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ARTICLE会員管理システムはクラウドが良い？メリットとデメリット両方知ろう
サービスに登録した会員を管理するためのシステムツールには、さまざまなものがあります。その中でもクラウドを利用する企業が増えているようですが、それはなぜなのでしょうか？この記事では、会員管理システムをクラウドにするメリット・デメリットやクラウド型の会員管理システムの特徴を紹介します。
会員管理システムとは
会員管理システムは、一般的にCRM（Customer Relationship Management）という言い方をします。これは『顧客関係管理』という意味を持ち、企業運営をする上で非常に重要な指標です。
まず、会員管理システムが、いったいどのようなものなのかを把握していきましょう。
会員管理システムの概要
会員管理システムとは、企業のサービスやメールマガジンに登録している会員の情報を管理するためのシステムです。
会員との信頼関係を築き長く使ってもらうために、会員の個人情報のみに留まらず、購買パターンやニーズといった情報の分析までするツールのことを指します。
会員管理システムを用いることで、会員一人ひとりに対してより満足度の高いサービスを提供し、企業収益を上げるWin-Winの関係を築くことが可能になるのです。
会員管理システムの必要性
会員管理を重視する企業が増えた背景は、日本の経済事情が大きく絡んでいます。
日本はかつての高度経済成長とは違い、多くの業界が成熟期にあります。新規の顧客獲得よりも、一人ひとりの顧客にいかに長くサービスを活用してもらえるかが重要になっているのです。
そのためには、会員の情報を細かく分析する必要があります。しかし、このような作業を人の手で行うとあまりに作業量が膨大になりますし、ミスも出やすいでしょう。
そこで、自動的に会員情報を管理・分析してくれるシステムが、企業にとって必要になってきたのです。
会員管理システムについて詳細を知りたい方は、「会員管理システムとは？基礎知識まとめ｜特徴や種類、選び方」をご一読ください。
会員管理システムでできること・利用シーン
次に、会員管理システムで具体的にどのようなことができるようになるのかを、従来の管理方法と比較しながら具体的に見ていきましょう。
データベース化と管理
会員管理システムの中核とも言って良い機能が、情報のデータベース化と、その管理機能です。
Excelなどのソフトで管理する企業も多いですが、管理システム専用のソフトを使うと、さらに企業が欲しい細やかなデータの管理が可能になります。
具体的な例を挙げるなら、サービスの使用頻度やイベントの参加状況、サービスへの問い合わせ内容といった情報から、本当に欲しい情報を引き出せるのです。
会員管理システムを使えば、『多くの人が使いやすいサービス』から『会員一人ひとりとの信頼関係を結ぶためのアプローチ』ができるようになります。これが、会員管理システムを利用する最大のメリットとも言えるでしょう。
プロモーション
従来の営業メールは、不特定多数に向けた商品やサービスを羅列しているだけのものも多かったようです。顧客視点で見るとあまり有益と言えないばかりか、製作や広報の手間がかかるわりに、効果が望めないものも多かったのではないでしょうか。
しかし、会員管理システムなら、上述したようなデータベースを軸にプロモーションが可能です。新規の機能を使いたい会員や、まだ会員でなくても会員に高確率でなってくれそうな別のサービス会員に対して、ピンポイントでメールが送れるのです。
その結果、コストを抑え、かつ効果の高いプロモーションができるようになりました。
会員サポート
会員がどういった内容で問い合わせしたのかや、イベントやセミナーでのアンケート結果なども、個別に登録してくれるシステムがあります。
その中で、問い合わせについてフィードバックが容易になり、質問が多い内容に対してはあらかじめ回答を用意しておけます。顧客の多くが望む機能をサービスに追加できるのです。
また、顧客それぞれに合わせたサポートも可能になります。顧客とより信頼関係を築くために必要なサポートを素早く行えるようになるでしょう。
会員管理システムの利用シーンについて知りたい方は、「会員管理システムの活用事例｜特徴や機能とともに紹介」をご一読下さい。
クラウド型の会員管理システムのメリット
市場のニーズに合わせる形で、会員管理システム専用のアプリケーションも多く開発され、市場に出回っています。
PCに直接ダウンロードするパッケージ型と、ネットワーク上のシステムを利用するクラウド型の2種類があります。最近ではクラウド型を導入する企業が増えているようです。
どうしてクラウド型が多いのかを検証するため、クラウド型のシステムを導入するメリットをご紹介しましょう。
コストの削減
パッケージ型を導入する場合、サーバーの設置やPCの準備、ライセンス料の支払いによって数十万円から数百万円の費用が発生します。導入に時間を要するケースもあるようです。
一方、クラウド型は、サーバーはシステム提供側が準備をしていますし、ライセンス料もかかりません。初期登録に数千円から数万円程度、月額数千円程度のシステム料が多く、かなり安くすませられます。
インターネットにつながったPCや携帯端末があれば、即日導入できるシステムがあるのもメリットと言えるでしょう。
業務効率の向上
パッケージ型のシステムの場合、次のバージョンを待つか、あるいは新機能を導入したいと思ったら自作しなければなりません。
しかしクラウド型は、新機能の開発や不具合の更新、システムのメンテナンスは全てシステムを提供する事業者が行ってくれます。利用する側は更新するだけで良いので、運用が非常に楽です。
業務効率を向上させるためのコストがかからないのも、クラウド型の利点と言えるでしょう。
セキュリティ
ウイルスやマルウェアも日々進化しているので、セキュリティについても頻繁に改良していかないと徐々に脆弱性が大きくなってしまいます。
クラウド型ではそうしたセキュリティの更新も、事業者側が行ってくれます。パッケージ版と違って常に最新のセキュリティを利用できるというのも、クラウド型の大きな利点です。
会員管理システムの選定の仕方については「会員サイトをASPサービスで作る。作成ポイントやサービスの選び方」をご一読ください。
クラウド型の会員管理システムのデメリット
一方で、クラウド型にもデメリットはあります。それを踏まえた上で、自社サービスにあった会員管理システムを選んでください。
カスタマイズ性は低い
クラウド型のデメリットとして大きいのが、カスタマイズ性の低さです。
クラウド型は、システムを提供している事業者が用意している機能やインターフェイスでしか利用できません。何か新しい機能が欲しいと思っても、事業者側が用意しない限り導入ができないのです。
また、便利だと思う機能でも、事業者が配信をやめてしまえば使えなくなってしまいます。
オンライン環境のみの操作
クラウド型サービスの1番の欠点は、ソフトがオンライン上にあるということ、とりわけ事業者側の環境に左右されるという点にあります。
会員管理システムを提供する事業者側のサーバーがダウンしてしまえば、その間はソフトを利用することはおろかデータの参照もできません。最悪、終了してしまえばそのサービスは2度と使えなくなってしまいます。
大きなサーバーであれば突発的に終了するケースはありませんが、万が一に備えてバックアップは取っておいた方が良いでしょう。
会員管理システムの選び方とポイント
会員管理システムは色々な事業者やアプリやサービスを展開しています。インターネット上に多くある管理システムの中から、どのようなものを選んで使っていけばいいのか、そのポイントを解説します。
機能や価格
初期登録や月会費が無料のソフトもありますし、月会費が1万円を超えるソフトもあるなど、ソフトやサービスによって価格はまったく異なります。長期的に使っていくことを考えるなら、価格は十分な検討が必要でしょう。
無料の場合はお試し版や期間限定が多く、機能的に制限されているものも多くあります。名刺管理や案件管理、レイアウトなどの機能はソフトによって異なるので、予算と加味した上で使いやすいものを選ぶのがポイントです。
一方、有料の場合は、使えるサービスやオプションによって料金が異なるケースがあります。とはいえ、機能が増えるほど価格が高くなる傾向にあるため、自社に必要な機能をピックアップすることが大切でしょう。
操作性
社内の複数の人間が操作することになるため、画面の見やすさ、操作のしやすさは非常に重要なポイントです。日常的にデータを入力するシステムなので、負担にならないものを選びましょう。
操作が面倒だと時間がかかるだけでなく、間違いが発生しやすくなります。慣れない人でもすぐに操作を習得できるかは要チェックです。導入前に意見を募り、運用に適しているか見極めていきましょう。
セキュリティ面
クラウド型のサービスは、データを事業者側のサーバーに預けて管理するのが一般的です。不正アクセスや情報漏洩に気を付けているサービスであるかは、システムを選ぶ上で大切なポイントの1つになるでしょう。
暗号化処理はきちんとされているか、どのようなセキュリティシステムなのかは事前に確認してください。簡単に第三者がログインできないものになっているか、ログイン履歴を確認できるかも重要です。
会員サイトはCMSを使って作成することができます。詳細は「会員制サイトをWordPressで作成。手順やプラグインの選び方」をご一読ください。
まとめ
会員管理システムを利用することで顧客との信頼関係を構築し、より長い期間、自社のサービスを利用してもらえるようになります。すぐに効果が実感できるわけではありませんが、長期的な運用を考えれば違いは明らかになるでしょう。
その中でも、クラウド型のシステムを利用する企業は増えているようです。今後システムを導入する予定の場合は、機能や価格、セキュリティの面からどのようなソフトを導入するのかを検討してみてはいかがでしょうか。
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