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ARTICLEメールサービスの基本機能一覧。使える機能を再確認しよう
仕事先への連絡などビジネスにおいてメールの利用は欠かせません。多くの種類があるメールサービスですが、それぞれに便利な機能が多く搭載されています。この記事では、メールサービスの基本や使える機能について解説していきます。
メールサービスの種類と使い方
メールは、大きく分けると3種類あります。各メールサービスの使い方について見ていきましょう。
フリーメール
フリーメールとは、誰でも無料かつ複数のアカウントを作れるサービスのことを言います。氏名や生年月日などを入力するだけで、登録が手軽にできるのも嬉しいポイントです。
しかし、フリーメールアカウントは社会的信用が低く、ビジネス間の取引には向いていません。相手のセキュリティによっては、スパム扱いされる場合もあります。
保険や銀行取引などの信用が必要なサービスでも、利用できないケースがあることを覚えておきましょう。おすすめの用途は、メールマガジン、ブログマガジンといった情報収集や、個人情報の登録が不要なSNSの利用などです。
プロバイダ提供のメール
インターネット事業者であるプロバイダでは、メールアカウントの提供も行っています。@以降にプロバイダの決めた文字列が入ったアカウントです。
フリーメールに比べて、スパムなどに対するセキュリティ対策がしっかりしています。プロバイダによりますが、メールをサーバーに残したままの自動転送など、サービスが充実していることが多いです。フリーメールとは違ってプロバイダとの契約が必要なため、社会的信用が高いと言えます。ただし、プロバイダを乗り換えると使えなくなることも覚えておきましょう。
セキュリティ対策や信用性の高さを活かし、銀行や有価証券の取引などに使うのがおすすめです。
独自ドメインのメール
独自ドメインとは、レンタルサーバーなどにあるサービスで自分で自由にメールアドレスを設定できます。
プロバイダ提供やフリーメールのアドレスでは@の後が制限されてしまいますが、独自ドメインを取得するとその制限はありません。そのため、ビジネスメールやアフィリエイトによく使われています。
ただし、同じドメインは二つと無いため、他の人がすでに取得しているドメインは利用できません。また、利用する際は、料金がかかります。おしゃれな見た目だけでなく、機能的に本当に必要かどうかを考える必要があるでしょう。
メールサービスの種類や違いとは？メール関連サービスとともに紹介
無料メールサービスで使える主な機能
メールには無料で使えるサービスがいくつもあります。もちろんフリーメールでも使用可能です。どのようなサービスがあるのかを見ていきましょう。
アドレスの使い分け
メールアドレスは複数取得できます。そのため、複数のアドレスを用途によって使い分けることが可能です。
例えば、ビジネス用に作ったアドレスであれば、企業ごとにアドレスを分けたり、情報収集用やSNSなどのアカウント登録用に分けたりしてもよいかもしれません。
フリーメールの場合は、いくつアカウントを持っても無料なので積極的に活用していきましょう。
転送
メールの転送サービスとは、あるアカウントで受け取ったメールを別のメールアカウントに転送するサービスです。
ビジネス相手から受け取ったメールを、社内で共有したいときなどに使いますが、自宅のPCで受け取ったメールを、外出先で確認する場合などにも使えます。
メーリングリスト
メーリングリスト用のアカウントにメールを送るとリストに登録された全員に同じ内容のメールを送れます。ビジネスシーンでもよく使われるので、覚えておくと便利でしょう。
文面だけでなく、データもリスト内で共有されるため社内チームで共有しなければならないデータの共有にも重宝します。
メールサービスの無料で使える機能とは。関連サービスとともに紹介
気をつけたいセキュリティ対策
メールを多用するなら、セキュリティはしっかり整えておきたいものです。大事なメールやプライベートの流出を避けるためにも、しっかり対策しましょう。
迷惑メール対策
迷惑メールには、広告やスパムメール、中には詐欺まがいのものもあります。<b?放置しておくとサーバーを圧迫してしまいますし、ふとした弾みに開いてしまってウイルスに感染してしまう< b=””>ことも考えられます。
メールサービスの中には、迷惑メールをフィルタリングできる機能があります。迷惑メールをブロックしてくれるものもあるので、積極的に活用していきましょう。</b?放置しておくとサーバーを圧迫してしまいますし、ふとした弾みに開いてしまってウイルスに感染してしまう<>
ただし、必要なメールも迷惑メールとして扱われてしまうケースがあります。受け取りたいアカウントは、あらかじめ迷惑メールから除外しておくと安心です。
ウイルス対策
迷惑メールの中には、開いただけでウイルスに感染するものや、添付ファイルにウイルスが仕込まれているといった危険なものがあります。そのため、ウイルス対策は必須です。
フリーメールであっても、ウイルススキャンができるサービスもありますし、重要なやりとりをするアカウントでは、ウイルスソフトの導入やセキュリティサービスを使ってもよいかもしれません。
見覚えのないアドレスからのメールは、開かないようにするといった自衛も大切です。
クラウドメールのセキュリティは大丈夫？気をつけるべきポイントとは
まとめ
現代においてメールアドレスの使用は必須とも言えます。企業だけでなく、個人によってもアドレスを使い分ける時代です。メールの種類によって、どのような用途で使い分けるのかを考えましょう。
メールサービスが発達し、無料で使える機能も多くありますが、一方で迷惑メールやウイルス対策もしっかりと行う必要があります。
メールをうまく活用して、ビジネスを円滑に進めていきましょう。
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