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ARTICLEメールを一斉送信するためのソフトの選び方！困ったときの参考情報まとめメールを一斉送信するための
取引先や営業など、多くの人とメールをやりとりする中で、一斉送信をすることで効率アップが期待できる場合もあるのではないでしょうか。今回は、メールの一斉送信にどのような方法があるのか、配信ソフトの選び方やそのメリットについて紹介します。
メールを一斉送信する方法は？
メールを一斉送信する方法は、大きく分けて2つの方法があります。それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。
手作業で送信
1つ目は、メールの宛先追加を手入力で行う方法です。BCCを利用することで、ほかの送信相手にアドレスが見えないようにして一斉送信ができます。
新しいソフトの導入などが必要ないので手軽にできますし、費用が発生しないことがメリットといえるでしょう。
しかし、数十人〜数百人規模になると問題が発生します。手間がかかるというのはもちろんですが、送信漏れや誤送信による情報漏洩といったミスが発生する可能性が高まるのです。
さらに、大量のメールを同じIPアドレスから発信することで、受信先のプロバイダーが迷惑メールと判断し受信が拒否されてしまうことも考えられます。
少人数であればBCCを利用した一斉送信のほうが気軽に行うことができますが、人数が増えた場合は、セキュリティの観点からメール配信ソフトの使用を検討したほうがよいといえるでしょう。
メール配信ソフトを使う
メール配信ソフトを利用した場合、手動で行う場合と比較して大幅に手間を省くことができます。年齢や性別、地域などの属性別のメール送信が行えるため、複数に渡って配信する作業もなくなるでしょう。
また、IPアドレスも切り替わるため、大量のメールを送ったからといって迷惑メール扱いになるということも避けられます。送信先の設定ミスによる誤送信や、個人情報の漏洩などが発生する可能性も減らすことができるでしょう。
デメリットを挙げるのであれば、導入にある程度のコストがかかることです。しかし、どのサービスを選ぶかで費用は安く抑えることもできますし、仕事で利用する場合は人件費と天秤にかけてもメリットを感じられることが多いでしょう。
メールの一斉配信について詳しくは、「メールの一斉送信はどうする？方法やマナーについてのまとめ」をご一読ください。
メール配信ソフトとは
メール配信ソフトは、端的に言えばメールを自動配信するためのソフトです。
ソフトの形態は大きく分けると『クラウド型』と『オンプレミス型』に、役割は『大量配信型』と『セグメント型』に分類できます。
それぞれの特徴について見ていきましょう。
オンプレミスとクラウド型
オンプレミス型とクラウド型の違いを一言で説明すると、自社でシステムを賄うか、オンライン上のサーバーを使うかということです。
オンプレミス型は、サーバーやPCに直接ソフトをインストールして利用します。そのため準備するものが多く、ソフトのライセンス料と合わせると、初期費用と手間がかかります。
ただし、カスタマイズのしやすさや、情報を全て自社で管理するため外部管理よりセキュリティ面で安心できるというメリットもあるようです。
一方、クラウド型は、サービスの導入、データの管理をすべてオンライン上で行うので、初期費用は比較的安めで、早ければ即日導入も可能です。
また、データがネット上にあるので、インターネットにつながっている端末さえあればどこからでもアクセスできる点も大きな特徴と言えるでしょう。
オンプレミスとクラウドの違いについて詳しく知りたい方は、「メールマガジン配信はASP型が良い？オンプレミスとの比較について」をご一読ください。
大量配信型とセグメント型
メール配信ソフトの用途による分別です。大量配信型とはその名の通り、メールを大量に配信することに優れたソフトとなっています。1回の配信で数万通ものメールを送ることも可能です。
一方、セグメント型とは年齢や性別、興味などメール受信者に合わせた趣向を分析してメールを自動配信するタイプとなります。ステップメールなどの機能を利用することも可能です。
大量配信型は、自治体の一斉送信やメルマガをより多くの人に配信する際に利用され、セグメント型はマーケティング施策を意識し、より効率的なメール配信をするために利用されます。
メール配信ソフトについて知りたい方は、「メールソフトは何を使ってる？基本を理解して使いこなそう」をご一読ください。
メール配信ソフトのメリット
メール配信ソフトは基本的に有料のものが多いですが、利用することでさまざまなメリットがあります。
どのようなメリットがあるか、いくつかポイントを説明するので、ぜひ参考にしてください。
高い到達率
先にも触れましたが、メールを通常の方法で大量に送ろうとすると、ISP（インターネットサービスプロバイダ）からのブロックされたり、受信先のプロバイダがスパムメールと判断してブロックされてしまう可能性があります。
それだけではなく、送信側のサーバーにも負荷がかかり、通常のメールも送受信できないなど、会社の運営に支障をきたしてしまう可能性もあるのです。
メール配信サービスは、IPアドレスが複数設定されており、これらの問題点にきちんと対策が取られていますので、高い確率で受信者の元にメールを届けられます。
一斉送信だけでなく自動送信も可能
メール配信サービスを使えば、一斉に大量のメールを送信するだけでなく、指定した日時に自動でメールを送ることも可能です。
あらかじめ設定しておくことで、自分がPCから離れているときや、寝ている間にも自動でメールを送り届けてくれるので、受信者の都合の良い時間に合わせた効率的な配信ができます。
マーケティング機能
メール配信サービスの中にはマーケティング機能を持っているものもあります。例えば、メール本文内のURLのクリック率や開封率を解析することで、メール配信の効果測定ができ改善につなげることができます。
メール配信の内容だけでなく、会員の属性情報での分析も行うことができ、興味度合いの近いユーザーに効果的なメール配信ができるようになります。
業務効率の改善
メール配信サービスには、メルマガの会員登録・退会の自動受付や、その際のメールの送信や会員リストの管理も自動で行えます。
また、効果測定を用いて自動でメール効果を分析する、24時間いつでも配信できるといった機能もあり、業務効率の改善が見込めるでしょう。
メール配信ソフトのメリットについて詳しく知りたい方は、「メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ」をご一読ください。
メール配信ソフトを比較するときのポイント
メール配信ソフトには様々な種類があります。導入しようと思っても、どれを選べば良いかわからないという方も多いでしょう。
そこで、メール配信ソフトを選ぶ際のポイントについて解説します。選定の際の参考にしてください。
配信数や機能面
メール配信ソフトによって、宛先の登録数や配信数の上限が異なります。どの程度の配信数が必要かを事前に予測しておかないと、後からサービスやプランを乗り換えることにもなりかねません。
また、配信者に対し一定時間を置いて決まったメールを送るステップメールや、マーケティング機能の豊富さなどは、ビジネスで利用する場合には重宝するでしょう。
どの程度の人に送るのか、どういった機能が必要なのかは事前に検証してからメールソフトを選んだ方が効率的です。
対応端末の多さ
PCやスマートフォン、タブレットなど、現在ではさまざまな端末が利用されています。メール配信サービスがきちんとそれらの端末に対応しているかどうかは、事前に知っておく必要があるでしょう。
例えば、PCで作成したメールがスマートフォンで表示するとレイアウトが崩れてしまうといったこともあり得るのです。せっかくメールを配信しても、これでは読んでもらえる可能性は低くなってしまいます。
また、端末ごとの配信のしやすさも、メールサービスによっては変わってきますので、どの端末にメインで配信していくのかも、サービスを選ぶ上では重要と言えるでしょう。
コストパフォーマンスやメール到達率
事業者によって、同じ機能でも導入費用が大きく異なる場合もあります。配信サービスの利用を考えるなら、一つのサービスだけでなく複数のサービスを比較しましょう。
また、費用の高い安いだけでなく、必要な機能が網羅されているのか、それに対して見合った料金なのかといったコストパフォーマンスも考える必要があります。
サービスごとの違いは到達率にも表れます。ホームページなどで到達率を公開しているサービスもありますし、無料トライアイルで実際に複数のサービスを利用することで到達率を比較することもできるでしょう。
大量のメールを配信しても、届いていなければ意味がありません。到達率は導入検討時にしっかりと確認しましょう。
メールソフトの種類については、「メールソフトに種類はあるの？無料と有料の違いまで！」をご一読ください。
法規制やプライバシー保護への対応はしているか？
メール配信ソフトを比較する際、法規制やプライバシー保護への対応は重要なポイントです。
特にGDPRに準拠しているか確認しましょう。
具体的には、リードや顧客が自分の情報を編集・削除できる機能があるか、メール内に情報編集やオプトアウトが可能なリンクを設置できるかが重要です。
また、メール送信前に顧客の同意を取得し、いつでも同意を取り消せる仕組みが整っているかという点もチェックする必要があります。
メール配信ソフトと他ツールの連携について
メール配信ソフトは他のツールとの連携を行うと非常に便利です。
そこで、ここではメール配信ソフトと他ツールの連携を便利に行うアイデアを紹介します。
CRMやSFA、MAとの統合で顧客データを活用について
メール配信ソフトを選ぶ際、CRMやSFA、MAとの連携が可能かは重要なポイントです。
これらのツールと統合することで、顧客データを一元管理し、営業活動やマーケティングを効率化できます。
例えば、営業活動を管理・支援するSFAや顧客との関係を一元管理し、関係性を強化するCRMに引き継ぐことで、効果的なアプローチが可能になります。
連携機能があれば、メール配信と顧客管理がシームレスに行え、成果向上につながります。
メールの一斉送信機能の搭載されているMA（マーケティングオートメーション）ツールの活用もおすすめ
他のツールとの連携に関してではないですがメールの一斉送信機能が搭載されたMA（マーケティングオートメーション）ツールを活用することもおすすめです。
メール配信とマーケティング活動を一元管理することで、「ターゲット層を分け、メールによる露出頻度をそれぞれ調整する」「成果に繋がりやすいメールの文言や特徴を分析」といった施策を講じることもできます。
こうした施策により課題の抽出から改善までを柔軟に対応することができるようになり、見込み顧客への効率的なアプローチが可能になるでしょう。
有料ソフトと無料ソフトの違い
メール配信サービスには、無料のものと有料のものがありますが、無料の方が必ずしもよいかと言うとそうではないようです。
無料版と有料版で、どういった点が異なるのかを見ていきましょう。
有料ソフトに比べると使える機能が少ない
無料ソフトは有料版にグレードアップするための体験版として位置づけている配信事業者も多く、そのため機能が制限されているソフトが多いようです。
ステップメールや効果測定など、オプション機能は利用できないソフトも少なくありません。また、機能は最初から全て使用できても、登録できるアドレス数や送信できるメール数にかなりの制限を設けているソフトもあります。
メールソフトの有料版と無料版の違いについては、「メールソフトを有料にするメリットは？機能・特徴など無料版と比較」をご一読ください。
セキュリティ対策が不十分なことも
無料配信ソフトの場合はセキュリティ対策が、有料版と比較して十分とは言えない傾向にあるようです。特にフリーソフトの利用を考えている場合は、セキュリティ対策は配信者側がきちんと行わなければなりません。
有料版であれば、サーバーへの不正侵入防止をはじめ、さまざまなセキュリティ対策がされており、またサポートも充実しているものも多くあります。
メール配信において大量の顧客情報を扱う場合、セキュリティ面の不備は死活問題ですので、この点からも有料版の方が優れていると言えるでしょう。
セキュリティについて詳しくは、「クラウドメールのセキュリティは大丈夫？気をつけるべきポイントとは」をご一読ください。
まとめ
メールを大量に配信する方法は、手動で行うか、メール配信ソフトを利用するかの2通りの方法があります。
社内の複数名宛てなら手動でも特に問題はなさそうですが、それ以上の規模になると宛先の管理や送信の手間なども増えるので、メール配信ソフトの導入を考えた方が良さそうです。
メール配信ソフトの利用には、さまざまなメリットがあります。自動で配信できるため24時間いつでもメール送信が可能な点や、クリック率や到達率などの情報分析、手動で行う場合に比べてミスを減らすこともできるでしょう。
どれくらいの配信数を想定しているのか、必要な機能は何かといった条件を洗い出し、コスト面でも自社にあったメール配信システムを選びましょう。
メールソフトのシェアについては、「メールソフトのシェアはどうなってる？データから動向を知ろう」をご一読ください。
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