メール配信の記事
ARTICLEメールの一斉送信でのマナーとは。方法や注意点とともに解説
メールで一斉送信を行う場合、大勢の人に送ることになるため、マナーには気を付けなければいけません。気づかずに失礼なメールを送ってしまうと、顧客離れの原因になることもありえるのです。そこで一斉配信のマナーや注意点について解説します。
ビジネスツールとしてのメール
一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表した『ビジネスメール実態調査2018』によれば、仕事上のコミュニケーションツールとして、最も多く使用しているのはメールであると、96.5%の人が回答しています。
メールは、現代のビジネスにおいて欠かせないツールの1つであると言えるでしょう。調査結果を基に、メールのビジネスツールとしての有用性に触れていきます。
最も使われる連絡手段
『ビジネスメール実態調査2018』によれば、仕事で使われているコミュニケーション手段の第1位がメール、第2位が電話、3位は直接会って話をする、となっています。
電話や直接会って話をすれば、たしかに話が早いことが多いですが、相手とスケジュールがなかなか合わないこともあるでしょう。また、簡単な用件であればメールで済ませたいと思う人も多いのではないでしょうか。
近年は、LINEをはじめとしたコミュニケーションツールが充実してきましたが、まだまだメールは連絡手段として多用されている傾向にあるようです。
LINE@について知りたい方は、「LINE@での配信はどう行う？基本や効果的な配信のポイントを紹介」をご一読ください。
使用傾向について
メールが1日に、どの程度利用されるのかを集計したデータもあります。それによれば、1日の平均メールの送信回数はおよそ11通、受信する平均回数は34通程度で、役職とともに増加する傾向にあるようです。
1日にメールを確認する回数で最も多い回数は10回以上となり、およそ9時間程度仕事場にいることを考えれば、1時間に1回以上確認しているという結果になります。
このデータからも、メールは仕事と密接な関係があることがうかがえるでしょう。
メール送信にかける時間について
メール1通あたりの作成時間の統計では、5分程度が圧倒的に多いようです。1日に平均11通あたりであることを考えると、送信時間も含めればおよそ1時間程度、メールの作業を行っていることになります。
勤務時間が8時間だとしても、そのうちの8分の1を毎日取られてしまうのはあまり効率的とは言えません。
メール配信の活用方法について詳しくは、「メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ」をご一読ください。
一斉送信の方法とは
メール業務の効率化のために、一斉送信が注目されはじめています。一斉送信にどんな方法があるのかについて、まずは触れていきましょう。
宛先追加での一斉送信
一斉送信の方法としてもっともシンプルなのは、宛先を手動で入力する方法です。普段使用しているメールソフトで簡単に作業できますし、費用がかかることもありません。少人数への送信には適していると言えるでしょう。
ただ、人数が多くなってしまうと宛先を追加するだけでもかなりの手間になります。それに1度に大量にメールを送信すると、送り先がスパムメールとして判断してしまう可能性も増えるでしょう。
入力ミスによる送信漏れや誤送信も怖い点です。このことから、大量送信にはメールソフトの利用をおすすめします。
誤送信を防ぐ方法については、「メール配信の“うっかり”誤配信を防ぐためには？」をご一読ください。
オンプレミス型のメール配信ソフトを使っての一斉送信
メールソフトを社内のサーバーに導入して行う場合、上述したような手作業によってかかる時間を大幅に削減したり、大量送信によりスパム扱いされたりするリスクを軽減することが可能です。
ソフトによっては、一万通以上ものメールを同時に送信することも可能となります。
また、宛先管理や顧客データの分析なども行ってくれる点も、ソフトを利用する大きなメリットです。
ただし、こうしたオンプレミス型のメールソフトは初期費用が大きくかかる点や、導入のためのサーバー等は利用者側が用意しなければならない点が懸念点でしょう。
オンプレミス型とクラウド型の違いについて詳しく知りたい方は、「 メールの一斉配信で宛名のポイントは？方法やマナーのまとめ 」をご一読ください。
クラウド型のメール配信サービスを使っての一斉送信
自社導入型の方法の場合、初期費用がかかりすぎるのがデメリットです。ライセンス料で数百万円かかることもあるため、気軽に導入可能というわけにはいかないのが現状でしょう。
そこで最近注目されているのが、オンラインサーバーを利用したクラウド型のメール配信サービスです。
ソフトを自社導入するほどカスタマイズが自由というわけにはいきませんが、あらかじめ用意された豊富なサービスを利用でき、月額数千円程度の予算から導入できます。
また、オンライン上にデータがあるため、ネットにつながる端末さえあれば、社内だけでなく、外出先からもデータが見られるというのも強みでしょう。
サーバーもサービス提供者側のものを利用するため、自社で専門の知識を必要としません。
Gmailを使った一斉配信についての詳細は、「メールの一斉送信をGmailでしよう。簡単にグループ送信する方法」をご一読ください。
一斉送信でのマナー
送信方法についてある程度理解ができたところで、本題である一斉送信のマナーについて触れていきましょう。
取引先の会社や担当、営業メールを送る際の注意点について紹介してきます。
順番や宛名について
メール本文を書き始める際に、いきなり文章を書き始めるのは基本的にマナー違反です。文頭には必ずメールの送信先の会社名・部署・役職・氏名（様）と順に記載します。
複数人の名前を記述する場合は、役職が上の人や、責任が重い人の名前を上にしてください。宛先登録についても、可能であれば役職の高い順に並べましょう。
宛名について詳しく知りたい方は、「メールの一斉配信で宛名のポイントは？方法やマナーのまとめ 」をご一読ください。
TO欄の人数について
TOの人数については、必ずしも1人である必要はありません。メールの内容によっては複数人をTOに入れて送信しても問題はないでしょう。
むしろ、返信などのリアクションが欲しい人を、CCやBCCに入れてしまう方が問題です。
こちらの機能については後述しますが、TOはメールに対するリアクションが欲しい人、プロジェクトの責任者などに使うようにしましょう。
複数の会社に送信するケースについて
複数の会社に送る場合、プロジェクトに関わることであればより重要度の高い会社を上にするのがマナーです。それと、会社が系列関係にあるのなら、親会社の方を先に記載するようにします。
その際にも、会社名を省略するのは失礼に当たるため注意が必要です。株式会社は「（株）」と略さずにきちんと「株式会社」記載しましょう。前株、後株の間違いも多いようですので気を付けてください。
付き合いの浅い会社であれば、メール1つで印象も変わり、今後の取引に影響するかもしれません。
一斉配信における気を付けておきたいマナーは、「メールの一斉送信はどうする？方法やマナーについてのまとめ」をご覧ください。
BCCやCCについて知っておこう
先ほど少し触れましたが、メールの宛先にはTO以外にCC・BCCという種類があります。TOとの使い分けや役割について見ていきましょう。
CCとは
CCはCarbon Copy（複写）の略です。CCは相手に対し、返信や作業などのリアクションを求めない場合に使います。
CCメールを送るのは、そのメールの内容やTOの人物とのやりとりを確認して欲しいという意味です。
返信メールにもCCを用いることで、当事者同士のメールのやりとりを、第三者が確認することもできます。そのため、上司などへの報告や、他作業者への進捗を共有するために用いられることが多いようです。
CCの人にメールを送る場合は、冒頭にTOの人の名前を書いた後に、『CC：○○様』といったように記載しましょう。TOの人がCCの人物名を確認するという意味合いもあります。
BCCとの違いは、CCは他の送信者に対し宛先が見えるということです。詳しくはBCCの項目で説明します。
BCCとは
BCCはBlind Carbon Copyの略です。CCとの大きな違いは、BCCに宛先を入力された場合、他の人にその宛先が表示されないということでしょう。
例えば、メールマガジンで一斉送信をする場合や、取引先のメールを上司に報告する場合などで、BCCはよく利用されます。BCCを使えば登録者同士の情報が漏れる心配がないからです。
CCの場合は『そのメールの内容をCCに名前のある人にも共有されている』という伝達の役割がありますが、BCCは一方的な送信の場合などによく利用されます。
注意点として、BCCの宛先の人の名前はメール本文内には絶対に書かないことです。また、BCCに入れるべき人をCCに入れるといったミスは多発する傾向があります。
そのため、二重チェックの意味も込めて、冒頭で宛名を記述する際にCCとBCCを間違っていないかも同時に確認しましょう。
TO、CC、BCCについての違いを知りたい方は、「宛先の「TO」「CC」「BCC」の特徴と違い」をご一読ください。
一斉送信で注意するポイント
最後に、一斉送信をする際にどういった点に注意すれば良いのか見ていきましょう
よくあるミスについて記述しますので、実際に一斉送信をする時に気を付けるようにしてください。
メールの未着
大量のメールを一斉配信していると、『MAILER-DAEMON』といったエラーメッセージが表示されることがあります。これはメールが相手に届いていないという意味です。
メールアドレスが間違っている場合や一時的なエラーのケースもありますが、大量送信を行うと受信先のプロバイダに迷惑メールと判断されてしまうケースもあります。
また、悪質なIPアドレスだと認定されてしまえば、以降に重要なメールを送った場合でも、そのIPアドレスからのメールはブロックされてしまうという事態にもなりかねません。
十数件程度なら問題ありませんが、メールを大量に送る場合は、配信サービスを利用した方が良いでしょう。
誤送信
大量のメールを送信する場合に怖いのが誤送信です。
滅多に起きないと思われるかもしれませんが、大量に配信すればミスも発生しやすくなりますし、1つのミスが個人情報漏洩につながり、企業として深刻なダメージを負ってしまうこともあります。
近年、大企業をはじめ、官公庁などの厳重なセキュリティが設けられているところでも、誤送信による個人情報漏洩は発生し、ニュースになっています。
メール担当者は、誤送信については特に気を使わなければならない重要なポイントと言えるでしょう。
メールの誤配信を防ぐ方法について詳しくは、「メール配信の“うっかり”誤配信を防ぐためには？」をご一読ください。
まとめ
メールをビジネスに利用する際に、メールマナーというものも重要になってきます。付き合いの浅い相手であれば、メールによって会社のモラルをはかる判断材料にされ、その後の付き合い方にも影響をもたらす可能性があるためです。
TO・CC・BCCの役割をそれぞれしっかりと把握し、使い分けていきましょう。また、誤送信やメールの未達なども大きく企業イメージを損なう可能性があります。
大量のメールを送る場合やセキュリティ面を重視する場合は、メール配信ソフトの導入を検討したほうがよいでしょう。
また、メール配信から運営・分析まで全てをワンストップで効率化していきたい方には弊社のメール配信サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
