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ARTICLE会員管理システムの機能・特徴まとめ｜システムのメリットも紹介
会員管理システムは、主に企業がインターネット上で提供するサービスや顧客管理に利用されています。加えて最近では、学会のメンバー管理でも用いられるケースも増えているようです。学会活動における会員管理システムの使い方や特徴をまとめました。
会員管理システムでできること・活用事例
会員管理システムとは、会員の個人情報管理だけを行うシステムではありません。その会員がどのようにサービスを利用しているのか、アクティブ状況や課金履歴など、さまざまな情報を個別に管理するためのシステムなのです。
まずは、会員管理システムがどのような場面で活用されているのかをご紹介します。
協会や学会
スポーツや資格の協会や団体、そして学会の運営において、会員管理システムはとても役立ちます。
主に利用されるのは入退会の自動登録や、その際の情報をデータベースに自動で入力する機能です。メンバー管理を自動でしてくれるので、人件費がかからないのは大きなメリットでしょう。
また、会員証を自動発行するシステムもあるようです。入退会はメールの確認漏れ等の人為的ミスが発生しやすく、そこを自動でしてくれるので、ミスの大幅な減少が期待できます。
イベント
個展や美術展、音楽ライブといった各種イベントでも会員管理システムは使われます。企業向けの商品展示やセミナーなど、個人・法人のどちらを対象とするイベントにおいても会員管理システムは有効です。
イベントの参加者の名簿管理をはじめ、イベント当日のスケジュールや事前準備といった、タスク管理機能が役立ちます。スムーズなイベント運営につながるでしょう。
特に、大規模なイベントや複数のイベントを同時に進行している場合、タスクの管理が非常に大変です。参加者の管理やサポート面などのミスが発生しやすい部分を、システムが行ってくれるので、スタッフの負担軽減が期待できます。
ファンクラブ
アイドルや芸能人、団体のファンクラブの主催となると、会員の好むサービスやグッズを提供できるかが、ファンクラブの運営に大きく関わってきます。
会員の個人情報だけでなく、どのグッズがファンサイトから購入されたのかといった購買管理や、交流掲示板をファンに対して提供する会員管理システムもあるようです。
イベントの宣伝メールなどをいち早くファンに届けることも可能でしょう。インターネットの普及によって、小規模の劇団や個人的活動でも利用する人も増えています。
学会運営に会員管理システムを導入するべき理由
学会運営に会員管理システムを導入するべき理由は、システムの導入によって学会運営におけるさまざまな課題解決が可能となるためです。学会における会員管理にあたっては、以下のような課題があります。
・データが分散しており管理が非効率的
・更新作業に手間がかかる
データに関しては、Excelや紙の台帳を使用しているケースもあるほか、会員情報を管理しているファイル、学会への参加者を管理しているファイルなど、データが分散しているケースも少なくありません。それぞれのファイルや台帳でそれぞれの情報を管理するのは非効率的です。必要な情報にすぐにアクセスできない可能性もあるほか、どれが最新の情報なのかわからなくなる恐れもあります。
また、それらのデータの更新作業に手間もかかってしまいます。学会には新しい会員が定期的に加わる一方で、退会する人もいます。また、学会費の入金管理や住所などの会員情報の変更と、更新するべき情報は少なくありません。
しかし、それらの更新作業を人手で行うと手間がかかるのはもちろん、ヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このような課題を解決するためにも、会員管理システムを導入するべきだといえます。
会員管理システム導入のメリット
会員管理システムを導入することで得られる具体的なメリットをご紹介します。学会の運営で導入する場合に有効な機能がいくつもあるので、参考にしてみてください。
効率の向上
会員管理システムの多くはマーケティングオートメーションを行うための機能が付属されています。
従来は人の手でやらなければならなかった顧客の情報登録やサポートメールの発送を、自動で行ってくれるシステムもあります。人的作業が減ることで効率的な作業が行えますし、ヒューマンミスも大幅に抑えられるでしょう。
学会運営管理が可能なシステムも
会員管理システムは情報分析や自動化だけでなく、主催側向けのイベント運営をサポートする機能も多くあるようです。
たとえば、Webサイト構築のサポートや案件管理、現在の収支状況の確認が可能です。また、クラウドサービスを使うと、主催者側スタッフがインターネットにつながる端末さえあれば、どこからでも状況を確認できるようになります。
進捗がわかりやすい
会員管理システムの中には案件管理、タスク管理ができるものもあります。
これらの機能を利用すれば、当日までの作業の進捗状況がリアルタイムで確認できるでしょう。それだけでなく、イレギュラーな作業が発生しても素早くスタッフが状況を共有できます。
複数の案件を同時に管理もできますので、イベントやセミナーの多い団体が活用している割合も増えているようです。
会員管理システム導入の注意点
学会運営に会員管理システムを導入するにあたっては、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、具体的にどのような注意点があるのか解説します。システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
導入コスト
会員管理システムの導入にあたっては、導入コストおよび月額料金や年会費などが発生する点に注意しなければなりません。料金が高額になると継続的に使い続けるのが困難になるため、導入前の段階で予算を明確にしておく必要があります。
また、導入後に想定していたよりも使い勝手が悪く、業務効率悪化を招く場合などは関係者の工数も大きくなるため、まずは無料プランで試しに利用したうえで有料プランに移行することをおすすめします。
入念な個人情報管理
会員管理システムでは、学会員の個人情報をはじめとしたさまざまな情報を管理することとなるため、情報管理は入念に行う必要があります。
もちろんシステム自体には基本的なセキュリティが施されているため、日常的な使用で情報が漏洩するケースはほとんどないと考えられます。それでも、導入前に、ベンダーのセキュリティポリシーや具体的なセキュリティ対策などを確認しておくといいでしょう。
システムに慣れるまでに時間がかかる
システムを導入することで、業務の手順等も変わる可能性があるため、それらに慣れるまでに時間がかかる可能性があります。
そのため、導入直後は一時的に業務効率が下がるケースもあると理解しておきましょう。ただし、業務効率が下がったからといってすぐにシステムの利用をやめるのではなく、長期的な運用を前提として、慣れるまでに時間がかかることを理解しておくことが大切です。
会員管理システムの機能
最後に、会員管理システムが具体的にどんな機能を持っているかに触れていきましょう。会員管理システムは多くありますが、ほとんどのシステムで一般的に付属している機能を紹介します。
データベースとしての保存と管理
会員リストの自動管理、入退会の自動登録はどのシステムにも付属している一般的な機能です。企業ベースであれば、商品の購入状況やサービスの利用状況も、会員ごとに細かく登録しているシステムが好まれます。
学会であれば、会員のイベントへの参加率、イベント参加後のアンケートの回答などを会員ごとに保管する機能が有効でしょう。会員ごとの細かいデータを確認して運営に役立てられます。
プロモーションへの活用や会員サポート
データベースにある個々の会員のデータから、会員ごとに興味がありそうなイベント告知メールを個別に送るなど、より効果が見込めるプロモーション展開が可能です。
サポートについても、問い合わせの多い内容をマニュアル化しておけます。会員ごとにどのような問い合わせがあったのか履歴を確認して、より会員の満足度の高いサポートができるようになるでしょう。
まとめ
会員の個別情報の自動入力やイベントのタスク管理など、学会運営においても会員管理システムは役立つ機能が満載です。
会員数を増やすために、より会員の意見を反映した学会運営をするために、会員管理サービスを利用してみてはいかがでしょうか。
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