがあります。そう考えると、依頼先の信頼性というのは非常に重要なポイントになることがわかるはずです。依頼先の信頼性を、ある程度しっかりとチェックすることが大切です。依頼を検討する専門家や企業のサイトをしっかりチェックし、さらに電話やメールでのやり取りをしながら、相手の信頼性を見極めるなどの確認作業を必ず実施してください。

料金とサービス内容が見合っているか

サイトの構築や運営に関するコストは、これまで経験がないと相場がわかりにくいものです。仮に見積もりを取っても耳慣れない項目が多いため、相見積もりをとってもどちらがリーズナブルなのかもはっきりしないこともあるでしょう。そのような場合はしっかり見積もりの明細項目を確認し、わかりにくい場合は質問してきちんと内容を把握するべきです。その上でサイトの立ち上げ、運用に不可欠な内容かを吟味し、料金とセキュリティなどのサービス内容がマッチしている依頼先を選ぶようにしましょう。

団体サイトを導入するなら知識不要で、万全のセキュリティのSPIRAL®

当社のご提供する 「会員管理・会員サイト構築ソリューション」は、会員向けのサイトやサービスに必要とな要素をワンストップで提供するシステムです。

会員データ管理からマイページ作成・ログインなどの基本機能から、メール配信やアンケート作成、問い合わせ、フォーム作成、決済連携まで、会員管理・運営に必要な機能が充実。また、金融機関・官公庁でも採用されている高いセキュリティで会員の大切なデータを管理します。WordPressやMovableTypeを始めとした各種CMSや基幹システム等とのAPI連携も可能です。

ファンクラブやユーザーサポートサイト、学会・協会サイト、申請受付サイト、キャンペーン受付サイト、イベント受付管理、入居者サイトなど様々な業界・用途・シーンでのご利用実績がございます。サービスの詳細については「会員管理・会員サイト構築ソリューション」のページをご覧いただくか、サービス導入をご検討中の方はこちらからぜひお問い合わせください。

まとめ

団体サイトの立ち上げをプロに依頼する際には、会社としての信頼性や、コスト、サービス内容を事前にしっかり確認しましょう。導入がかんたんでセキュリティ面で信頼の置けるSPIRAL®の導入を検討するのもおすすめです。