メール配信の記事
ARTICLE学校でメール配信システムを使うメリットは？仕組みや活用方法を紹介
学校の連絡網などで、メール配信システムが使われるケースが増えています。一斉配信機能で、保護者に素早く確実に連絡できるためです。ここでは、メール配信サービスの基本的な仕組みや、学校で導入する際の費用について解説します。
メール配信の基礎知識
メール配信サービスではどのようなことができるのでしょうか？まずはメール配信サービスの基礎知識について解説します。
メール配信サービスとはどんなもの？
メール配信サービスは、多くの人に素早くメールを送信するためのものです。大量のメールを確実に一斉送信するのは、実は難しい技術が必要になります。そのため、学校から全保護者への一斉メール送信などには、メール配信サービスが必要なのです。
学校以外でも、メール配信サービスはさまざまなシーンで活用されています。
- ECサイトからユーザーへのメルマガ
- 店舗が顧客に行うクーポンの配信
- セミナーの集客や見込み客の掘り起こし
メール配信サービスは、無料や安価に使えるサービスが増えています。しかも、クリック率やコンバージョン率などの測定が可能です。そのため、小規模な事業でも、メール配信を使ったマーケティングを積極的に活用するケースが増えています。
メール配信システムのタイプや利用形態
メール配信サービスには、用途では『大量配信型』と『セグメント型』の2つのタイプにわけられます。そして利用形態では『クラウド型』と『オンプレミス型』にわけられます。それぞれの特長について解説します。
大量配信型とセグメント型
| タイプ | 特長 |
|---|---|
| 大量配信型 | ・多くの宛先に一斉メールができる ・一斉メールを素早く配信できる ・日時の指定をしてメール配信ができる |
| セグメント型 | ・送信相手の属性ごとにぴったりのメール配信ができる ・商品を販売するECサイトとの連携に強い ・購入などのゴールに導くステップメールの配信が可能 |
『大量配信型』は、多くの人に一斉にメールを送るのが得意なシステムです。そのため、大量のメルマガ配信・自治体のお知らせ・学校の連絡網などに利用されるケースが多くあります。
『セグメント型』は、ユーザーを年齢・性別・行動などの項目ごとに分け、ぴったりのメールを配信するシステムで、ECサイトでよく使われています。送信相手を特定の条件ごとに分けてメール配信をするので、興味を引きやすく、マーケティングに向いています。
クラウド型とオンプレミス型
| 利用形態 | 特長 |
|---|---|
| クラウド型 | ・インターネット上でログインすればすぐ使用できる ・インターネット環境があればどのパソコンでも使用できる ・比較的安価に利用できる |
| オンプレミス型 | ・サーバーやPCにインストールして使用 ・利用目的に合わせてカスタマイズができる ・初期費用に加えライセンス料などが必要で導入コストが大きい |
『クラウド型』は、現在主流になってきている仕組みです。いつでもどこでも安価で使用できるメリットがあります。一方『オンプレミス型』は、使用環境が限られ高価ですが、細かいカスタマイズできるのがメリットといえるでしょう。
メール配信サービスを利用するメリット
メール配信サービスを利用するメリットについて解説します。
業務の効率化やセキュリティ性の向上
メール配信サービスを使うことで、業務の大幅な効率化が可能です。
手動でメール配信する場合には、登録者の登録・退会・重複などのチェックは、全て自力で行わなければいけません。しかし、メール配信サービスを使えば、全て自動化することもできます。
次に、セキュリティ対策が充実しているのもメリットの1つです。悪意を持った第三者からの攻撃によって、個人情報が流出する事件が起こっていますが、対策されているメール配信サービスなら、トラブルを予防できるでしょう。
また、手動でメール配信をしている場合、BCCとCCを間違えるうっかりミスによって、個人情報が漏洩してしまうこと。メール配信サービスでは、こうした人的なミスも予防することができるのです。
マーケティング機能や効果測定
メール配信サービスを導入することで、メール配信結果をマーケティングに活用できます。
マーケティングで重要なのは、施策に対してどのくらいの効果が出たか・改善点はどこかを明らかにすることです。メール配信サービスでは、開封率やクリック率などがわかりますので、効果測定を行いやすくなります。
また、ABテストの実施も可能です。ABテストは、異なる2種類のメールを作り、どちらがより効果的かを判別する方法で、メール配信サービスによってはこのABテスト機能があります。ABテストの結果から、より効果的なメール内容や、ユーザーのニーズを発見できるでしょう。
メール配信システムを使うメリットは？基本や選び方とともに紹介
ライティング代行や運用サポート
メール配信サービスには、ライティングや配信業務の代行サービスもあります。ライティングの代行では、プロがユーザーの心に響くコピーやコンテンツを作成することで、メール配信の効果を高めることができるでしょう。配信業務の代行では、リスト管理の手間が省けたり、第三者がダブルチェックを行うことで、よりミスが少ないメール配信が可能になります。
また、メール配信を自社内で完結できるよう、運用をサポートしてくれるサービスもあります。メール配信を行ったことがない状態でも、サポートを受けることで、効果的な運用ができるようになるのです。
学校や自治体でのメール配信サービスの活用事例
メール配信サービスは、学校や自治体でも活用され始めています。具体的な活用事例を紹介します。
学校の連絡網
学校や幼稚園などでは、メール配信サービスを連絡網として使用するケースが多くなっています。
- 連絡網（運動会当日の連絡・PTA間の連絡・配布物の補足など）
- 送迎バスの遅延情報の配信
- 不審者情報等の緊急連絡
- 個別配信による急を要する連絡（体調不良の連絡など）
一斉配信はもちろん、個別配信ができるメール配信サービスもあります。これらを使い分けることで、さまざまなシーンに対応した連絡が可能です。
企業や自治体の災害情報配信
メール配信サービスは、災害時の企業や自治体の情報発信ツールとしても利用され始めています。主に、災害が起きた際の速報、災害時の状況把握が目的です。
企業や自治体が配信するメールの件数は非常に多いので、大量のメールを素早く送信する必要があります。メール配信サービスなら、1分間で1万人に配信できるものもあります。
更に、災害はいつ起こるかわかりません。災害時の連絡担当者がどこにいても対応できるのも大切なポイントになります。メール配信サービスなら、自宅からでもメール配信ができるので、いつでも情報発信が可能です。
メール配信サービスの費用相場
メール配信サービスを使うとき、費用はいくらかかるのでしょうか？配信サービスの費用について解説します。
クラウド型の相場や内訳
『クラウド型』のメール配信サービスは、比較的安価に利用できるのが特長と言えます。定額制で支払うサービスの場合に必要なのは、初期費用と月額料金です。
- 初期費用：1～5万円（無料で利用可能なサービスもある）
- 月額：2,000～1万5,000円
これらの料金は、配信数や登録するメールアドレスの数によって変わる場合があります。
オンプレミス型の相場や内訳
『オンプレミス型』のメール配信サービスは、クラウド型と比較して高額になります。導入時に必要な料金は下記の通りです。ライセンス料を支払うことで、ソフトを買い取りしたのと同じ状態になります。
- 初期費用：3,000円～1万円
- ライセンス料：150～500万円
- 月額：2,000～5,000円（サーバー代）
また、『オンプレミス型』では、アップデートやサーバーメンテナンスを定期的にしなければいけません。そのため、月額でかかるサーバー代以外にも、月額3～5万円ほど用意したほうがよいでしょう。
学校は無料の場合も
学校でメール配信サービスを導入する場合、保護者への連絡が主な目的です。保護者500名への配信なら、月額3,000円ほどのサービスがほとんどでしょう。配信先の登録は、保護者に空メールを送ってもらうことで登録できるのが一般的です。
また、学校が利用する場合には無料のメール配信サービスもあります。学校から保護者へ向けてのメール配信・一斉配信のみなど、利用条件が限られるのが特長です。用途を限定して使う予定の場合には、無料サービスを上手に活用するのもいいでしょう。
メール配信システムの費用はどのくらい？機能や費用の目安を紹介
まとめ
大量のメールを一斉配信するメール配信サービスは、学校での導入も広がっています。保護者への一斉配信はもちろん、送信先を指定できる仕組みで、部活の連絡網・教員同士の連絡網・PTAでの連絡網など、さまざまな使い方が可能です。
どのように利用したいかを明確にし、予算と相談のうえ、メール配信サービスをうまく活用しましょう。
また、メール配信から運営・分析まで全てをワンストップで効率化していきたい方には弊社のメール配信サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
