メール配信の記事
ARTICLEメールの一斉配信で宛名のポイントは？方法やマナーのまとめ
ビジネスシーンにおいて、欠かせないツールであるメールですが、宛名や文面にマナーや決まりごとがあるのはご存じでしょうか。本記事では、メルマガ等で一斉送信を利用する際の方法や、マナーにおける注意点などのポイントを紹介します。
メールを一斉送信する方法
メールを一斉配信する方法はいくつかありますが、まずは現状手持ちのツールだけでできる方法について見ていきましょう。簡単にできる方法ですので、ぜひ参考にしてください。
単純に宛先を追加する方法
メールの宛先のTO・CC・BCC欄に宛先を追加する方法です。複数人にメールを送る際には、この方法を利用している人も多いのではないでしょうか？
手持ちのメールソフトでも使用でき、操作も簡単です。しかし、宛先が増えると管理が煩雑になりタスクが増加しますし、誤送信などのミスをする確率も上がります。
また、同一のIPアドレスから大量にメールが送信されるため、受信先のセキュリティによって受け取りを拒否されてしまう可能性もあるのです。
そのため、あまりにメールの数が多くなるようであれば別の手段を考えた方が良いでしょう。
メールの誤送信については、「メール配信の“うっかり”誤配信を防ぐためには？」をご一読ください。
Wordで宛名の差し込みを行う方法
マイクロソフト社のWordというソフトを利用して、宛先の差し込みを行うことが可能です。
条件は、Outlookなどのメールソフトがあることと、そのバージョンがWordのバージョンと互換性を持っていることです。Wordを立ち上げた後、機能の中にある差し込み文書を選び、その中の宛先を選択して『宛先リスト』を作成しましょう。
この方法でメールを作った場合、例えばメール本文の冒頭に記載する「△△会社 ○○様」の記号の部分が自動挿入されます。一斉送信だったとしても宛先に合わせて自動で作成されるようになるため、非常に便利な機能と言えるでしょう。
Excelを使った一斉送信方法
Excelで顧客データの管理を行っている場合は、次の手順を踏めば、メールの一斉送信が可能になります。
- アドレスで選択したい範囲のセルをコピーする
- 新規ブックで右クリックを押して『形式を選択して貼り付け』を選択
- 『行列を入れ替える』にチェックを入れて、1行に貼り付ける
- ファイルをCSV形式で保存を選択する→OK→『閉じる』を選ぶ
- 閉じる時にCSVを保存しますか？の問いに『いいえ』を選択する
- 先に保存したCSVファイルをメモ帳で開き、コピーする
- メモ帳にコピーした1行をコピーしてメールの宛先欄に貼り付ける
この方法を使うことで、Excelから1件ずつデータを引っ張ってくるという手間もなくなります。
メールの一斉送信に関するマナーについては、「メールの一斉送信はどうする？方法やマナーについてのまとめ」をご一読ください。
ソフトやクラウドを利用する方法も
メールを一斉配信する方法として、配信ソフトやクラウドサービスを利用するという方法もあります。
もともとメール送信のために作られているので、メール送信に必要な機能がとても充実しているのがポイントです。どんな特徴があるのか見ていきましょう。
メール配信ソフトとは
メール配信ソフトは、メールを自動で、かつ大量に配信するための機能を備えたソフトのことを指します。
一度に万単位のメールを配信できる機能も備えており、かつ送信時間の設定もできるため、業務外や自分が寝ている時間にもメールの配信が可能です。
自社内のサーバーとPCにソフトを導入して利用するオンプレミス型という形式では、ライセンス料などの初期費用が高額になることもあります。
ですが、ソフトならではのさまざまなメリットがあるので、次で見ていきましょう。
メール配信ソフトについて詳細は、「メールソフトは何を使ってる？基本を理解して使いこなそう」をご一読ください。
メール配信ソフトのメリット
メール配信ソフトを導入するメリットとしては、カスタムが自由に行いやすいことと、自社サーバーにデータを保管できるため、セキュリティに一定の安心感を得ることができる点です。
ただし、メルマガやイベント情報などの本格的な導入を考える場合、IPアドレスの切り替えやサーバーを占有して活用するような仕組みになると、数百万円以上のライセンス料がかかるケースもあるようです。
メールデータの管理を自社サーバーで完結できるというのが、大きな強みでしょう。
クラウドサービスとは
クラウドサービスは、インターネット上に用意されたシステムを利用する形態のサービスのことです。
ネット上にあらかじめ用意されたサービスを利用するため、サーバーやデータの保管もオンライン上で行うことになります。
最近では『クラウドファースト』という言葉が出回るくらい、クラウドサービス型のメール配信システムを利用する企業が増えているようです。どのようなメリットがあるのか詳しく説明します。
クラウドサービスのメリット
クラウドサービスには、導入する企業が増えているだけあって、さまざまなメリットが考えられます。
事業者側の用意した、オンライン上でデータ管理やサーバーの利用を行うことで、自社のサーバーに負荷がかかりません。データの保存もオンラインサーバーで行われるため、PCの容量を圧迫しないこともメリットです。
さらに、オンライン上にデータがあることで、インターネットにつながっていればPCでもスマホでも、どこからでもメールサーバーにアクセスできるのです。複数の人が同時に情報共有や操作することもできます。
また、ソフト型と違い、早ければ申し込み日のうちに使えるようになるというのも大きな利点でしょう。
セキュリティ重視、カスタマイズ性の高いオンプレミス型を選ぶか、安価で手軽に使い始めることができるクラウド型か、自社のニーズに合った提供形態を選びましょう。
メールソフトの種類については、「メールソフトに種類はあるの？無料と有料の違いまで！」をご一読ください。
一斉配信時のマナーとは
一斉送信をする時には、様々な会社・役職・立場の人に対して同時に送信する可能性があります。そのため、メールにおける最低限のマナーは押さえておかなければなりません。
メール配信においてどのようなマナーがあるか、まずは見ていきましょう。
宛名の順番
基本的にTO・CC・BCCに宛名を入力する場合も、可能なら役職の高い順から記載しましょう。メールの受信者は宛名の順番も見ることが可能なため、会社によっては違和感をもたれてしまうことがあります。
同列であれば、プロジェクトリーダーや営業担当者など、メールに対して重要度の高い人を先にしましょう。
宛先や敬称の記載
メールの本文では、いきなりメール本文から書き始めるのは失礼に当たります。TO、もしくはCCに記載した宛先の人の名前を必ず冒頭で記載しましょう。不明であれば、もらった名刺や直近のメールに書かれているものを参照します。
その際に、宛先や敬称は省略せずに書くのがマナーです。よくある間違いとしては、株式会社を（株）と書いてしまう人がいますが、略式になるため失礼にあたります。
会社名・部署名・役職名・氏名（様）という順番で、冒頭に受信者の名前を記載しましょう。
TO欄は複数でもOKか
よく「TOは1人でなければならない」と思ってしまっている人がいますが、そんなことはありません。たしかに手紙であれば宛先の欄に複数の住所が載っていたら届きませんが、メールなら問題なく届くためです。
TOの役割は、メールにリアクションが欲しい人に対する宛先欄です。なので、そのメールに返信が欲しい人、なんらかの作業を必要とする人が複数人いるのであれば、TOは何人でも構いません。
一斉配信のマナーについて詳しくは、「メールの一斉送信はどうする？方法やマナーについてのまとめ」をご一読ください。
複数の宛先に送る場合
メールを複数人に対し送る場合について見ていきましょう。よくあるのが、名前の順番や、違う会社にメールを送る場合はどうするのか、という悩みです。
そういった場合、どのような順番で送れば良いのか解説します。
必ず全員の名前を記載
外部企業へビジネスとしてメールを送る相手の名前は、誰に宛てているかわかるとしても、全員の名前を記載しましょう。
その際、会社名は一度だけ冒頭に記載すれば大丈夫です。そして名前は、役職順に並べるようにします。
ただし、BCCに記載されている名前は書かないように注意してください。
各位の使い方
社内の部署やプロジェクトチームを対象としたメールを送る場合、連名にすると違和感があります。その場合は『各位』という言葉を使うと良いでしょう。
各位と記載すれば、その後に個人名を連なる必要はありません。丁寧さに欠けると感じるようなら『○○部各位』『関係者各位』『○○の皆様』といった言葉を用いれば良いでしょう。
ただし、『各位様』『各位殿』のような、各位に対する敬称は必要ありません。各位だけで敬称ですので、その後にも敬称を付けるのは間違いです。
複数の会社に送る場合
複数の会社に対しメールを送信する場合は、会社ごとに分け、その会社の上の立場の人の名前から記載します。
株式会社A
○○様、△△様
株式会社B
□□様、××様
上記のような具合です。会社ごとの順番は、重要度や関係性によって決めましょう。親会社と子会社の関係であれば親会社から、パートナーとクライアントであれば、クライアントの会社を先に記載します。
「メールの一斉送信でのマナーとは。方法や注意点とともに解説」をご一読ください。
BCCやCCのポイント
メールではTO以外にCCやBCCといった宛先の入力欄があります。
よく知らないですべてTOに入れてしまっている人もいますが、ビジネスにおいてはきちんと使い分けなければなりません。
それぞれ、どのような役割を持つかについて見ていきましょう。
CCについて
CCはCarbon Copyの略です。これは複写という意味で、メールにおいては内容を確認して欲しいけれど、返信などのリアクションが必要のない場合に使います。
例えば、プロジェクトチームの特定の人に作業指示を出す場合に、その内容を把握してもらいたい上司をCCに入れるといったような使い方です。
CCに名前を入れる場合、メール受信者にその宛先が公開されます。なので『メールの内容はCCの宛先の人も把握している』ということを周知する必要があるケースでは、CCを用いるようにしましょう。
BCCについて
BCCはBlind Carbon Copyの略です。ブラインド（不可視化）が意味するように、BCCに登録された宛先は、メール受信者に公開されることがありません。
例えば、メールマガジンで多くの人にメールを送信する場合、メールマガジンの購読者全員にはつながりはありませんし、送信者同士の名前がわかってしまうと情報漏洩になってしまいます。
そういったケースでBCCを利用することで、一斉送信しながらも、プライバシーを保護するといった時によく使われる機能です。
ただし、BCCで送信した相手に返信する場合、個別に返信しなければ他の相手に丸見えになってしまうような危険性があるため、扱いには注意しましょう。
TO、CC、BCCの違いについて詳しくは、「宛先の「TO」「CC」「BCC」の特徴と違い」をご一読下さい。
一斉配信の方法について詳細は、「メールの一斉送信方法には何がある？様々な方法とマナーを紹介」をご一読ください。
一斉送信での注意点
一斉送信でメールを送る際に、いくつか気を付けなければならないことがあります。どのような点に注意しなければ行けないか、ポイントをいくつか紹介しますので参考にしてください。
メールの未着
一斉送信ではメールが相手に届かないケースもあるようです。アドレスの入力ミスなど初歩的な要因もありますが、他にもいくつか原因が考えられます。
メールを大量に1つのIPアドレスから送信すると、受信先のセキュリティがスパムメールと判断して、メールをブロックしてしまう可能性があるのです。
また、プロバイダやキャリアが、そのIPアドレスから送られてくるメールをスパムと判断してしまうと、大量送信のメールではなくても届かなくなってしまいます。
通常業務にすら支障をきたしてしまう可能性があるため、大量配信をする場合は、それを得意とするメール配信サービスを利用した方が無難です。
メールの一斉送信に関して注意すべきことについては、「迷惑メールにならないメルマガの送り方とは？法律違反に要注意！」をご一読ください。
誤送信
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）がまとめた『平成29年度個人情報の取扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点』によれば、個人情報漏洩事故で最も多い割合を締めているのが、メールの誤送信によるものです。
出典：「個人情報の取扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点」について
毎日多数のメールのやりとりをする中で、疲れていたりするとどうしてもミスが起こりやすくなってしまいます。本来BCCで送るべきメールを、別の形で送ってしまうなどのミスによって、本来隠すべきだった情報が他の人に伝わってしまうのです。
同じ作業でも大量の件数をこなしていると、ヒューマンエラーは高確率で起こりえます。情報漏洩事故は、一度の発生が企業にとって致命傷になりかねません。
それを防ぐためにも、大量送信であれば配信サービスを利用した方が良いでしょう。
誤配信について注意すべきことは、「メール配信の“うっかり”誤配信を防ぐためには？」をご一読ください。
退職挨拶の一斉送信について
退職時には、会社でも近しい立場の人だけではなく、上司や他部署、自分から別の窓口に変わる際の引き継ぎの連絡等で、社外の関係者にも送信する必要があります。
大勢の人に関わっているのであれば、さすがに1人1人に丁寧な送信をするわけにもいきません。そこで一斉送信を使うことになりますが、どういった点に気を付けるべきかについて紹介します。
BCCで送るのが一般的
引き継ぎなどの重要事項もなく、お世話になった方々に自分が退職する旨をただ報告するには、BCCを使用するのが一般的でしょう。
BCCで送信されれば誰が受信したか、他の人からは見えないので社外に送る場合でもプライバシーの保護ができるためです。
ただし、全体にBCCで送る場合は、『BCCにて失礼します』といったような断りの文章を一言入れておくと良いでしょう。
社内と社外で文は変える
退職挨拶の文章は、相手の立場や相手との関係性によって、変える必要があるでしょう。特に、社外と社内に対しては分けることをおすすめします。
社内と社外に対しては、文面はまったく異なるはずです。あえて同じ文面にしようとすると、当たり障りのない、あるいは意味のない文章になってしまいます。
矛盾しないように簡略化された文章では、失礼と感じてしまう人もいるかもしれません。誠意が伝わるように、文面はいくつかのパターンを用意しましょう。
TOのメリット
退職まで時間がある場合や、退職の挨拶を送る相手がそこまで多くない場合、TOで個別に送ることをおすすめします。
BCCで一斉に送るよりも丁寧に書けますし、退職後にも親交が持てるケースも考えられるためです。転職し同系統の仕事をするのであれば、また仕事を一緒にする機会があるかもしれません。
退職後に、より親交が深まる可能性もあります。
それとは別に、退職時の引き継ぎをしっかりこなせるかどうかは、個人の能力や信用だけではなく、退職する会社の信用にも関わってくる問題です。
後悔をしない、また退職後に自分の悪評が立たないようにするためにも、退職時の挨拶はできるだけ丁寧に、可能であればTOによる個別返信を心がけましょう。
まとめ
一斉送信は、さまざまな人にメールを見られるということでもあります。中にはメールマナーに対して厳しく評価する受信者もいるでしょう。そのため、基本的なマナーについては押さえておく必要があります。
また、少人数に送るのであれば手動でも問題はありませんが、大人数に送る際にはセキュリティにブロックされてしまったり、IPアドレスがスパム扱いされたりするといったリスクも考えられるでしょう。
ミスによる情報漏洩も心配です。そういったリスク管理のためにもメール配信ソフトを利用するのが無難です。メールの文面や確認に時間を割くことができるようになるので、マナーにより注意を払えるようになります。
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